Protokollstress ade: So erstellen Sie das perfekte Besprechungsprotokoll



In einer Umfrage unter unseren Newsletter-Abonnenten fragten wir: Werden bei Ihren Besprechungen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt, so dass jeder weiß, was zu tun ist und wer der jeweilige Ansprechpartner ist? Nur 22 Prozent der Leserinnen und Leser antworteten: „Ja, immer!“ Finden Sie auch, dass das schockierend ist?

Das ist das Problem

Ich halte einen nachlässigen Umgang mit Protokollen für einen enormen Effizienznachteil für Unternehmen. Doch nicht nur das: Aus der Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ärgere ich mich über die Verschwendung von Lebenszeit. Denn, wenn Sie sich darauf verlassen, dass sich jeder seine Aufgaben selber notiert, kommt es schnell zu Missverständnissen und Konflikten. Es braucht weitere Sitzungen, um die Konflikte zu lösen oder es verstreicht Zeit, weil alle versuchen sich an das zu erinnern, was beim letzten Mal beschlossen wurde. Wenn Entscheidungen nicht in Vergessenheit geraten, Aufträge und Terminabsprachen nicht verloren gehen sollen, dann sind Besprechungsprotokolle unerlässlich.

Nichts vergessen durch das Besprechungsprotokoll
Das Besprechungsprotokoll hilft, dass Entscheidungen, Aufträge und Terminabsprachen nicht in Vergessenheit geraten.

Folgende Tipps werden Sie dabei unterstützen, Protokollstress zu vermeiden sowie Ihre Protokolle effizienter zu gestalten:

Tipp 1 für ein erfolgreiches Besprechungsprotokoll: Halten Sie Ergebnisse bereits in der Sitzung fest!

Verfassen Sie ein Sofort-Protokoll auf einem Computer und projizieren Sie den Text an die Wand. Das gibt allen Beteiligten die Gelegenheit, wahrzunehmen, was dokumentiert wird. Auf diese Weise können die Anwesenden Anmerkungen machen und auf Missverständnisse hinweisen.

Protokoll Beamer
Nutzen Sie das Sofort-Protokoll, das genau so funktioniert, wie das Besprechungsprotokoll, nur das dies über den Beamer für gemeinsames Verständnis zu sehen ist.

Tipp 2 für ein erfolgreiches Besprechungsprotokoll: Dokumentieren Sie Beschlüsse, Aufgaben und Meilensteine!

Sie sind nicht im Bundestag! Es muss nicht jeder Diskussionsbeitrag festgehalten werden. In der Regel reicht es völlig aus, wenn die Ergebnisse der Sitzung dokumentiert werden. Meist sind dies Beschlüsse, Aufgaben und Meilensteine.

Für die Dokumentation von Aufgaben ist es notwendig zu notieren:

  • die Zuständigkeit (Wer?),
  • die genaue Aufgabenbeschreibung (macht was?)
  • und den Zeitplan (bis wann?).

Oftmals sind nicht alle, die für eine Aufgabe verpflichtet werden, in der Teamsitzung anwesend. Deswegen sollten Sie auch das Teammitglied notieren, das nach der Sitzung die Umsetzung in die Wege leitet. Eine geeignete Protokollvorlage für ein Sofort-Protokoll finden Sie hier!

Sofortprotokoll

Tipp 3 für ein erfolgreiches Besprechungsprotokoll: Schaffen Sie Verbindlichkeit!

Gehen Sie erst zum nächsten Tagesordnungspunkt, wenn Sie die Zustimmung des Teams zu der projizierten Formulierung eingeholt haben. Fragen Sie am Ende eines jeden Punktes nach, ob die gewählte Formulierung das Anliegen angemessen wiedergibt. Das schafft Verbindlichkeit.

Ein in dieser Art und Weise erstelltes Sofort-Protokoll kann im Anschluss an die Sitzung also noch am selben Tag versandt werden. Umständliche Korrekturphasen, lange Wartezeiten und unverbindliche Absprachen gehören ab sofort der Vergangenheit an.

Hier weitere spannende und aufschlussreiche Blog-Beiträge rund um das Thema Protokolle:

  • Beam me up, Protokoll! Wie Sie Ihre Besprechungs-Effizienz mit einem Beamer Sofortprotokoll optimieren
  • Qualitätssicherung mit Protokollen: Aufschreiben – Umsetzen – Fertig!
  • Da war doch was – mit dem Ergebnis-Protkoll zu mehr Effizienz
  • Jour Fixe Protokoll: Sofot wissen, was zu tun ist
  • Extra-Tipp

    Immer wieder tauchen in Sitzungen Themen auf, die wichtig sind, aber die Tagesordnung sprengen würden. Führen Sie zum Beispiel per Flipchart eine Merkposten-Liste! So gehen wichtige Ideen nicht verloren und gleichzeitig vermeiden Sie, sich zu verzetteln.

    Und Sie?

    Was hat sich bei Ihnen bewährt? Womit kämpfen Sie in Besprechungen am meisten?

    Übrigens:

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