Alles auf einen Blick? Mit diesen Ordneretiketten geht das!



Wie steht’s um Ihre Ordneretiketten? Sind sie handgeschrieben? Womöglich noch in den verschiedenen Handschriften der Kollegen und mit verschiedenen Stiften? Müssen Sie immer wieder in den Ordnern suchen, weil das Dokument sich doch woanders befindet als Sie erwartet haben?

Oder können Sie schon aus zwei, drei Metern Entfernung lesen, was sich in Ihren Ordnern befindet, weil sie alle tiptop beschriftet sind? Dann haben Sie schon alles richtig gemacht und können sich schon mal um Ihre digitale Ablage kümmern. Falls doch nicht, lesen Sie gerne weiter.

 

Bringen Sie Struktur in Ihre Ablage

In den meisten Unternehmen, die mich um Hilfe bitten, stehen die Regale und Ordnerdrehsäulen randvoll mit Ordnern. Wenn ich mir dann die Inhalte ansehe, erkenne ich sofort, dass oft 50 Prozent oder sogar 80 Prozent entweder ganz weg oder zumindest ins Archiv könnten.

Und bei noch genauerem Hinsehen bemerke ich, dass auch die Inhalte der Ordner oft nicht sehr sinnvoll und effizient angeordnet sind. Bevor Sie nun Ihre Ordneretiketten auf zack bringen, sollten Sie erst einmal hiermit beginnen:

 

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Alte Ordner raus und die anderen mit neuen Ordneretiketten versehen spart viel Zeit!

 

Entrümpeln Sie Ihre Ordner!

Gehen Sie all Ihre Ordner durch und gehen Sie anhand der Aufbewahrungsfristen (die Sie sich hier herunterladen können) und Ihren aktuellen Projekten und Kunden durch, was davon wirklich im Büro sein muss. Sortieren Sie das, was ganz weg kann, aus und entsorgen Sie es entsprechend der Vorschriften. Das, was Sie aufbewahren müssen, aber nicht aktuell benötigen, schaffen Sie ins Archiv.

 

Entwerfen Sie eine sinnvolle, effiziente Ablagestruktur

Wenn Sie Ihren Job schon eine Zeitlang machen, dann wissen Sie eigentlich schon, welche Ordnung für Sie am praktikabelsten ist. Fangen Sie trotzdem noch einmal von vorne an, um auch die Dinge, die Sie nicht bedacht haben, nun mit einzubeziehen.

Wenn Sie eine sinnvolle Ablagestruktur aufbauen wollen, dann können Ihnen unsere Ablage-Spielregeln dabei helfen. Laden Sie sich hier ein Praxisbeispiel herunter.

Schaffen Sie sich damit erst einmal an einem Whiteboard oder auf mehreren zusammengeklebten A4-Blättern einen Überblick über das, was Sie brauchen, und das, was sinnvoll zusammenpassen würde.

Lassen Sie das Ergebnis ruhig ein paar Tage liegen. Eine neue Struktur will nicht überstürzt angewandt, sondern noch einmal in Ruhe überdacht werden. Sie können zwar später alles noch einmal ändern, inklusive der Etikettierung, aber Sie können sich diesen Aufwand auch sparen.

 

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Laden Sie sich unsere Ablage-Spielregeln kostenlos herunter!

 

Beschriften Sie die Ordneretiketten

Handbeschriftete Ordneretiketten sind immer ungünstig, denn was, wenn Ihre Vertretung Ihre Schrift nur schwer lesen kann? Oder selbst in ihrer Schrift Etiketten anlegt? Ist Ihrer beider Schrift wirklich aus zwei, drei Metern Entfernung noch lesbar?

Machen Sie sich besser eine Vorlage für Ihre Etiketten in Word oder einem anderen geeigneten Programm. Mehr dazu finden Sie hier.

Probieren Sie zunächst aus, ob Schriftgröße, Schrift und Text wirklich aus der Entfernung noch gut lesbar sind. Passt alles, beschriften Sie die Ordner so wie es Ihre Struktur vorgibt.

Wenn Sie sich die neue Ordnung noch stärker vereinfachen wollen, dann kleben Sie einen Klebstreifen schräg über die Ordnerrücken, die nebeneinander stehen sollen: so können Sie immer auf den ersten Blick erkennen, wo der Ordner, den Sie gerade zurückstellen wollen, hingehört.

 

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Beschriften Sie jedes Ordneretikett leserlich und genau.

 

Geben Sie den Ordnern eine Inhaltsangabe

Und zuletzt geben Sie den Ordnern spätestens dann eine Inhaltsangabe, wenn die Trennblätter schon zweilagig oder unübersichtlich werden. So können Sie schon beim Aufklappen des Ordners sehen, was Sie wo finden können.

 

Mit diesen Tipps zu Ordnern und Ordneretiketten vereinfachen Sie sich die Ablage enorm und verkürzen Ihre Suchzeiten. Und nicht zuletzt verbessert sich dank des Entrümpelns der Ordner auch die Atmosphäre im Büro.



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