Carpe diem! Wie Sie aus jedem Jour fixe das Beste herausholen



Jour fixes sind eigentlich eine geniale Erfindung: Bei geringem Vorbereitungs- und Koordinationsaufwand führen Sie regelmäßige Treffen an einem festen Termin durch. Ich empfehle diese Art der Besprechungen regelmäßig allen Unternehmen, für die ein Jour fixe optimal ist. Es gibt kaum Terminprobleme, weil dieser Termin eben für immer geblockt ist. Kein Wunder also, dass der Jour fixe in allen deutschen Unternehmen fleißig genutzt wird. Da ich aber immer wieder durchwachsene Feedbacks aus der Praxis bekommen habe, führte ich eine Umfrage durch. Ergebnis: 19% der Arbeitszeit geht für Jour fixe drauf. Aber nur 60 % aller ToDo‘s werden bearbeitet. Das heißt im Umkehr-Schluss: 40 % aller Probleme werden nicht gelöst – Millionen Arbeitsstunden sinnlos verschwendet. Höchste Zeit für effektive Besprechungen!

Was ist das Problem

Ein Jour fixe ist eine Besprechung, die regelmäßig und an einem festen Termin stattfindet. Das könnte zum Beispiel eine Besprechung sein, die immer montags um 9 Uhr ist. Leider sind viele Besprechungen pure Zeitverschwendung.

Nichts nervt Team, Mitarbeiter und Kollegen mehr als sinnlose Besprechungen. Sie bringen nichts, kosten Zeit, Geld und Nerven - und demotivieren. Damit jedes Meeting auch wirklich wertvolle Ergebnisse liefert, sollten einige Regeln befolgt werden.

So funktioniert es – Gegen dieses Jour fixe-Problem helfen diese 5 Tipps:

1. Tipp: Jour fixe-Regeln festlegen

Ihre Besprechung wird effektiver, wenn Sie fixe Jour fixe-Regeln schriftlich festlegen. Diese Spielregeln legen fest, wie die gemeinsamen Besprechungen durchgeführt werden sollen. Sie betreffen z.B. Pünktlichkeit, Verhaltensregeln, Handy-Nutzung – und alles, was Sie wichtig finden.

2. Tipp: Richtige Teilnehmer einladen

In jedem Jour fixe geht es darum, bestimmte Probleme zu lösen oder Dinge zu klären. Deshalb sollten an jeder Besprechung immer nur die Menschen teilnehmen, die einen Beitrag zur Lösung leisten können. Deshalb: Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Teilnehmer einladen.

3. Tipp: Anwesenheit kontrollieren

Da Sie Ihre Teilnehmer ja themenbezogen eingeladen haben, sollten Sie zu Beginn der Besprechung überprüfen, ob die eingeladenen Teilnehmer auch tatsächlich anwesend sind. Fehlen wichtige Teilnehmer, können Sie eventuell bestimmte Probleme nicht lösen. Sie können dieses Problem für diesen Termin von der Tagesordnung runternehmen.

Jeder Einzelne ist großartig. In jedem Jour fixe kann das voll zur Entfaltung kommen. Klick um zu Tweeten

4. Tipp: Tagesordnung aktualisieren

Kein Jour fixe ohne Tagesordnung. Diese sollten Sie im Vorfeld festlegen – und dann dazu die passenden Teilnehmer einladen. Aber Sie sollten die Tagesordnung zu Beginn der Besprechung aktualisieren. So können Sie sicher gehen, dass Sie alle die Punkte besprechen können, bei denen die richtigen Teilnehmer da sind und Sie für keinen Punkt umsonst Zeit verschwenden. Zudem haben Sie einen aktualisierten zeitlichen Überblick für Ihren Jour fixe.

Extra-Tipp zum Zeitsparen

Fester Bestandteil einer Tagesordnung ist immer die Besprechung des Protokolls der letzten Sitzung. Damit die Teilnehmer die kostbare Zeit mit Lesen verplempern: Verschicken Sie das Protokoll mit der Einladung und dem Hinweis, dass es vor der Besprechung gelesen werden soll.
Noch mehr Protokoll-Tipps finden Sie in diesem Beitrag.

5. Tipp: Flipchart einsetzen

Die aktualisierte Tagesordnung schreiben Sie am besten – für alle Teilnehmer sichtbar – auf ein Flipchart. Im Verlauf des Meetings arbeiten Sie die Tagesordnung Punkt für Punkt ab. So weiß jeder, in welcher Phase sich die Besprechung befindet. Das bringt Struktur und Klarheit.

Extra-Tipp 2

Lesen Sie hier alle 14 Tipps für effektivere Besprechungen.
Zusätzliche Tipps rund um das Thema Besprechungen finden Sie in unserem Download-Center.

Und Sie?

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Jour fixes? Wie finden Sie unsere Jour fixe Tipps? Hier ist Platz für Ihren Kommentar.



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