MAPPEI-System & Co.: die kaizengerechte Wiedervorlage



Chaos auf, unter und neben dem Schreibtisch – kennen Sie das auch und wollen es nicht mehr sehen? Dann sind Sie hier genau richtig, denn um Ordnung im Büro geht es mir mit meinem Büro-Kaizen®. Und um das zu erreichen, zeige ich Ihnen gerne meine Erfolgsprinzipien und ganz praktische Alltagstipps. Viele Wege führen zu einem ordentlichen Arbeitsplatz und einem effizienteren Arbeiten, einen Teil davon können Sie in meinem aktuellen Blogbeitrag im nachfolgenden Text lesen. Heute geht es vor allem darum, aktuell bearbeitete Dokumente zu strukturieren. Nur Mut, auch Sie können das Chaos mit den richtigen Kniffen besiegen!

MAPPEI-System macht Schreibtisch frei
Das MAPPEI-System hilft Ihnen einen übersichtlichen Schreibtisch zu bekommen.

Was ist das Problem

Das papierlose Büro existiert nicht. Das ist an sich nicht weiter schlimm, birgt aber große Gefahren für neu entstehende Papierstapel und dringend benötigte, aber nirgends aufzutreibende Dokumente. Um das Papier zu bändigen und übersichtlich zu strukturieren, was langfristig ein Fall für die Ablage ist und was tagesaktuell bearbeitet werden soll, brauchen Sie ein funktionierendes System. Manche Dokumente können ganz weg, hier empfehle ich für noch Unentschlossene das Wegwerfen auf Probe, aufzubewahrende Dokumente kommen ins Lager. Und nur die, die aktuell bearbeitet werden, gehören sichtbar direkt an den Arbeitsplatz. Möglichkeiten gibt es einige, beispielsweise das MAPPEI-System oder das von Classei. Worauf es immer ankommt, sage ich Ihnen.

So funktioniert es

Es geht um Rechnungen, die angewiesen werden müssen oder Angebote, zu denen der Kunde am Telefon genau jetzt eine Nachfrage hat. Und natürlich um die täglich anfallenden Aufgaben. Für all das benötigen Sie ein Wiedervorlagesystem, zum Beispiel Outlook, Pultordner oder das bereits angesprochene MAPPEI-System. Lesen Sie hier einfach nach, welche Schritte auf dem Weg zu einer kaizengerechten Wiedervorlage zu gehen sind.

MAPPEI-System für Wiedervorlage
Nutzen Sie das MAPPEI-System für Wiedervorlage.

Schritt 1: Das optimale Wiedervorlagesystem finden

Mein Ziel ist es, Sie gut zu beraten, nicht einfach ein System anzuweisen. Sie werden im Rahmen meiner Beratung also keine klare Vorgabe „Classei oder MAPPEI-System” bekommen, sondern auf Ihren Arbeits- und Organisationsablauf abgestimmte Empfehlungen. Entscheidend ist, dass wir gemeinsam das passende Wiedervorlagesystem für Sie und Ihr Unternehmen finden, damit es im Alltag zu Ihnen und den Arbeitsabläufen passt und am Ende einen erfolgreichen Leertischler nach dem Büro-Kaizen®-Prinzip aus Ihnen macht. Zur Auswahl stehen zwei Varianten: Sie können alle nötigen Dokumente in der gewählten Wiedervorlage ablegen oder aber nur einzelne Zettel. Die erste Variante beschert Ihnen unmittelbar verfügbare Dokumente, bei der zweiten bleibt die Wiedervorlage dafür übersichtlich und schlank. Sind es viele Vorgänge, mit denen Sie täglich jonglieren, empfehle ich gerne eine kombinierte Lösung, beispielsweise ein Ordnungsmappensystem wie das MAPPEI-System.

Schritt 2: Das Wesentliche im Blick behalten

Für manchen Büroarbeiter sind klassische Pultordner die beste Variante. Diese haben auch zahlreiche Vorzüge und halten den Schreibtisch frei. Ein deutlicher Nachteil liegt jedoch auf der Hand: Sie als Büroarbeiter haben damit oftmals zu wenig im Blick. Bei Pultordnern einliegende Dokumente müssen Sie zunächst mittels des enthaltenen Inhaltsverzeichnisses erfassen und anschließend relevante Dokumente herausnehmen. Eine bessere, dafür aber viel Platz benötigende Lösung bieten Hängeregister. Schlanker geht dieses Prinzip mit Ordnungsmappen, die direkt auf dem Schreibtisch stehen und alles Wesentliche beinhalten. Sie können zwischen verschiedenen Anbietern wählen, zu den bekanntesten gehört das MAPPEI-System. Hier finden Sie in einer Box Tages- und Monatsmappen, die individuell beschriftet werden können. Der aktuelle Tag steht immer vorne und ist damit direkt im Blickfeld des ausführenden Mitarbeiters.

MAPPEI-System optimal anwenden
Wenden Sie das MAPPEI-System optimal an.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie das passende Wiedervorlagesystem gefunden haben, erleichtert das Ihre Arbeit Tag für Tag. Sie vergessen keine Termine mehr, finden benötigte Dokumente schneller und erleichtern Ihrer Urlaubsvertretung die Übernahme Ihrer Aufgaben.

Darauf kommt es an

Das beste Wiedervorlagesystem, egal ob die Classei-Mappen, das MAPPEI-System oder ein anderes, ist nur dann gut, wenn es praxistauglich aufgebaut wird. Und wenn Sie überhaupt wissen, wann Sie was bearbeiten müssen. Relevant ist also beispielsweise auch eine gute Verknüpfung mit dem Terminkalender. Wir finden gemeinsam direkt vor Ort heraus, wie Ihre Wiedervorlage in den Berufsalltag integriert werden kann, um Ihnen wirklich Zeit und Nerven zu sparen. Das funktioniert bei keinem System von allein, sondern immer nur wenn wir es individuell betrachten und gemeinsam anpacken. MAPPEI-System, Classei-Ordner oder andere Varianten geben einen Rahmen vor, müssen aber auch richtig eingesetzt werden. Welche Kniffe Sie hier unbedingt beachten müssen, zeigt erst die tatsächliche Situation vor Ort.

Kaizengerechte Wiedervorlagesysteme garantieren den Blick auf das Wesentliche. Klick um zu Tweeten

Gastbeitrag

Lesen Sie auch meinen Gastartikel zum Thema „MAPPEI: Bringen Sie Ordnung ins Tagesgeschäft” bei Organisation mit Sabine Simon. Viel Spaß beim Lesen!

Und Sie?

Nutzen Sie das MAPPEI-System oder eine andere Variante für Ihre täglichen Wiedervorlagen? Schreiben Sie mir, wie Ihre persönlichen Erfahrungen aussehen, oder fordern Sie eine persönliche Beratung an. Ich freue mich auf Ihre Anfrage!





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