Leer ist das neue Gut: die richtige Schreibtischordnung



Alles, wirklich alles, was ich Ihnen zum Thema Effizienz am Arbeitsplatz erzählen kann, steht und fällt mit Ihrer Schreibtischordnung. Denn wie es am Arbeitsplatz, insbesondere am Schreibtisch aussieht, sagt enorm viel über die vorherrschenden Arbeitsmethoden aus. „Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sage dir, wie effizient du arbeitest“ könnte eine passende Regel lauten, aber bitte kriegen Sie nun keinen Schreck, sondern lesen Sie einfach in Ruhe weiter. Selbst die chao-tischsten Zustände sind mit einigen kleinen Kniffen in den Griff zu bekommen, wirklich! Was Sie konkret ändern können, um auf einen Schlag eine spürbare Effizienzsteigerung zu erhalten, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Was ist das Problem

Vielfalt ist etwas Schönes – ja, absolut. Aber nicht, wenn es um die Schreibtischordnung geht. Hier zahlt sich ein einheitliches System aus und ich sage Ihnen auch, warum. Bei mir selbst angefangen muss ich heute zugeben, dass meine eigene Schreibtischordnung vor zwanzig Jahren mit meiner heutigen Erfahrung betrachtet, katastrophal war. Und das aus einem einzigen Grund: Mein Schreibtisch war einfach zu voll! Zu viele Akten, zu viele Aufgaben, zu viele Büromaterialien, zu viel von allem. Genau das sehe ich aber heute im Rahmen meiner Beratungen bei vielen meiner Kunden täglich. Nach wie vor sehen hunderte Schreibtische der Republik aus, wie meiner es damals tat. Möglicherweise aus dem Ehrgeiz heraus, möglichst viele Aufgaben schaffen zu können, aus dem Willen, großes Engagement nach außen demonstrieren zu wollen oder schlichtweg aus einem verlorenen Überblick, was nun eigentlich Priorität hat. Was auch immer Sie dazu bewegt, einen vollen Schreibtisch zu haben, es bremst Ihre Effizienz, Ihre Arbeitsleistung und auch die Motivation gleichermaßen. Hören Sie also heute auf damit und schaffen Sie eine neue, systematische Schreibtischordnung!

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So funktioniert es

Aus einem Volltischler muss ein Leertischler werden, das ist die erste Spielregel des Büro-Kaizen®-Prinzips. Das erste Ziel ist immer ein aufgeräumter Arbeitsplatz, erst danach folgen weitere Veränderungen. Wie Sie diese erste enorm wichtige Hürde meistern, verraten Ihnen die nachfol-genden Tipps zur richtigen Schreibtischordnung.

Ziel ist uebersichtliche Schreibtischordnung
Das Ziel: eine übersichtliche Schreibtischordnung.

Tipp 1: Wo stehen Sie heute?

Dokumentieren Sie, wie Ihr Schreibtisch heute aussieht. Bitte haben Sie hier keine Scheu, denn ein Foto des Ist-Zustandes begünstigt einen nachhaltigen Effekt hin zur positiven Veränderung. Neh-men Sie Ihren Arbeitsplatz genau so wahr, wie er heute aussieht und halten Sie das im Foto fest, sowohl die Tischplatte als auch den Bereich unter dem Schreibtisch und die Schubladen. Hier geht es nicht darum, den unordentlichsten Kollegen zu identifizieren, sondern schlicht darum, die eige-ne Wahrnehmung zu schärfen. Auf dem Foto wird vielen Menschen erst klar, dass ein bestehendes System so gar nicht funktionieren kann. Im Alltag direkt am überfüllten Schreibtisch besteht hinge-gen meist eine gewisse Betriebsblindheit und diese Erkenntnis fällt schwerer.

Schreibtischordnung nicht vorhanden
Schreibtischordnung nicht vorhanden? Dokumentieren Sie das!

Tipp 2: Geben Sie allen Dingen eine Heimat!

Nachdem Sie das Foto gemacht und den aktuellen Zustand realisiert haben, geht es an die Umset-zung der neuen Schreibtischordnung. Räumen Sie alles weg, was sich aktuell auf dem Tisch befin-det. Denn nun bekommen alle Dinge eine Heimat – die wenigsten davon verbleiben auf dem Schreibtisch. Trotzdem werden Sie am Ende wesentlich schneller finden, was Sie suchen, gerade weil es nicht im riesigen Ablagestapel direkt neben Ihnen versteckt ist. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Unterlagen zum Lesen: Jeder von uns kennt das: interessante Fachartikel, Protokollmit-schriften und Co., die man irgendwann einmal lesen möchte, bisher aber nie Zeit dazu hatte. Weg damit vom Schreibtisch! Solche Unterlagen sind natürlich erlaubt, stören im laufenden Betrieb aber die Konzentration. Richten Sie in einem Regal oder Schrank Ihres Büros einen eigenen Lesestapel ein. Wichtig: Es sollte nach oben hin begrenzt sein, denn sonst können Sie dabei zusehen, wie auch dieser neue Stapel ins Unendliche wachsen wird. Und wenn der Stapel die Begrenzung erreicht, lesen Sie die untersten Dokumente endlich, oder werfen Sie sie weg. Wenn Sie so lange ungenutzt im Schrank lagen, mangelt es wohl wider Erwarten an Relevanz.
  • Aufgaben- und Projektunterlagen: Was Sie gerade bearbeiten, darf auch bei der neuen Schreibtischordnung auf dem Tisch bleiben. Aber bitte nicht als loses Blattwerk, sondern innerhalb eines Wiedervorlagesystems. Wie das funktioniert, können Sie in gleich zwei Artikeln nachlesen: Wiedervorlagen für lau-fende Projekte und MAPPEI & Co..
  • Ablage: Dinge, die Sie aktuell nicht bearbeiten, gehören nicht auf Ihren Schreibtisch! Investieren Sie zu Beginn einmal etwas Zeit und schaffen Sie ein struk-turiertes Ablagesystem. Das reduziert nicht nur den Aktenstapel in Ihrem direkten Sichtfeld, son-dern erleichtert auch das Suchen benötigter Dokumente. Wertvolle Tipps zur richtigen Ablage können Sie im Download-Center kostenlos herunterladen.

Element neuer Schreibtischordnung Posteingangsschale
Ein Element der neuen Schreibtischordnung: die Posteingangsschale.

Tipp 3: Beugen Sie neuem Chaos vor!

Ist der Schreibtisch aufgeräumt, wird es Zeit für ein hilfreiches Tool Ihrer neuen Schreibtischord-nung. Beschaffen Sie sich eine Posteingangsschale, die künftig für alle neuen Dokumente, die Kollegen an Sie weitergeben möchten, dient. So bleibt der Stapel neuer Informationen überschaubar, Sie sehen direkt, wenn es neue Dinge gibt, die Sie sich ansehen sollen und behalten für den Rest des Arbeits-platzes den Überblick. Post-its am Desktop und eilig geschriebene Notizen des Chefs direkt auf Ihrer Tastatur gehören damit der Vergangenheit an. Eine kostenlose Vorlage für ein Posteingangs-schild gibt es bei mir im Downloadbereich.

So nicht mit neuer Schreibtischordnung
Das lässt Ihre neue Schreibtischordnung nicht mehr zu.

Darauf kommt es an

Ein einziger Leertischler unter dutzenden Volltischlern hat leider keine Aussicht auf Erfolg. Holen Sie daher alle im Team mit ins Boot, wenn es um die neue Schreibtischordnung geht. Nur dann funktionieren Dinge wie die Posteingangsschale, nur dann bleibt die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft erhalten. Gerade am Anfang kann es zusätzlich hilfreich sein, das neue System regelmä-ßig anhand dieser Checkliste Arbeitsplatz zu hinterfragen. Nach einer Weile hat sich die neue Ordnung etabliert und kann leichter aufrechterhalten werden.

Extra-Tipp: Grundordnung einfacher beibehalten

Gewöhnen Sie sich an, die geschaffene Grundordnung jeden Abend bzw. am Ende Ihrer Arbeitszeit zu überprüfen. Sind einige Dinge auf dem Tisch, die dort nicht hingehören, räumen Sie sie jetzt auf – so erhalten Sie eine gleichbleibend hohe Ordnung ohne großes Chaos überhaupt zuzulassen.

Was der Tipp bewirkt

Sie spüren direkt beim Betreten des Büros, dass die Arbeitsbedingungen ganz andere sind als vor-her. Unnötiger Ballast auf dem Schreibtisch blockiert auch die Konzentration und hemmt die Ar-beitsleistung. Strukturierte Ordnung, die für jeden nachvollziehbar ist, gibt hingegen ein ganzes Stück Freiheit und Freude an der Arbeit zurück. Und das sollte es Ihnen unbedingt wert sein!

Durchatmen mit neuer Schreibtischordnung
Neue Schreibtischordnung installiert? Endlich durchatmen können!

Und Sie?

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch gerade argwöhnisch und möchten ihn gleich entrümpeln? Dann sprechen Sie meine Tipps doch gerne im nächsten Meeting an und motivieren Sie Ihre Mitstreiter. Es lohnt sich für das gesamte Team!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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