Prioritäten setzen: die 25.000-Dollar-Methode

25.000 Dollar schickte Charles Schwab, Präsident von Bethlehem Steel, seinem Unternehmensberater und persönlichen Coach Ivy Lee für einen einzigen Tipp zum Zeitmanagement per Scheck. Denn dieser eine Tipp sei die gewinnbringendste Lektion gewesen, die er in seiner gesamten Managementkarriere kennengelernt hatte. Und Charles Schwab war nicht irgendwer: Seine Produkte waren maßgeblich am Beginn des Wolkenkratzer-Zeitalters beteiligt – und als Präsident leitete er später den zweitgrößten Stahlkonzern der Welt.

Der Tipp, den Ivy Lee diesem Mann gab, war die Antwort auf die berühmte Frage „Zeigen Sie mir, wie ich meine Zeit besser nutzen kann”. Und die will ich Ihnen nicht vorenthalten. Sie hat mit dem Begriff Priorität zu tun. Und gibt Ihnen eine simple Methode an die Hand, Ihren Arbeits-Output und täglichen Erfolg enorm zu steigern. Setzen Sie den folgenden Tipp sofort in Ihre tägliche Arbeitspraxis um – und freuen Sie sich an augenblicklichen Leistungsschub, den er für Ihre Arbeit bringt.

Prioritäten setzen – aber richtig: So geht’s

Bevor Sie Ihren nächsten Arbeitstag beginnen, gehen Sie am Abend zuvor nach der folgenden Checkliste vor, um die wichtigsten zu erledigenden Arbeiten und Aufgaben für den nächsten Morgen definieren:

1. Schreiben Sie alle Aufgaben auf eine leere Seite, die Sie morgen zu tun haben.
2. Wenn Sie nur eine einzige Aufgabe davon erledigen könnten – welche wäre das? Entscheiden Sie sich – und vergeben Sie für diese Aufgabe die höchste Priorität – schreiben Sie eine „1“ davor, für Priorität 1.
3. Schauen Sie sich jetzt die Liste an – und vergessen Sie die soeben mit Priorität 1 versorgte Aufgabe: Wenn Sie nur eine einzige weitere Aufgabe am gesamten morgigen Tag erledigen könnten – welche wäre das? Überlegen Sie gut – und vergeben Sie dieser Aufgabe die nächstfolgende Priorität – schreiben Sie eine „2“ davor.
4. Tun Sie am folgenden Arbeitstag nichts anderes als den Punkt 1 Ihrer Liste zu erledigen.
5. Nach vollständiger Erledigung Ihrer Priorität Nr. 1 checken Sie Ihre Liste erneut: Ist inzwischen irgendetwas so Dringendes oder Wichtiges passiert, das sofort erledigt werden muss? Dann beschäftigen Sie sich damit, bis es erledigt ist. Wenn nicht, arbeiten Sie die Priorität 2 ab – bis diese vollständig erledigt ist.
6. Sie können noch mehr schaffen? Nehmen Sie wieder Ihre Liste vor – und vergeben Sie analog eine weitere Priorität 1 und 2.
7. Arbeiten Sie die beiden Prioritäten wie zuvor vollständig ab.
8. Beginnen Sie am Abend wieder mit obigem Punkt 1 für den Folgetag – und arbeiten Sie die übrig gebliebenen Punkte Ihrer Liste mit ein.

Tipp Nr. 1:

Vergeben Sie diese Prioritäten wirklich für jeden folgenden Arbeitstag neu. So stellen Sie sicher, dass Sie wirklich Aktuelles bearbeiten – und nicht vielleicht Sachen, die längst keine große Bedeutung mehr haben. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier in der täglichen Regelmäßigkeit.

Tipp Nr. 2:

Haben Sie weder Scheu, Ihre Liste immer wieder neu anzupassen, je nachdem, was der Tag bringt. Nehmen Sie sich aber auf jeden Fall bei einer erneuten Prioritäten-Vergabe die ganze Liste vor und prüfen Sie in Ruhe, ob diese verändert werden muss. Nur so stellen Sie sicher, dass nicht plötzlich doch wieder die Dinge von Ihnen erledigt werden, die am lautesten nach Ihnen rufen – statt denjenigen, die für Sie am nutzbringendsten sind. Lesen Sie hier noch mehr nützliche Tipps zu Ihrer perfekten Tagesplanung.

Ihre Vorteile – was Ihnen diese Arbeit der Prioritäten-Vergabe bringt:

• Kontrolle: Sie haben das gute Gefühl, trotz Stress und Hektik Ihren Arbeitstag im Griff zu haben.
• beruflichen Erfolg: Sie verfolgen planvoll Ihre Ziele – und lassen sich von Tagen, an denen Sie nicht die ganze Liste oder vielleicht sogar nur ein, zwei oder drei Punkte erledigen konnten, nicht aus der Ruhe bringen – das Wichtigste ist auf jeden Fall geschafft.
• Arbeits-Output, der sich sehen lassen kann: Denn Sie gehen sowohl an Ihre langfristig erfolgreichen Aufgaben als auch an die nötigen und dringenden Akut-Fälle, die im Berufsalltag einfach immer auftauchen.

Und Sie?

Finden Sie auch, dass dieser Tipp wertvoll ist? Erzählen Sie mir von Ihrem persönlichen Zeitspar-Favoriten, der Sie in Ihrem Beruf ein Stück vorangebracht hat. Ich freue mich auf Ihren Kommentar – oder Ihre E-Mail an blog@büro-kaizen.de.