Effiziente Besprechungen dank Jour Fixe Meeting



Ein Jour Fixe Meeting klingt ganz schön wichtig und komplex. Wichtig ist es, komplex aber nicht, wenn Sie drei Grundregeln beim Jour Fixe Meeting berücksichtigen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Was ist das Problem

Wissen Sie, wo mindestens die Hälfte aller Missverständnisse und Fehler Ihre Wurzel haben? In mangelnder Kommunikation! Weil wir im Büro zu wenig bzw. nicht konkret genug miteinander sprechen, weil der eigentlich Zuständige nicht am Meeting teilnimmt und weil keiner so recht weiß, wie der Stand der Dinge ist, entstehen Fehler, Missverständnisse und Versäumnisse.

So funktioniert es

Genau hier setzt das Jour Fixe Meeting an. Denn was nach einer komplizierten Liaison aus französischem Flair und englischem Pragmatismus klingt, ist nichts anderes als ein Regeltermin. Sich regelmäßig austauschen ist immer sinnvoll, braucht aber gewisse Bahnen. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie hier in die richtige Spur finden.

Regel 1: der Teilnehmerkreis

Ein Jour Fixe Meeting findet regelmäßig statt, zum Beispiel einmal wöchentlich. Ziel ist es, sich gemeinsam über den aktuellen Projektstand zu informieren, mögliche Änderungen abzusprechen und Neuorientierungen festzulegen. Das klingt überschaubar und ist doch elementar wichtig. Mit am wichtigsten ist es, die richtigen Leute zum Meeting einzuladen. Wenn Sie ein Projekt haben, bei dem es um die Produktneuentwicklung geht, sollten Sie dementsprechend einladen. Mitarbeiter aus der Produktion gehören hier ins Jour Fixe Meeting genauso wie die vom Einkauf. Aber die Verwaltung vermutlich weniger. Überlegen Sie klar, welcher Mitarbeiter in dieses Projekt involviert ist und halten Sie den Teilnehmerkreis überschaubar. Das ist wichtig, um die Informationsflut einzudämmen. Stellen Sie sich das Chaos vor, das im Kopf der Verwaltungskräfte herrschen wird, die an jeder einzelnen Sitzung jedes nur denkbaren Fachbereichs teilnehmen müssen. Weniger ist hier mehr! Und erleichtert obendrein, einen passenden Termin zu finden. Tipps zum rasanten Termin in wenigen Augenblicken habe ich ergänzend in diesem Artikel für Sie zusammengestellt.

Jour Fixe Meetings sind nur für Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, sinnvoll.
Das Jour Fixe Meeting ist nur für Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, sinnvoll.

Regel 2: die Ziele

Ihr Teilnehmerkreis steht und umfasst nicht die halbe Belegschaft? Sehr gut! Dann kommen wir zum Kern des Jour Fixe Meetings: den Zielen. Meine große Arbeitseffizienzstudie ergab hier, dass diese häufig viel zu unklar sind und dadurch auch nicht richtig umgesetzt werden. Stolze 94 % der Befragten hielten ihre Besprechungen für wenig effizient. Sofern Sie noch nicht zu den glücklichen 6 % gehören, habe ich ein paar inhaltliche Anregungen für Sie. Verschicken Sie die wichtigsten Themen vorab an alle Teilnehmer. Das erleichtert die Vorbereitung und hält die Be-sprechung kurz. Wie Sie gekonnt zur Besprechung einladen, können Sie zur Vorbereitung hier nachlesen. Sind die Rahmenbedingungen dann klar und ist vor allem jeder auf dem gleichen Informationsstand, können Sie am Termin selbst schneller zum Kern kommen. Besprechen Sie Ziele und die geplanten nächsten Arbeitsschritte innerhalb einer festen Timebox. Definieren Sie eine begrenzte Zeitdauer für jedes Thema und verhindern Sie dadurch lange Ausschweifungen. Wenn Sie Prozesse zusätzlich visualisieren, erleichtern Sie den rauchenden Köpfen ihre Arbeit deutlich und beschleunigen die Verarbeitung der Informationen. Noch mehr Tipps für richtig schlanke Meetings, finden Sie hier. Die Vorbereitung Ihres Jour Fixe Meetings gelingt übrigens verblüffend schnell mit OneNote. Wie genau, sehen Sie im folgenden Video.

Hier geht's zum Video.

Regel 3: das Protokoll

Ich plädiere dafür, dass jede Besprechung, sei es eine großangelegte oder das kleine Jour Fixe Meeting, ein Protokoll bekommt. Der Nutzen dieses Instruments ist einfach gigantisch. Denn warum werden nur etwa die Hälfte aller besprochenen Dinge nach dem Meeting in die Tat umgesetzt? Oftmals, weil niemand einen konkreten Arbeitsauftrag erkannt, oder jeder die Hälfte schon wieder vergessen hat. Notieren Sie gemeinsam kurz und präzise, was zu tun ist, von wem etwas zu tun ist und bis wann etwas zu tun ist. Das muss gar nicht lange dauern. Nutzen Sie doch einfach ein digitales Sofort-Protokoll, wie hier beschrieben für Ihr nächstes Jour Fixe Meeting.

Ein digitales Sofortprotokoll beschleunigt die Nachbereitung Ihres Jour Fixe Meetings.
Ein digitales Sofortprotokoll beschleunigt die Nachbereitung vom Jour Fixe Meeting.

Extra-Tipp

Kurze und knackige Termine fördern die Effizienz. Achten Sie aber bitte auch darauf, dass diese knackigen Termine auch ohne Verzögerungen beginnen können. Was in die Ausstattung Ihres Besprechungszimmers gehört und immer vorhanden sein sollte, habe ich in meiner übersichtlichen Checkliste Besprechungszimmer aufgeschrieben. Unbedingt lesen und weitergeben!

Der Name ist Programm: Fix muss das Jour Fixe sein! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Ein schlankes Jour Fixe Meeting hat gleich drei Effekte:

  • Ihre Besprechungen sind kürzer
  • Ihre Ziele und Aufgaben sind klarer formuliert
  • Ihre Mitarbeiter sind motivierter

Klingt ziemlich nach Win-win, finden Sie nicht?

Und Sie?

Gähnen Sie schon, wenn Sie nur das Wort „Besprechung“ lesen? Das muss nicht sein. Effiziente und schnelle Besprechungen können richtig viel Spaß machen. Für noch mehr Effizienzturbo empfehle ich ergänzend meine 16 Empfehlungen für effektivere Besprechungen. Sie dürfen diese natürlich gerne auch mit Ihren Kollegen teilen. Und kommentieren, welcher Tipp für Sie unverzichtbar war, natürlich ebenfalls. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen!

Ein Jour Fixe Meeting braucht Effizienz statt ermüdendem Bla-bla.
Jour Fixe Meetings brauchen Effizienz statt ermüdendem Bla-bla.

Weiterführende Informationen:





Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.