Perfekt gestartet mit einem Einarbeitungsplan für neue Leute



„Ähm – wie war Ihr Name noch? Sie sind die Neue, oder?“ – Seien wir ehrlich: Erste Arbeitstage können schrecklich sein. Fremde Menschen, fremdes Büro, fremde Aufgaben. Wenn dann noch Chaos oder Gleichgültigkeit dominieren, ist die Motivation der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters sofort im Keller.

Als Chefin oder Vorgesetzter sollten Sie alles daran setzen, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen guten Empfang zu bereiten! In unserer Firma tempus arbeiten wir darum mit einem Einarbeitungsplan. Er hilft uns, neuen Leuten einen gelungenen Einstieg zu bereiten und wichtige Dinge zu vergessen. Damit machen wir so gute Erfahrungen, dass ich auch Ihnen dieses einfache und nützliche Instrument gerne ans lege.

Eine top Vorbereitung ist die halbe Miete für einen gelungenen Start eines neuen Mitarbeiters. Klick um zu Tweeten

 

Folgende Phasen haben wir in unserem Einarbeitungsplan im Blick:

  • Die Zeit vor Dienstbeginn
  • Der erste Arbeitstag
  • Zwei Wochen nach Dienstbeginn

Die Zeit vor Dienstbeginn

Drei Wochen vor Dienstbeginn werden die verantwortlichen Kollegen, Vorgesetzten oder Ausbilder über den Dienstbeginn informiert. Die Personen, die zum Beispiel die EDV einrichten, den Arbeitsplatz vorbereiten, die Vorstellung via Aushang organisieren, erhalten eine detaillierte Check- und Aufgabenliste. So können sie sich frühzeitig in der Planung Ihres Arbeitsalltages auf die zusätzlichen Aufgaben einstellen.

Zwei Wochen vor Dienstbeginn wird an den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin ein Anschreiben mit allen wichtigen Informationen versandt. Es enthält den genauen Zeitpunkt des Arbeitsbeginns, sowie die Beschreibung des Treffpunktes, an dem der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag in Empfang genommen wird. Es erinnert an Unterlagen, die noch benötigt werden und beinhaltet ein kleines Buchgeschenk oder Merchandisingprodukt unseres Unternehmens.

Einarbeitungsplan vor Dienstbeginn
Beim Einarbeitungsplan ist auch vor dem Dienstbeginn des neuen Kollegen viel zu beachten.

Acht Tage vor dem Dienstbeginn werden die wichtigsten organisatorischen Fragen geklärt. Das sind zum Beispiel:

  • Arbeitsbereich und Arbeitsplatz klären, Schreibtisch vorbereiten
  • Zeitplanung der ersten Tage
  • Einrichtung des Telefons
  • Telefonliste des Unternehmens aktualisieren und den neuen Kontakt aufnehmen
  • Organigramm und evtl. Zuständigkeiten ergänzen
  • E-Mail-Adresse einrichten
  • E-Mail-Verteiler – Gruppe „Alle“ ergänzen
  • Benutzername und Passwort festlegen
  • Infomappe für den neuen Mitarbeiter erstellen (enthält z. B. Leitbild der Firma, Datenschutzverordnung, Geländeplan, Führungsleitlinien, wichtige interne Kontakte, ...)
  • Zeiterfassung anlegen
  • Namensschild, Postkörbchen, Posteingangskörbchen/Schreibtisch, Posteingangsschild erstellen
  • Aushang – Neueinstellung
  • Blumenstrauß bestellen
  • Kontaktdaten auf Homepage ergänzen
  • Visitenkarten erstellen

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag beginnt mit dem Begrüßungsgespräch. Im Begrüßungsgespräch werden

    • die Aufgaben und Termine der ersten Tage vorgestellt und erklärt,
    • Internes, wie Fragen der Zeiterfassung, Nutzung von Getränken, Pausenregelungen etc. besprochen,
    • ein Rundgang mit Vorstellung aller anwesenden Kolleginnen und Kollegen angeboten
    • und ein Blumenstrauß überreicht.

Einarbeitungsplan am ersten Arbeitstag
Auch am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen gibt es einiges zu beachten. Der Arbeitsplatz sollte so aussehen wie auf dem Bild.

Nach zwei Wochen

Nach zwei Wochen senden wir an die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter einen Fragebogen. Wir bitten darum, konstruktive Kritik zu äußern, so dass der Einstellungsprozess weiter verbessert werden kann. Ein Beispiel dafür finden Sie hier.

Als Chefin oder Vorgesetzter reicht es nicht, Ausschreibungen zu sichten, Bewerbungsgespräche zu führen und den Vertrag zu unterzeichnen. Die Einstellung ist erst dann ganz vollzogen, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter eingearbeitet ist und selbstständig ihre Arbeit übernehmen können. So halten Sie die Motivation hoch und prägen ein positives Klima in Ihrem Unternehmen. Statt „Ähm - Sie sind die Neue, oder?“ heißt es in Zukunft nur noch „Herzlich willkommen! Schön, dass Sie da sind!“

Und Sie?

Wie gestalten Sie den Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Was können wir von Ihnen lernen? Wir freuen uns über Ihre Ideen!

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