Hast du morgen Zeit für mich? Termin finden leicht gemacht




Haben Sie auch festgestellt, dass es immer schwerer wird, mit Kollegen oder Freunden einen gemeinsamen Termin zu finden? Ein Treffen oder Telefonat zu zweit zu vereinbaren, klappt vielleicht beim zweiten oder dritten Anlauf. Doch ein Meeting mit mehr als zwei Teilnehmern? Schon schwerer.

Zwei Erfahrungen habe ich dabei gemacht: Wer seine Termine gut überschaut, kann eine Terminanfrage schneller beantworten. Und anstatt endlos E-Mails hin und her zu senden, kann man ein übersichtliches Online-Tool zum Termin finden nutzen.

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie spielend leicht mit Ihren Kollegen  einen Termin finden – für ein Meeting, einen Ausflug oder für den nächsten Mitarbeiterabend.

Inhalt

Gut sortiert: Die Terminverwaltung

Gut eingeladen: Einen Termin finden mit Outlook

Gut verbunden: Den Kalender in Outlook freigeben

Gut gedoodelt: Das Online-Tool zum Termin finden

Und Sie?

Gut sortiert: Die Terminverwaltung

Gehören Sie zu den Menschen, die sich wichtige Termine auf Post-its notieren und an den Monitor heften? Laufende Termine dagegen stehen in Ihrem Papierkalender und Termine, die per E-Mail hereinkommen, landen in Ihrem Outlook-Kalender? Übersichtlich ist das nicht – und das Termin finden wird für Sie zur zeitraubenden Herausforderung.

Deshalb mein Tipp für Sie: Entscheiden Sie sich für ein System, mit dem Sie Ihre Termine verwalten. Damit können Sie alle Termine auf einen Blick überschauen und bei einer Anfrage sofort einen freien Termin finden. Sie können Ihre Termine analog oder digital verwalten; beide Methoden haben ihre Vorteile.

Viele Büroarbeiter bevorzugen einen Papierkalender. Diese sind unterschiedlich aufgebaut. Praktisch und beliebt ist zum Beispiel unser gut durchdachtes tempus Zeitplansystem. Der Vorteil: Sie können ihn immer dabei haben und sind unabhängig von Computer und Smartphone.

Termin finden leicht gemacht Kalender
In einem gut geführten Papierkalender lässt sich leicht ein Termin finden.

Ein elektronisches Zeitplansystem wie Outlook hat jedoch ebenfalls mehrere Vorteile: Sie können zum Beispiel Termine und Aufgaben perfekt miteinander verbinden und Prioritätenlisten erstellen. Außerdem können Sie sich über den Outlook-Kalender mit Ihren Kollegen verbinden, was das Termin finden für alle vereinfacht. Wie das geht, zeige ich Ihnen hier: 

Gut eingeladen: Einen Termin finden mit Outlook

Outlook eignet sich zum Termin finden sehr gut, wenn alle Ihre Kontakte es verwenden.

So gehen Sie vor

  1. Klicken Sie in Outloook im Bereich Kalender in der Menüleiste auf den Befehl „Neue Besprechung.
  2. Wählen Sie aus Ihrer Kontaktliste die Personen, die Sie zu dem Termin einladen möchten.
  3. Schicken Sie die Einladung ab.
  4. Die Adressaten können den Termin mit einem Klick bestätigen oder absagen.
  5. Im Menüpunkt „Status“ wird angezeigt, wie jeder einzelne Adressat die Einladung beantwortet hat.
  6. Hat der Adressat den Termin zugesagt, trägt Outlook den Termin in dessen Kalender ein.

Es gibt noch eine andere komfortable Möglichkeit, mit Outlook Termine zu finden.

Termin finden mit Outlook einleiten
Termin finden

Gut verbunden: Den Kalender in Outlook freigeben

In Teams, die häufiger gemeinsame Termine finden müssen, hat sich das Freigeben der Outlook-Kalender untereinander bewährt. Doch das bedeutet nicht, dass jeder vollen Einblick in Ihre Eintragungen hat. Sie können entscheiden, wie detailliert der Einblick Ihrer Kollegen in den Kalender sein soll.

So gehen Sie vor

  1. Gehen Sie im Outlook-Kalender in das Register „Start“ und dort auf die Gruppe „Freigeben“.

Termin finden mit Outlook Funktion
Einen Termin finden ist leichter, wenn alle Beteiligten ihre Kalender freigeben.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalender freigeben“. Tragen Sie hier die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben wollen.
  2. Alternativ zu Schritt 3 können Sie die Kontaktliste öffnen und hier den oder die Empfänger auswählen.
  3. Klicken Sie auf „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ Kalender berechtigen“.
  4. Öffnen Sie das Drop-Down-Menü unter „Details“. Hier können Sie für den Einblick in Ihren Kalender zwischen drei Optionen wählen:
  • Verfügbarkeit: Der Empfänger kann sehen, ob Sie „frei“, „gebucht“, „abwesend“, „an einem anderen Ort“ oder „mit Vorbehalt verfügbar“ sind.
  • Eingeschränkte Details: Hier ist zusätzlich zur Verfügbarkeit noch der jeweilige „Betreff“ zu sehen.
  • Alle Daten: Sämtliche Details Ihres Kalenders sind für den Empfänger sichtbar.
  1. Sie können im Feld „Nachricht“ noch eine Eintragung machen.
  2. Nun wird ein Sicherheitshinweis angezeigt, den Sie bestätigen.
  3. Die Freigabeberechtigung können Sie rückgängig machen, indem Sie wie unter Punkt 1 und 2 zur Schaltfläche „Kalender freigeben“ gehen.
  4. Nun öffnet sich ein Feld, in dem Sie sehen können, wer die Berechtigung hat, Ihren Kalender einzusehen. Markieren Sie den gewünschten Namen und gehen auf den Button „Entfernen“. Hier klicken Sie auf „Bestätigung“.

Wenn Sie einen gemeinsamen Termin finden möchten, können Sie nun den gegenseitigen Einblick in die Outlook-Kalender der Teammitglieder nutzen.

Termin finden mit Outlook Einladung
Termin finden in Outlook

Tipp: Outlook bietet Ihnen noch mehr Möglichkeiten, Termine zu organisieren und Zeit zu sparen. Laden Sie sich hierfür mein kostenloses E-Book „Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz“ herunter.

Termin finden Schnelltest für Effizienz
Einen Termin mit Outlook finden: Im E-Book „Schnelltest für Ihre Kalendereffizienz“ ist das ausführlich beschrieben.

Es gibt noch eine andere sehr einfache Möglichkeiten, wenn Sie online einen Termin finden möchten.

Gut gedoodelt: Das Online-Tool zum Termin finden

Doodle ist ein beliebtes und einfaches Tool, um einen Termin zu finden. Sie können damit einen einzelnen Termin bestätigen oder mehrere Termine zur Auswahl stellen.

Wer seine Termine in einer einzigen Liste verwaltet, kann eine Terminanfrage schneller beantworten. Klick um zu Tweeten

So gehen Sie vor

  1. Rufen Sie im Internet die Adresse www.doodle.de auf.
  2. Gehen Sie auf „Termin finden“.
  3. Tragen Sie den Titel des Meetings ein, das Thema und den Ort.
  4. Nun öffnet sich das Fenster „Optionen“. Es wird ein Kalender angezeigt, in dem Sie das erste gewünschte Datum anklicken können.
  5. Neben dem Kalender ist ein Feld für die Uhrzeit.
  6. Sie können mehrere Termine eintragen, indem Sie mehrmals Schritt 4 und 5 wiederholen.
  7. Tragen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein.
  8. Nun wird Ihnen ein Link angezeigt, den Sie kopieren und an Ihre Kollegen senden können.
  9. Per Mail werden Sie informiert, wenn neue Einträge in Ihrer Doodle-Umfrage erscheinen.

Tipp: Falls sie Bedenken haben wegen der Speicherung Ihrer Daten, können Sie alternativ das kostenlose Tool des Deutschen Forschungsnetzes (DFN) nutzen. Es ist unter https://terminplaner.dfn.de/ erreichbar und wird von der Zentralen Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten empfohlen.

Und Sie?

Welche Methode verwenden Sie am liebsten, wenn Sie einen gemeinsamen Termin finden wollen?Ich freue mich, wenn Sie mir dazu schreiben oder einen Kommentar unter diesem Artikel hinterlassen.

 



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1 Kommentar
  • […] Ein Jour Fixe Meeting findet regelmäßig statt, zum Beispiel einmal wöchentlich. Ziel ist es, sich gemeinsam über den aktuellen Projektstand zu informieren, mögliche Änderungen abzusprechen und Neuorientierungen festzulegen. Das klingt überschaubar und ist doch elementar wichtig. Mit am wichtigsten ist es, die richtigen Leute zum Meeting einzuladen. Wenn Sie ein Projekt haben, bei dem es um die Produktneuentwicklung geht, sollten Sie dementsprechend einladen. Mitarbeiter aus der Produktion gehören hier ins Jour Fixe Meeting genauso wie die vom Einkauf. Aber die Verwaltung vermutlich weniger. Überlegen Sie klar, welcher Mitarbeiter in dieses Projekt involviert ist und halten Sie den Teilnehmerkreis überschaubar. Das ist wichtig, um die Informationsflut einzudämmen. Stellen Sie sich das Chaos vor, das im Kopf der Verwaltungskräfte herrschen wird, die an jeder einzelnen Sitzung jedes nur denkbaren Fachbereichs teilnehmen müssen. Weniger ist hier mehr! Und erleichtert obendrein, einen passenden Termin zu finden. Tipps zum rasanten Termin in wenigen Augenblicken habe ich ergänzend in diesem Artikel für Sie zusammengestellt. […]


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