Kanban: der Nachfragen- und Verzögerungs-Minimizer



Kanban, kann man? Nein, Kanban muss man! Denn das Prinzip von Kanban ist so einfach wie genial und sorgt dafür, dass nie mehr Druckerpapier, Toner oder Werbeprospekte fehlen. Wie das geht und warum selbst neue Mitarbeiter sofort damit arbeiten können, erkläre ich Ihnen.

Was ist das Problem

Ich wette, Sie haben eine der folgenden Situationen bereits erlebt. Ich vermute sogar, dass es innerhalb der letzten vier Wochen war. Standen Sie im letzten Monat schon einmal vor dem Kopierer und konnten nichts tun, weil das Papier leer und kein Nachschub mehr vorhanden war? Oder ging Ihnen der Toner aus und im Materialschrank herrschte gähnende Leere? Wollten Sie einem Interessenten einen Werbeprospekt mitgeben, griffen aber in den leeren Prospektständer? Genau diese Dinge sind alltäglich und hochproblematisch. Weil sie zu störenden Verzögerungen führen. Außerdem erhöhen Sie die Nachfragen bei den Kollegen, wo denn jetzt das Papier, der Toner oder neue Prospekte zu finden sind, dramatisch. Das nervt, hält auf und ist unnötig. Privat suchen wir ja auch nicht jeden Tag aufs Neue nach unserer Post, nicht wahr? Sehen Sie sich zur Einstimmung ins Thema Kanban unbedingt das folgende Kurzvideo an.

So funktioniert es

Die Lösung der drei angesprochenen und mindestens drei Dutzend weiterer Büroprobleme ist Kanban. Konkret handelt es sich dabei um ein Prinzip, mit dem Sie Prozesse optimieren können, weil Sie sie automatisieren. Gerade bei immer gleichen Ablauffolgen wie dem Materialverbrauch und der nötigen Nachbestellung ist das Kanban-Prinzip Gold wert. Kanban kann man also nicht nur, sondern sollte es unbedingt nutzen. Ist auch wirklich einfach, lesen Sie einfach weiter.

Immer da, wo etwas fehlt, greift Kanban rechtzeitig ein.
Immer da, wo etwas fehlt, greift Kanban rechtzeitig ein.

Tipp 1: Wo funktioniert Kanban?

Kanban greift immer da, wo Dinge aufgebraucht werden. Also beim Kopierpapier, beim Toner, bei Flyern und Prospekten, bei Getränken im Besprechungszimmer, bei Kugelschreibern, Textmarkern, Notizblöcken und allen Materialien, die in Ihrem Büro verbraucht werden und wieder aufgefüllt werden müssen. Es ist ein wirklich universell einsetzbares Tool, das Ihnen täglich Vorteile bringen wird. In jedem dieser Fälle erstellen Sie aussagekräftige Kanban-Karten und platzieren Sie am Aufbewahrungsort des Materials. Wie eine solche Karte aussehen kann, sehen Sie hier im Download-Center.

Stift oder Papier: Kanban sorgt für immer rechtzeitig aufgefüllte Bestände.
Stift oder Papier: Kanban sorgt für immer rechtzeitig aufgefüllte Bestände.

Tipp 2: Was muss auf die Kanban-Karte?

Kanban ist wirklich genial, aber nur, wenn Sie richtig damit arbeiten. Die Karten sollten aussagekräftig sein und auf einen Blick verraten, was der Mitarbeiter, der sie in die Hände bekommt, nun tun muss. Notieren Sie also bei einer Broschüre, die nachgefüllt werden sollte, nicht nur den Namen derselbigen. Ergänzen Sie darüber hinaus, wie viele Exemplare wohin gebracht werden sollen. Ein ganz klassischer Aufbau gemäß Kanban sieht dann so aus:

  • 1. Legen Sie die Kanban-Karte ins Postkörbchen von Frau Müller.
  • 2. Kopieren Sie das Original der Broschüre, falten Sie es und füllen Sie es 20 x im Werbemittelschrank auf.

Was Sie auf der Karte notieren, welche Stückzahl sinnvoll ist und wie Sie nachvollziehbar formulieren, erkläre ich ergänzend in meinem Artikel zur Kanban-Karte. Lesen Sie gerne rein. Wenn Sie bei Kanban von Beginn an nachvollziehbar formulieren, lohnt sich das nachhaltig.

#Kanban reduziert Nachfragen, Verzögerungen und Wutausbrüche am leeren #Papierfach des #Kopierers. Klick um zu Tweeten

Tipp 3: Wer macht was bei Kanban?

Es gibt immer zwei Beteiligte bei Kanban. Einer, der die Karte findet und einer, der das Material auffüllt. In unserem Beispiel ist der Arbeitsauftrag des ersten Mitarbeiters erledigt, indem er die Karte in das Postfach von Frau Müller steckte. Diese Anweisung war so simpel, dass sie auch ein neuer Mitarbeiter von Tag 1 an selbstständig ausführen kann. Der zweite beteiligte Mitarbeiter ist der Zuständige für diese Aufgabe, in unserem Fall Frau Müller. Sie kann dank der klaren Formulierung sofort tätig werden und erkennt, was in welcher Stückzahl wo fehlt. Sie kann innerhalb weniger Augenblicke agieren und muss nicht erst nachfragen, wie viele Broschüren denn noch da sind und wo diese aufbewahrt werden. Wichtig ist hier, dass Sie die Zuständigkeiten der Verantwortlichen sinnvoll verteilen. Wie Sie zu einer klaren Zuständigkeitsliste kommen, können Sie hier im Blog noch einmal nachlesen.

Was bald fehlen wird, wird dank Kanban sofort aufgefüllt.
Was bald fehlen wird, wird dank Kanban sofort aufgefüllt.

Darauf kommt es an

Kanban kann so viel. Es kommt nur darauf an, dass Sie sich am Anfang die nötige Zeit nehmen, um die Karten sinnvoll und selbsterklärend zu beschriften. Dann läuft es quasi von selbst. Um gleich zu starten, können Sie sich meine kostenlose Kanban-Broschüre herunterladen und beginnen.

Was der Tipp bewirkt

Die kleinen Dinge machen oft den größten Ärger und das billigste Kopierpapier wird zum riesengroßen Problem, wenn es einfach nicht da ist. Kanban automatisiert Prozesse, spart Zeit und nicht zuletzt auch Kosten. Sehen Sie sich das Prinzip in der Infografik noch einmal im Überblick an.

Und Sie?

Kanban ist ein geniales Prinzip unter vielen. Wie Sie täglich eine halbe Stunde Zeit einsparen können, lernen Sie in meinem effizienten Programm „Endlich geschafft!“ Holen Sie sich dieses Tippfeuerwerk gerne für Ihr Büro!

Weiterführende Informationen:



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