Bevor Sie einen Termin erstellen: 5 Tipps für die perfekte Besprechung



Es ist das wohl schmerzhafteste und dennoch unterschätzteste Problem im heutigen Geschäftsleben: schlechte Meetings. Der Gedanke an Meetings verursacht bei den meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Bauchschmerzen. Wenn Sie sich wünschen, dass Meetings von einer anstrengenden und nervenaufreibenden Angelegenheit zu einem produktiven und fesselnden Ereignis werden, sollten Sie, wenn Sie einen Termin erstellen, mehr als einen freien Block im Terminkalender suchen. Was genau zu bedenken ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist das Problem

Laut einer durch uns gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführten Onlinebefragung verbringen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Durchschnitt 7 Stunden Ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.
80 Prozent der Befragten gaben an, es ließen sich bis zu 30 Minuten der Sitzungszeit durch eine bessere Besprechungsorganisation einsparen. Bevor Sie einen Termin erstellen, sollten Sie genau überlegen, ob und wozu Sie die wertvolle Ressource Zeit binden.

Beim Termin erstellen Zeit beachten
Termine gewissenhaft erstellen kann viel Zeit sparen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Bevor Sie einen Termin erstellen – klären Sie, was Sie erreichen wollen!

Bevor Sie einen Termin erstellen, sollten Sie sich fragen, was genau Sie erreichen wollen. Aus meiner Sicht gibt es folgende verschiedene Möglichkeiten:

Informationsveranstaltung

Das Ziel einer Informationsveranstaltung ist, Transparenz herzustellen und die Teilnehmenden mit Informationen zu versorgen. Die jährliche Mitarbeiterversammlung oder auch der wöchentliche Jour Fix sind typische Informationsveranstaltungen. Man gibt sich gegenseitig Feedback über den Entwicklungsstandes eines Projektes, verweist auf Herausforderungen und informiert sich gegenseitig über die nächsten Schritte.

Vortrag über das Termin erstellen
Termine müssen auch für Informationsveranstaltungen erstellt werden.

Sitzung zur Problemfeldanalyse

Sie wollen einen Termin erstellen, weil es Probleme gibt? Bevor mit der Lösungssuche begonnen wird, sollten Sie sich Zeit nehmen, um das Problem zu beschreiben. Häufig sind die Probleme so global formuliert oder liegen gar nicht im Einflussbereich Ihrer Abteilung, so dass eine Lösungssuche nur verschenkte Zeit ist.

Termine richtig erstellen
Termine aufeinander abstimmen und gemeinsam erstellen.

Die Problemfeldanalyse hat das Ziel, das Problem auf den Punkt zu bringen, oder es am besten in einem Satz zusammenzufassen.

Meeting zur Lösungsfindung

Ein Meeting zur Lösungsfindung ist dann wichtig und notwendig, wenn die Expertise einer einzelnen Person zur Lösungssuche nicht ausreicht, sondern das Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen, wie z.B. dem Marketing, der IT und dem Bereich Finanzen benötigt werden. Wenn Sie einen Termin erstellen, bei dem es um die Lösungsfindung geht, holen Sie die Experten und Entscheider an den Tisch und lassen Sie sie gemeinsame Ideen entwickeln.

Entscheidungskonferenz

Die Entscheidungskonferenz ist wohl die häufigste Meetingart. Oft lassen sich die Problemfeldanalyse oder auch die Lösungsfindung an Einzelpersonen delegieren und es müssen nur noch die Vor- und Nachteile eines bestimmten Ansatzes miteinander diskutiert und schließlich entschieden werden. Nun müssen Sie nur noch für die finale Entscheidung einen Termin erstellen.

Termin erstellen gemeinsam
Für jedes Treffen sollte ein Termin erstellt werden.

Für die Vorbereitung von Entscheidungskonferenzen eignet sich der Einsatz des Reagan-Formulars. Lesen Sie dazu meinen Beitrag Tear Down this wall - Mit dem Reagan-Formular Probleme lösen!

Tipp Nr. 2: Bevor Sie einen Termin erstellen – klären Sie, wen Sie am Tisch benötigen!

Zu oft wird instinktiv irgendein Verteiler angeschrieben und es werden Personen eingeladen, von denen die Hälfte nach 10 Minuten den Laptop aufklappt und E-Mails beantwortet. Klären Sie, bevor Sie einen Termin erstellen, wen Sie wirklich am Tisch benötigen, um das zu erreichen, was Sie sich als Ziel vorgenommen haben.

Tipp Nr. 3: Nutzen Sie, wenn Sie einen Termin erstellen, Doodle!

Sobald mehr als zwei Teilnehmern an einem Meeting teilnehmen sollen, wird das Termin erstellen, zur Herausforderung. Durch das Termin erstellen per E-Mail oder Telefon entsteht ein enormer Aufwand. Wenn dann die Dienste einer treuen Assistentin oder es eines Assistenten fehlen, ist die Frustrationsgrenze schnell erreicht. Mit dem simplen Online-Tool „Doodle®“ ist es ein Leichtes, Termine für Meetings festzulegen.

Doodle um Termine zu erstellen
Doodle kann helfen Termine zu erstellen.

Wie das geht erfahren Sie in meinem Blogbeitrag Einfach einladend: So regeln Sie die Terminsuche für Ihr nächstes Meeting!

Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie, wenn Sie einen Termin erstellen, nicht ohne Tagesordnung und Vorlage!

Je besser die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vorbereitet sind, desto schneller und effizienter lässt sich in der Sitzung arbeiten. Darum sollten Sie, wenn Sie den Termin erstellen, auch eine Tagesordnung verfassen und möglichst zu jedem Diskussionspunkt eine Vorlage versenden.

Termine erstellen täglich
Klären Sie alle Zuständigkeiten beim Termin erstellen.

Tipp Nr. 5: Schaffen Sie ein positives und zielführendes Setting

Wenn Sie einen Termin erstellen, klären sie auch die Zuständigkeit für Ihren Besprechungsraum. Die Gestaltung Ihres Besprechungsraumes sollte zu präzisem lösungsorientiertem Arbeiten inspirieren. Eine gute Beleuchtung, gute Präsentationsmöglichkeiten aber auch Ordnung und Sauberkeit sowie ein Obstteller und frische Getränke signalisieren Wertschätzung. Einige Beispiele für eine Checkliste erhalten Sie wenn Sie auf das Bild klicken!

Termine am richtigen Ort erstellen
Für Termine eine Checkliste erstellen.

Einige unserer Meetings führen wir gezielt an Stehtischen durch. Das erhöht die Konzentration. Der Ort signalisiert schon beim Termin erstellen: Dies wird ein kurzes Treffen.

Schlechte Meetings sind ein massiv unterschätztes und großes Problem im heutigen Geschäftsleben. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Wann immer es möglich ist, würde ich lieber für mehrere kleine und kürzere Konferenzen einen Termin erstellen als für eine mehrstündige große. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, ganze Tage zusammenzusitzen, achten Sie auf Pausen und ausreichend Erholungszeiten.

Was der Tipp bewirkt

Durch eine gute Vorbereitung, die bereits mit dem Termin erstellen beginnt, lässt sich eine Meetingkultur voller Energie, Leidenschaft und Engagement entwickeln. Sie optimieren Ihre Meetings, sparen Zeit und verhindern Frustration.

Extra-Tipp

Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse! Machen Sie es sich aber nicht unnötig schwer damit. Sie sind nicht der deutsche Bundestag, wo jeder Zwischenruf und jeder Kommentar im Protokoll festgehalten wird. Oft reicht ein Ergebnisprotokoll, das Sie am besten in der Sitzung für alle sichtbar auf einer Flipchart oder auf dem Beamer anfertigen. Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Protokollstress ade: So erstellen Sie das perfekte Besprechungsprotokoll

Und Sie?

Bereiten Ihnen Meetings auch Bauchschmerzen? Welche Ideen haben Ihnen geholfen, Ihre Sitzungskultur zu verbessern? Ich freue mich über Erfahrungen, Buchtipps und Hinweise!



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