Wer hat an der Uhr gedreht? Für eine gute Terminplanung ist es nie zu spät!



„Ich habe keine Zeit!” Diese weit verbreitete Klage lässt mich immer etwas stutzen, denn in der Regel hat der Tag für jeden Menschen 24 Stunden und die Woche sieben Tage. Unsere Terminplanung für diese 24 Stunden und sieben Tage sollten wir proaktiv gestalten. Wie wir diese Zeit füllen, sollten wir nicht anderen überlassen. Lesen Sie fünf einfache Tipps, durch die Sie sich die Terminplanung proaktiv gestalten lässt.

Was ist das Problem

Ständig kommen neue Aufgaben auf den Tisch. Meistens sind die Anforderungen zu groß und die Kraft scheint zu klein. Nur, wer „nein” sagen kann, kann proaktiv seinen Alltag gestalten. Eine Terminplanung mit Jahreszielen und einer guten Wochen- und Tagesplanung ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Leben.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für eine funktionierende Terminplanung: Egal ob digital oder analog – nutzen Sie nur einen einzigen Kalender!

Der größte Vorteil von digitalen Kalendern bei der Terminplanung ist, dass Sie darauf über das Smartphone, das Tablet und den Computer zugreifen können und dass so die gesamte Terminplanung miteinander synchronisiert werden kann. Wer schon einmal den GAU erlebt hat, seinen analogen Kalender verloren zu haben, weiß dies besonders zu schätzen.

Digitale Terminplanung alles synchronisiert
Digitale Terminplanung: Alles ist miteinander synchronisiert.

Andererseits gibt es auch immer mehr Menschen, die nach Wegen suchen, den Computer so lange wie möglich auszulassen und die darum, auf den guten alten Kalender im Westentaschenformat zurückgreifen. Ich finde, dass wir von der tempus® GmbH für diese Menschen noch immer tolle und hochwertige tempus®-Kalender herstellen! Wenn Sie noch auf der Suche nach einem analogen Zeitplansystem sind, können Sie ja einmal in unserem Shop stöbern: tempus.Zeitplansystem.

Terminplanung mit Zeitplanbuechern von tempus®
Die Terminplanung mit den Zeitplanbüchern von tempus ist eine gelungene Alternative.

Letzten Endes ist es jedoch egal, ob Sie bei Ihrer Terminplanung mit Outlook, dem Kalender von Mac oder mit einem Kalender im Westentaschenformat arbeiten, so lange Sie das System finden, das zu Ihnen passt und solange Sie darauf achten, dass Sie alle Termin – private wie berufliche – an einem Ort erfassen.

Tipp Nr. 2 für eine funktionierende Terminplanung: Planen Sie auch die Vorbereitungszeiten!

Wenn Sie Termine vergeben, sollten Sie in der Terminplanung stets auch die Vorbereitungszeit kalkulieren und in Ihren Kalender eintragen. Ein Kollege von mir markiere seine Vorbereitungstermine mit einem kleinen „VB”. Hat er also einen Vortrag z.B. beim Tag der Gelassenheit zu halten, so blockiert er einen Vormittag und schreibt „Tag der Gelassenheit VB” in den Kalender.

Vorbereitungszeit blocken fuer Terminplanung
Auch die Vorbereitungszeit muss, für eine erfolgreiche Terminplanung, im Kalender blockiert werden.

Tipp Nr. 3 für eine funktionierende Terminplanung: Arbeiten Sie mit Jahreszielen!

Ich gehe jedes Jahr in Klausur und blockiere mir zwei Tage, an denen ich die operative Hektik hinter mir lasse, um über mein Leben, meine Arbeit und Karriere nachzudenken. Dabei achte ich auf meine Rollen, die ich eingenommen habe, als Ehemann, Vater, ehrenamtlicher Mitarbeiter und als Geschäftsführer, Unternehmer und Chef. Ich formuliere für die einzelnen Bereiche Ziele, aus denen ich dann konkrete Schritte für meinen Alltag und meine Terminplanung ableite.

Jahresziele beruecksichtigen bei Terminplanung
Mit Jahreszielen bei Ihrer Terminplanung erreichen Sie beruflichen Erfolg.

Auch für die Leitung von Unternehmen halte ich die Entwicklung von Jahreszielen für das zentrale und entscheidende Mittel, um langfristig erfolgreich zu sein. Aus diesem Grund gibt es bei uns stets Strategietage, in denen wir über die Jahresziele für das Unternehmen sprechen und diese in einem Zielebuch verschriftlichen. Ein Beispiel dafür finden Sie in diesem Download.

Auszug tempus Zeitplanbuch fuer Terminplanung
Ein Auszug aus dem tempus-Zielebuch für die Terminplanung.

Tipp Nr. 4 für eine funktionierende Terminplanung: Machen Sie eine Wochenplanung!

Welche Termine stehen an? Was muss neu terminiert, verschoben oder gestrichen werden? Wie viel Zeit bleibt, um anstehende Aufgaben zu bearbeiten? Wie viel Zeit benötige ich, um die Aufgaben zu bewältigen? Das sind einige Fragen, die ich mir im Rahmen meiner Terminplanung stelle, wenn ich die neue Woche plane. Dafür nehme ich mir immer am Ende der Woche – am Freitag – Zeit.

Mit Temrinplanung Start in Woche
Mit einer Terminplanung gelingt der Start in die neue Woche.

Das gibt mir die Möglichkeit, Montag konzentriert und engagiert in die neue Woche zu starten.

Bei der Wochenplanung achte ich darauf, dass ich nicht die gesamte Zeit verplane. Ich arbeite in der Terminplanung mit Zeitpuffern. Einige Zeitplanungsexperten sprechen hier von der 60:40 Regel. Diese Regel besagt, dass man nur 60 Prozent seiner Arbeitszeit verplanen sollte. Die verbleibenden 40 Prozent füllen sich von selber. Die genauen Zahlen können variieren, doch das Prinzip halte ich für wichtig. Probieren Sie es aus und schaffen Sie sich eigene Erfahrungswerte und entdecken Sie, wieviel Zeitpuffer Sie tatsächlich einplanen sollten.

Wochenplanung ist wichtig fuer Terminplanung
Die Wochenplanung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Terminplanung.

Tipp Nr. 5 für eine funktionierende Terminplanung: Gestalten Sie Ihren Tag!

Jeweils am Ende eines Arbeitstages beschäftige ich mich mit der Terminplanung des kommenden Tages. Ich überprüfe den Wochenplan, lege Prioritäten fest und suche die Unterlagen heraus, so dass ich am Folgetag konzentriert starten kann.

Proaktive Terminplanung statt hekitschem Reagieren
Proaktive Terminplanung statt hektischem Reagieren.

Darüber hinaus arbeite ich in der Terminplanung mit Blöcken: Das erste Zeitfenster des Tages gehört der Aufgabe mit der höchsten Priorität. Kurz vor der Mittagspause habe ich den ersten Block, an dem ich E-Mails beantworte. Ein zweiter E-Mail-Block liegt auf dem Nachmittag. Außerdem halte ich mir Blöcke frei, um meine Posteingangsschale zu verarbeiten.

Darauf kommt es an

Manchmal vergessen wir, dass die wichtigste Ressource unseres Lebens die Ressource Zeit ist. Selbst mit allem Geld der Welt werde ich mir nicht Lebenszeit kaufen können. Aus diesem Grund achte ich darauf, dass das, was ich tue, auch das ist, was ich tun will. Die Terminplanung und die Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen möchte ich niemand anderem überlassen. Aus diesem Grund halte ich eine durchdachte Terminplanung für das A und O für ein proaktives und erfolgreiches Leben.

Was der Tipp bewirkt

Die Arbeit mit Zielen und die konkrete Terminplanung für die Umsetzung erleichtert es Ihnen, zwischen wichtig und unwichtig zu unterscheiden. Sie werden besser „nein” sagen können, wenn Sie Ihre Prioritäten gesetzt haben und werden erleben, wie sich Erfolg einstellt. Davon bin ich überzeugt.

Eine gute Terminplanung ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Leben. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Damit Aufgaben nicht vergessen werden, sollten Sie mit einer termingebundenen Wiedervorlage arbeiten. Welche Systeme sich bewährt haben, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Terminplanung? Haben Sie zusätzliche Ideen? Ich freue mich über Ihre Kommentare!



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