„Ja, hab‘ Zeit.” – „Oh nein, kann‘ doch nicht.” 3 Tools, mit denen Sie dem Chaos bei der Terminabsprache Herr werden



Glauben Sie auch, dass die meiste Arbeit für einen Termin in der inhaltlichen Vorbereitung steckt? Dann hatten Sie bisher Glück. Denn der richtige Zeitfresser heißt oft Terminabsprache. Sobald mehr als zwei Leute zusammenkommen müssen, kann diese richtig stressig werden. Da werden E-Mails verschickt, wird telefonisch nachgefasst, zugesagt und wieder zurückgerudert. Am Ende sind alle genervt, der Koordinator hat graue Haare – und der Termin ist trotzdem wieder über den Haufen geworfen. Aber: Es geht durchaus anders.

Der sichere Weg: Am Ende eines Termins gleich den nächsten vereinbaren.

Am leichtesten lässt sich ein Termin finden, wenn alle Beteiligten gemeinsam an einem Tisch sitzen. Bei regelmäßigen Besprechungen ist es deshalb taktisch klug, den Folgetermin gleich am Ende der aktuellen Besprechung zu vereinbaren. Allerdings ist dies in der Praxis nicht immer möglich und Termine müssen statt im persönlichen Gespräch über Distanz koordiniert werden. Einige hilfreiche Tools können dabei Unterstützung leisten.

Tool Nr. 1: Doodle®

Doodle® ist ein kostenfreies Internetportal, mit dem Terminumfragen erstellt werden können. Sowohl die Erstellung wie auch die Beantwortung einer Umfrage sind in kurzer Zeit erledigt. Positiv ist außerdem, dass kein Benutzerkonto erforderlich ist. Sie können direkt loslegen.

So funktioniert es:

    1. Sie geben in der Kalendervorlage mehrere Terminvorschläge an.
    2. Sie senden eine Einladung zur Umfrage an alle Teilnehmer der Sitzung.
    3. Die Teilnehmer klicken in der Umfrage alle Termine an, die für sie möglich sind.
    4. Aus den Antworten wird automatisch eine Übersicht erstellt, aus der Sie am Ende den geeignetsten Termin aussuchen.

Alle Teilnehmer können den Abstimmungsverlauf jederzeit verfolgen. Außerdem zeigt die Übersicht immer, wer noch nicht an der Umfrage teilgenommen hat.

Extra-Tipp für Doodle®

Nach Abschluss der Umfrage empfiehlt es sich, alle Teilnehmer nochmals per E-Mail an den vereinbarten Sitzungstermin zu erinnern. In dieser E-Mail können Sie gleichzeitig um Tagesordnungspunkte bitten, auf To-Do-Listen hinweisen oder an offene Punkte aus der letzten Besprechung erinnern.

Tool Nr. 2: Terminabstimmung per E-Mail

Terminabsprachen per E-Mail machen vor allem dann Sinn, wenn der Termin selbst bereits steht, Sie aber wissen möchten, wer daran teilnimmt. Dafür schicken Sie eine E-Mail an alle potenziellen Teilnehmer, die Zeitpunkt, Ort und Programm beinhaltet – und außerdem noch einen Link zu einer Tabellenliste.

Diese Tabellenliste liegt als Dokument auf Ihrem Server und beinhaltet die komplette Namensliste der Teilnehmer. Mit Klick auf den Link kann der Adressat die Liste öffnen und eintragen, ob er teilnehmen kann oder nicht.

Tool Nr. 3: Terminfunktion von Outlook

Mit Outlook haben Sie die Möglichkeit, Termine im Kalender einzutragen und andere Personen zu diesen Terminen einzuladen. Dieses Tool ist vor allem dann hilfreich, wenn alle Adressaten mit Outlook arbeiten. Sie können die Terminfunktion beispielsweise hervorragend für firmeninterne Terminabsprachen verwenden.

So funktioniert es:

    1. Legen Sie im Kalender einen Termin an und klicken Sie auf „Teilnehmer einladen”.
    2. Wählen Sie aus der Kontaktliste den richtigen Adressaten aus und schicken Sie die Einladung ab.
    3. Der Adressat kann nach Erhalt der Einladung den Termin per Mausklick entweder zusagen oder absagen.

Extra-Tipp für Outlook

Nach Zusage wird der Termin automatisch beim Adressaten im Terminkalender eingetragen. Somit ist ein weiterer Arbeitsschritt gespart. Unter dem Menüpunkt „Status” wird außerdem per Übersicht angezeigt, wie die einzelnen Adressaten geantwortet haben.

 

Achtung: Unverbindlichkeit vermeiden

Bei der Terminfunktion von Outlook hat der Teilnehmer neben Zu- und Absage auch die Möglichkeit, unter Vorbehalt zuzusagen. Wenn Sie jedoch diese Antwort zur Gewohnheit werden lassen, wird das ganze Prinzip hinfällig und Sie stehen wieder am Ursprungsproblem: Sie müssen einen Termin festlegen, erhalten aber nur unverbindliche Zusagen.
Treffen Sie deshalb für Terminabsprachen eine klare Vereinbarung: Es werden keine vorbehaltlichen Zusagen gemacht. Kann ein Termin nicht verlässlich zugesagt werden, wird er vom Adressaten abgesagt.

Was die Tools bewirken

Mit Hilfe dieser Tools können Sie Terminabsprachen effizient gestalten und den Zeitaufwand deutlich senken. Außerdem sind die Termin-Optionen für alle Teilnehmer transparent und Sie sehen auf einen Blick, wer zugesagt, abgesagt oder sich noch nicht gemeldet hat. Nicht zuletzt ersparen Sie sich und den Beteiligten eine Menge Stress. Denn ein aufwändiger Abstimmungsprozess mit vielen E-Mails und Rücksprachen ist nicht nur für den Koordinator lästig, sondern auch für die Teilnehmer.

Service

Doodle®-Neulinge finden in unserem Download-Center eine kostenlose Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Terminumfrage.
Eine detaillierte Einführung in die Terminplanung mit Doodle® gibt es außerdem in meinem Blog-Beitrag „Einfach einladend – so regeln Sie die Terminsuche für Ihr nächstes Meeting.

Leser-Tipp

Unser Leser Andreas Weyand hat uns einen weiteren Tool-Tipp zur Terminabsprache geschrieben, den wir Ihnen gerne weitergeben. Er nutzt zur Terminabsprache den „mailto”-Befehl und den Regel-Assistent in Outlook. Seinen Leser-Tipp „Alternative zur Terminabstimmung” findens Sie ebenfalls kostenlos im Download-Center.

Und Sie?

Haben Sie auch einen Tipp zur Terminabsprache? Schreiben Sie mir an blog@buero-kaizen.de – ich freue mich.



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