Termin absprechen – so effizient wie möglich



Im Internet gibt es ja bekanntlich nichts, was es nicht gibt: so z. B. auch Top-Tens der besten faulen Ausreden, wenn man einen Termin verpasst hat: von „Die E-Mail habe ich leider nie erhalten“ bis hin zu „Autopanne mit Abschleppdienst“ ist hier alles dabei. Aber wie plant man denn nun so, dass möglichst keiner mit irgendeiner Ausrede um die Ecke kommt? Sagen wir für eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern? Lesen Sie weiter…

Nichts ist so einfach, wie einen Termin abzustimmen – mit dem richtigen Tool. Klick um zu Tweeten

Termin zur Absprache effizient nutzen
Stimmen Sie stets den nächsten Termin ab

Ein Tipp gleich vorneweg: Die beste Terminabsprache funktioniert am Ende einer aktuellen Besprechung. Denn da sind ja alle Beteiligten gerade beisammen. Weil dies leider nur selten wirklich möglich ist, helfen hier Alternativen – wie so oft das Internet sowie intelligente Softwareprogramme.

Tool

Funktion

Vorteile

Tipps

Doodle®

 

Online-Tool, das mehrere Terminvorschläge an die Teilnehmer zur Auswahl sendet. Die Teilnehmer klicken alle Termine an, die ihnen möglich sind. So entsteht eine klare Übersicht, wann eine gemeinsame Zusammenkunft möglich ist.

·    Wenig Zeitaufwand für alle Beteiligten

·    Kostenlos

·    Ohne Registrierung

·    Sehr übersichtlich

 

Tipp 1:
Schreiben Sie eine E-Mail an alle mit dem fixierten Sitzungstermin. Dann können Sie z. B auch gleich Tagesordnungspunkte. kommunizieren.

Tipp 2: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Doodle®-Terminumfrage finden Sie hier gratis zum Download.

Termine per E-Mail abstimmen

 

Eine E-Mail an alle Beteiligten enthält neben Zeit und Ort einen Link, der zu einer Tabelle auf dem Server führt, in die Zu- bzw. Absagen eingetragen werden können.

·   Klare Übersicht, wer zu- bzw. abgesagt oder sich noch nicht gemeldet hat

·   Eignet sich optimal, wenn der Zeitpunkt feststeht, Sie aber nicht wissen, wer wirklich teilnehmen kann.

Tipp: Falls eventuell nicht alle Teilnehmer einen Zugriff auf den Server haben, z. B. weil sie länger unterwegs sind, entscheiden Sie sich für eine andere Tool-Variante.

Termin-funktion von Outlook

 

Teilnehmer werden zu Ihrem angesetzten Termin eingeladen. Der Empfänger kann mit einem Klick zu- bzw. absagen, und der Termin wird bei Zusage sofort in seinem Kalender eingetragen.

·   Sinnvoll, wenn alle mit Outlook arbeiten

·   Automatische Termineintragung

 

 

 

Tipp 1: Unter „Status“ können Sie schnell überprüfen, wie die einzelnen Teilnehmer geantwortet haben.

Tipp 2: Der Terminplanungsassistent zeigt Ihnen geblockte Zeiten wie Urlaub oder andere Besprechungen der Teilnehmer etc. an.

Wie organisieren Sie am liebsten Termine und welche Erfahrungen haben Sie mit den hier vorgestellten Möglichkeiten gemacht?

Vielleicht haben Sie noch einen Tipp, wie es noch effizienter geht – ich bin gespannt.




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