Ordner bedrucken: Hier wird Schema F zum Must-have!



Schema F klingt abgedroschen, ausgelutscht und nach gähnender Langeweile? Perfekt für Ihre Ordner! Denn wenn sich feste Strukturen und einheitliche Vorgaben lohnen, dann hier. Warum Schema F beim Thema Ordner bedrucken die Lösung vieler Probleme ist und wie Sie Ihr eigenes optimales Schema F entwickeln, folgt nun.

Was ist das Problem

Auch wenn ich Pauschalisierungen weniger mag, trifft es bei einem doch immer auf den Punkt: In deutschen Büros stehen zu viele Ordner herum, die für zu viel Verwirrung sorgen. Denn kaum etwas raubt mehr Zeit und Nerven, als eine meterlange Regalwand mit gleich aussehenden Ordnern, unter denen Sie ad hoc den richtigen finden sollen. Ein kunterbunter Ordnermix, der zwar farbenfroh aber völlig konzeptlos ist, ist aber auch nicht besser. Und doch ist eine der beiden Situationen in den meisten Abteilungen leider Alltag. Und sorgt dann für Verzögerungen im täglichen Workflow oder für unangenehme Pausen, wenn der Kunde am Telefon warten muss, bis Sie den richtigen Ordner gefunden haben.

Ordner bedrucken kann solche unangenehmen Situationen verhindern.
Ordner bedrucken kann solche unangenehmen Situationen verhindern.

So funktioniert es

Hören Sie mal genau hin: Ordner und Ordnung – da geht doch was! Tatsächlich ist der Aktenordner eines der besten und wichtigsten Instrumente, Ordnung in Ihr Büro zu bekommen. Stellen Sie sich einmal vor, alle Unterlagen, die derzeit zwischen zwei Pappdeckeln fristen, lägen offen herum. Der absolute Büroalbtraum würde Wirklichkeit werden. Wir brauchen Ordner, keine Frage. Aber wir brauchen ordentliche Ordner. Hier kommt das eingangs erwähnte Schema F ins Spiel. Wenn Sie einheitliche Richtlinien festlegen, wie Sie Ihre Ordner bedrucken wollen, dann sieht das nicht nur schöner aus, sondern reduziert Ihre Suchzeiten drastisch. Legen wir los!

Schritt 1: die Basics

Damit Ihre bedruckten Ordner auch wirklich effizient sind und nicht nur nett anzuschauen, sollten Sie einige Basics kennen. Dazu gehören folgende Dinge:

  • Schriftart: Bedrucken Sie Ihre Aktenordner in einer gut lesbaren Schriftart, z. B. in Times New Roman oder Arial. Bitte verzichten Sie auf eher verspielte Fonts, denn Sie tun sich wirklich keinen Gefallen, wenn Sie den Druck am Ende kaum noch lesen können.
  • Schriftgröße: Ihr Ordnerschild hat nur einen begrenzten Platz, den Sie bedrucken können. Trotzdem sollten Sie nicht geizen, sondern eine ausreichend große Schriftart wählen. Stellen Sie sich zum Test einmal zwei Meter von den Ordnern entfernt hin. Können Sie die Wörter noch problemlos lesen, ist die Schriftart groß genug. Meist liegt die perfekte Größe irgendwo zwischen 12 und 16, je nach Schriftart.
  • Logo: Ihre Ordner sind Teil Ihrer Außendarstellung. Denn wenn ein Kunde Ihr Büro betritt, macht es sehr wohl einen Unterschied, ob die Regalwand strukturiert oder chaotisch aussieht. Wenn Sie Ihren Ordner bedrucken, setzen Sie doch gleich Ihr Logo mit auf die Vorlage. Das wirkt professionell und einheitlich und macht immer einen guten Eindruck.

Diese Basisregeln sind übrigens nicht nur für Ordner sinnvoll. Was Sie in Sachen Beschriftung ergänzend wissen sollten, um Hängeregister, Sichthüllen und Co. optimal zu beschriften, habe ich in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.

Schritt 2: die Pflicht

Die Basics stehen, jetzt geht es ans Eingemachte – den Inhalt Ihres Aufdrucks. Hier gibt es eine klare Regel: Drucken Sie so viel wie hilfreich, aber so wenig wie möglich auf Ihre Ordnerrücken. Konkret sollten Sie beim ersten Blick auf das Rückenschild wissen, was im Ordner steckt. Auch dazu lohnen sich einheitliche Vorgaben. Geht es beispielsweise ums Ordner bedrucken in der Personalabteilung, versehen Sie das Schild mit klaren Angaben wie „Mitarbeiter A-D“. Suchen Sie dann den Arbeitsvertrag von Frau Dorsch, wissen Sie dadurch gleich, dass dieser in diesem Ordner liegt. Ihr individuelles Schema F kann anders aussehen als mein Beispiel. Wichtig ist, dass Sie einheitliche und nachvollziehbare Beschriftungen wählen, bevor Sie Ihre Ordner bedrucken. Meine Tipps zur einheitlichen Beschriftung, die ich Ihnen im ersten Tipp dieses Beitrags zusammengetragen habe, helfen dabei, die richtige Formulierung zu finden.

Einheitliche Vorgaben, klare Formulierungen: So geht Ordner bedrucken richtig.
Einheitliche Vorgaben, klare Formulierungen: So geht Ordner bedrucken richtig.

Schritt 3: die Kür

Sie haben Ihre Suchzeiten nun bereits deutlich reduzieren können. Trotzdem geht immer noch ein bisschen mehr. Wenn Sie beim Ordner bedrucken zusätzliche Farbe ins Spiel bringen, finden Sie nämlich noch schneller, wonach Sie suchen. Nutzen Sie beispielsweise farbige Ordner in der Buchhaltung, um Fristen kenntlich zu machen. Rechnungen von 2015 können Sie beispielsweise in rote Ordner packen, Rechnungen von 2016 in grüne und so weiter. Enden schließlich die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen, sehen Sie auf einen Blick, welche Ordner entleert werden können. Das spart Jahr für Jahr enorm viel Zeit. Drucken Sie sich gerne ergänzend die rechtlichen Aufbewahrungsfristen auf einen Blick aus, die Sie im Download-Center finden.

Ordner bedrucken spart auch beim Ausmisten Zeit.
Ordner bedrucken spart auch beim Ausmisten Zeit.

Darauf kommt es an

Schema F wird beim Thema Ordner bedrucken zum Must-have. Denn nur, wenn Sie einheitliche Vorlagen nutzen, reduzieren Sie Ihre Suchzeiten effektiv. Wichtig ist, dass jeder im Team dieselbe Vorlage benutzt. Das schafft nicht nur ein optisch einheitliches Bild, sondern ist auch im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung eine lohnenswerte Geschichte.

Beim Thema #Ordner wird Schema F zum Must-have. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

„Ah und Oh“ auf beiden Seiten werden Ihre täglichen Begleiter sein. Auf Mitarbeiterseite, weil kurze Suchzeiten einfach Spaß machen und auf Kundenseite, weil eine ordentliche Ordnerwand mächtig Eindruck schindet.

Und Sie?

Brauchen Sie noch mehr Input? Vor allem die Frage, wo die intelligent bedruckten Ordner schließlich unterkommen sollen, wäre noch wichtig. Genau dafür habe ich Ihnen eine übersichtliche Anregung zur Organisation eines Ablagesystems erstellt, die Sie hier kostenlos runterladen können. Und nun viel Freude beim Ordner bedrucken und schnellen Wiederfinden!

Ordner bedrucken und dann richtig ablegen: Meine Tipps helfen Ihnen dabei.
Ordner bedrucken und dann richtig ablegen: Meine Tipps helfen Ihnen dabei.

Weiterführende Informationen:



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