„Aber vielleicht braucht man ihn ja noch?” Nein! – Ordner aussortieren mit 5 simplen Kniffs



Der Ordner wurde zum letzten Mal vor einem halben Jahr aus dem Regal gezogen, das Papier im Inneren hat schon die Gelbsucht des Alters. Aber wegwerfen? Unvorstellbar! Absurderweise bekommt Papier etwas Autoritäres, ja fast Heiliges, sobald es zwischen zwei Ordner-Deckeln geparkt ist. Selbst wenn der größte Blödsinn draufsteht. Etwa das Mindmapping für den Betriebsausflug von vor zehn Jahren oder die Angebote für ein Projekt, das nie umgesetzt wurde. Solche Ordner-Leichen füllen in Deutschlands-Büro ganze Regal-Kilometer! Höchste Zeit, dem Übel an den Kragen zu gehen.

Sinnvoll Ordner aussortieren
Darum geht's: Ordner sinnvoll aussortieren.

Das Problem

Der deutsche Büromensch leidet an einer Art Eichhörnchen-Trieb. Wir sammeln alles und horten es in Schränken. Bis diese platzen, wir komplett den Überblick verlieren – und zur großen Ausmistaktion aufrufen. Die kommt meist auch gut voran. Bis es darum geht, Ordner mit alten Akten auszusortieren. Denn grundsätzlich gibt es für diese nur zwei Möglichkeiten:

    1. Falls die Unterlagen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, kommen sie ins Archiv.
    2. Besteht keine Aufbewahrungspflicht, werden die Unterlagen entsorgt.

Die Ursache

In der Praxis ist das meist gar nicht so einfach. Denn Sie greifen hin und wieder auf einzelne Ordner zu, freilich ohne sich zu merken, auf welchen. Häufig tauchen während der Aussortier-Aktion aus diesem Grund Hemmungen auf, Akten wegzuwerfen oder ins Archiv zu stellen. Denn Sie sind unsicher, ob Sie bestimmte Akten in Ihrem nahen Umfeld nochmals benötigen.

Das No-Go

Eines jedoch sollten Sie nicht tun: Die Akten im Büro lassen. Das unmittelbare Arbeitsumfeld einer Arbeitsgruppe muss so beschaffen sein, dass es sie beim Erreichen ihrer Ziele unterstützt. Veraltete Unterlagen gehören nicht dazu. Bewahren Sie in ihrem direkten Umfeld deshalb nur Ordner und Gegenstände auf, die auch häufig benötigt werden.

Ordner aussortieren – so geht‘s

Oft wissen wir, wenn wir einen Ordner partout nicht mehr brauchen. Aber es scheint, als ob wir vor dem Wegwerfen immer nochmals den Beweis benötigen. In der Art: Ich muss es vor mir selber rechtfertigen, dass das Ding jetzt in die Tonne kommt. Dafür helfen ein paar simple Kniffe.

Tipp Nr. 1: Mit Markierungen Klarheit schaffen

Jedes Mal, wenn Sie einen Ordner benötigen, markieren Sie ihn mit einem kleinen Aufkleber. Zum Beispiel einen Klebepunkt, den Sie auf den Rücken setzen. Nach drei Monaten erkennen Sie auf einen Blick, welche Ordner Sie noch in Ihrer Nähe benötigen und welche nicht.

Ordner aussortieren nach Markierungen
Marktierte Ordner sind wichtig. Unmarktierte Ordner können Sie aussortieren.

Tipp Nr. 2: Werkzeug vor Ort behalten

Das Markieren mit Klebepunkten funktioniert natürlich nur dann konsequent, wenn man diese nicht erst suchen muss. Befestigen Sie daher einen Aufkleber-Bogen in der Nähe der Ordner, die Sie überprüfen möchten. Zum Beispiel an der Regalwand.

Ordner aussortieren mit System
Um Ordner aussortieren zu können, können Sie dauerhaft mit Markierungen arbeiten.

Tipp Nr. 3: Ordner auf Probe zukleben

Statt mit Klebepunkten zu arbeiten, können Sie die Ordner auch mit einem Tesafilm-Streifen zukleben. Wenn Sie einen Ordner benötigen, entfernen Sie den Streifen einfach wieder. Nach drei Monaten wissen Sie, welche Ordner in den Aktenkeller bzw. in die Papiertonne gehören: alle, bei denen der Tesafilm-Streifen noch intakt ist.

Ordner aussortieren auf Probe
Ordner aussortieren auf Probe – einfach mal zukleben.

Tipp Nr. 4: Entsorgung terminieren – und einhalten!

Die Tipps mit den Aufklebern und dem Tesa-Streifen funktionieren natürlich nur, wenn Sie die nicht benötigten Ordner auch tatsächlich ins Archiv bringen oder entsorgen. Tragen Sie daher in Ihren Kalender einen Termin ein, an dem Sie entscheiden, welche Ordner aus Ihrem nächsten Umfeld entfernt werden können.

Tipp Nr. 5: Freie Flächen vor sinnlosem Zustellen bewahren

Auch wenn Sie sich bemühen, es zu verhindern: Freie Schränke und Regale füllen sich früher oder später von selbst wieder. Was können Sie dagegen tun? Sie müssen die leeren Schränke abbauen oder auf andere Weise verhindern, dass sie wieder unstrukturiert benutzt werden. Am nachhaltigsten wäre es, die nicht mehr benötigten Möbel gleich wegzuräumen. Falls Sie das nicht möchten oder können, gibt es zwei Möglichkeiten.

    1. Schließen Sie die leergeräumten Schränke ab. Falls Sie offene Regale haben, drehen Sie diese mit der Öffnung zur Wand. Den Regalrücken können Sie mit einem schönen Plakat oder einer Fotografie aufpeppen.
    2. Legen Sie einen Termin fest (z.B. in drei Monaten) an dem Sie entscheiden, ob die Möbel nochmals gebraucht werden, oder wegkommen. Auch dieser Tipp funktioniert natürlich nur, wenn Sie sich dran halten.

Das Vorgehen des Absperrens stammt übrigens aus der Fertigung. Hier werden freigewordene Flächen mit Trassierband abgesperrt. Nicht, weil man sie nicht mehr belegen darf, sondern weil man verhindern möchte, dass sie sinnlos verwendet werden.

Was der Tipp bewirkt

Sie haben wieder freie Flächen, die Sie für Sinnvolleres nutzen – oder einfach freilassen können. Denn mal ehrlich: Vollgestopfte Büros vermitteln immer ein Engegefühl und eine leichte Platzangst. In übersichtlichen Räumen arbeitet auch der Kopf klarer. Vor allem aber sparen Sie mit dem Ordner-Aussortieren Zeit. Denn Sie wühlen nicht mehr vergebens durch alte Akten, bis Sie den richtigen Ordner gefunden haben. Damit Sie den Unterschied und die Erleichterung nicht vergessen, halten Sie den Vorher- und Nachher-Zustand am besten mit der Kamera fest.

Absurderweise bekommt Papier etwas Autoritäres, sobald es zwischen zwei Ordner-Deckeln geparkt ist. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Manche Unternehmen bieten Möbel, Magazine und sonstige Dinge, für die es keine Verwendung mehr gibt, ihren Mitarbeitern zum Mitnehmen an. Legen Sie dafür einfach einen Platz fest, an den Dinge gestellt werden, die nicht mehr benötigt werden.

Service

Eine Illustration, mit der Sie einen solchen „Mitnehm“-Platz markieren können, erhalten Sie kostenlos in unserem Downloadcenter. Hier gibt es außerdem viele weitere Checklisten und Vorlagen – vom Posteingangsschild bis zur Checkliste zur Einführung neuer Mitarbeiter.





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