Mitarbeiter motivieren als Führungskraft: So steigern Sie Leistung und Zufriedenheit nachhaltig

Mitarbeiter motivieren als Führungskraft ist eine zentrale, aber oft unterschätzte Aufgabe. Die Fachliteratur ist komplex, viele Online-Quellen bleiben oberflächlich und Soft Skills werden im Arbeitsalltag häufig vernachlässigt. Dieser Beitrag bietet Ihnen einen fundierten Überblick über die psychologischen Grundlagen der Mitarbeitermotivation, ergänzt durch 26 praxisnahe Tipps für die direkte Anwendung.

1. Definition: Die Rolle der Motivation im Arbeitskontext

Motivation zählt zu den zentralen Themen der Psychologie. Allgemein beschreibt sie den inneren Zustand, der Menschen – und auch Tiere – dazu veranlasst, in bestimmten Situationen bestimmte Verhaltensweisen zu zeigen, um ein Ziel zu erreichen. Übertragen auf den Unternehmenskontext spricht man von Mitarbeitermotivation, wenn eine Führungskraft gezielt darauf Einfluss nimmt, die Leistung eines Mitarbeitenden zu steigern oder aufrechtzuerhalten. Mitarbeitermotivation zeigt sich dann, wenn sich die Leistung zweier vergleichbar qualifizierter Personen unter gleichen Bedingungen nicht durch Unterschiede in Wissen, Werkzeugen, Übung oder Zufall erklären lässt. In solchen Fällen liegt der Unterschied häufig in der Motivation. Eine gezielte und wirksame Motivierung kann dabei nicht nur das Verhalten und die Einstellung positiv beeinflussen, sondern auch die Leistung und die Arbeitsqualität messbar steigern – eine klassische Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

2. Warum ist das richtige Motivieren der Mitarbeiter so extrem wichtig?

3. Individuelle Anreize statt Standardlösungen

Eine universelle Lösung für die optimale Motivation von Mitarbeitern gibt es nicht, da die Persönlichkeiten, Bedürfnisse und Reaktionen der einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich sind. Was den einen motiviert, lässt den anderen kalt. Entscheidend ist es daher, individuelle Anreize zu setzen, die wirklich wirken. Der Schlüssel liegt in einem breit gefächerten Repertoire an sinnvollen Motivationsmaßnahmen. Aus diesem „Blumenstrauß“ wählen Führungskräfte je nach Situation und Person gezielt aus. Voraussetzung dafür ist, die eigenen Mitarbeiter gut einschätzen zu können, ihre Motive, Wünsche und bevorzugten Anreizformen zu kennen. Unser Praxistipp: Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für persönliche Gespräche. Ebenso wichtig ist ein solides Verständnis der grundlegenden Einflussfaktoren auf Motivation, also ein kurzer Blick in die Motivationspsychologie. Sie liefert das notwendige Wissen, um Maßnahmen gezielt und wirkungsvoll auszuwählen.

4. Was die Motivationspsychologie über Mitarbeitermotivation sagt

Auch wenn die Motivation stark von individuellen Persönlichkeitsmerkmalen und Vorlieben abhängt, folgt der Prozess der Motivierung klaren psychologischen Prinzipien. Grundlage ist die Kombination aus einem persönlichen Wunsch (Motiv) und einer passenden Situation. Nur wenn beide Faktoren zusammenkommen, entsteht eine tatsächliche Motivation, die das Verhalten positiv beeinflusst. Ein einfaches Beispiel: Wer Hunger hat und weiß, dass sich etwas Essbares im Kühlschrank befindet, wird aktiv. Übertragen auf den Berufsalltag bedeutet dies: Wer einen attraktiven Anreiz – etwa einen Wellness-Gutschein – erkennt und ihn als erreichbar einschätzt, ist bereit, sich dafür einzusetzen.

Das sogenannte Motivationsniveau ergibt sich dabei aus dem Produkt von Erfolgswahrscheinlichkeit und Erfolgsanreiz. Eine Belohnung muss also nicht nur attraktiv, sondern auch realistisch erreichbar sein. Führungskräfte sollten daher passende Anreize wählen, diese klar kommunizieren und bei Bedarf die Wege zum Ziel aktiv mitgestalten.

Ein weiterer zentraler Punkt ist, dass Motive einer bestimmten Rangfolge folgen. In der Psychologie orientiert man sich hierbei an Maslows Bedürfnispyramide. Zunächst müssen Grundbedürfnisse wie Sicherheit und Versorgung erfüllt sein, danach folgen soziale Aspekte wie Teamzugehörigkeit, dann Anerkennung und erst ganz zum Schluss das Bedürfnis nach Selbstverwirklichung. Mitarbeitermotivation funktioniert also nur, wenn die jeweilige Ebene im Blick bleibt.

Schließlich spielt auch die Leistungsmotivation eine entscheidende Rolle. Sie entsteht, wenn Mitarbeitende ihre eigene Leistung als ursächlich für den Erfolg wahrnehmen. Lob oder Belohnung entfalten daher nur dann ihre volle Wirkung, wenn sie konkret und nachvollziehbar auf eine individuelle Leistung bezogen sind.

5. Die fünf Grundquellen der Mitarbeitermotivation

In der Motivationspsychologie werden fünf grundlegende Quellen der Mitarbeitermotivation unterschieden: zwei intrinsische und drei extrinsische. Intrinsische Motivation entsteht aus eigenem Antrieb, beispielsweise durch Freude an der Aufgabe oder persönliches Interesse. Extrinsische Motivation wird dagegen durch äußere Faktoren angestoßen, zum Beispiel durch materielle Anreize, Anerkennung oder soziale Erwartungen. Diese fünf Grundarten bilden den Kern Ihres „Blumenstraußes” an Motivationsmaßnahmen. Je nach Situation und Mitarbeitertyp können Sie daraus die passenden Ansätze auswählen.

5.1 Intrinsische Mitarbeitermotivation

• Motivation von Mitarbeitern aus Spaß an der Sache: Die Aufgabe wird um ihrer selbst Willen erledigt, einzig und allein, weil die Person Spaß daran hat. Zum Beispiel wenn ein Musiker aus reiner Lust am Spielen ein Klavierstück spielt oder ein Verkäufer ein engagiertes Kundengespräch führt, einfach weil es ihm gerade gefällt und er Lust am Beraten und Verkaufen hat. Dies ist auch eine wichtige Grundvoraussetzung, um in einen begehrten „Flow“ zu kommen. Mitarbeiter sollten daher immer so gut es geht nach ihren persönlichen Interessen und Vorlieben eingesetzt werden. Gleichzeitig sollte ihnen auch der Rücken von Nebensächlichkeiten freigehalten werden, damit diese voll in ihrer Arbeit aufgehen können. Für diese „Entfaltungsräume“ sind planbare Strukturen, schlanke und effiziente Prozesse sowie ein funktionierendes Stressmanagement entscheidend. Der Spaß an der Arbeit kann auch durch Hightech-Equipment als Belohnungs-Incentives wirkungsvoll unterstützt werden.
• Mitarbeitermotivation durch Ideale: Damit diese Motivationsart richtig wirken kann, muss sich das Selbstverständnis dieser Personengruppe stark an ihrer im Laufe des Lebens verinnerlichten Idealvorstellung von Standards, Werten und Maßstäben orientieren. Ist dies der Fall, sind diese Ideale dann eine wichtige Triebkraft, Leitlinie und Motivation für deren Handeln. Das ist zum Beispiel idealtypisch bei Rettungskräften der Fall, wenn diese förmlich über sich hinauswachsen, um andere zu retten. Diese Motivationsquelle lässt sich im Berufsalltag am besten nutzen, wenn die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter im Einklang mit deren Lebensphilosophie stehen. Eine aktiv gelebte Corporate Social Responsibiltiy des Unternehmens kann diese Art der Mitarbeitermotivation wesentlich vereinfachen (und nebenbei auch das Employer Branding im Kampf um Fachkräfte verbessern).

5.2 Extrinsische Mitarbeitermotivation

• Mitarbeiter motivieren durch externe Belohnungen und Prämien: Dabei wird das Verhalten durch die Aussicht auf eine Belohnung, Prämie oder konkrete Vorteile als Mittel zum Zweck motiviert. Also zum Beispiel, um eine Prämie zu verdienen oder einen Karrieresprung zu machen. Dabei gibt es formelle Belohnungen, die konkret in Aussicht gestellt werden, sowie informelle Belohnungen, die spontan bei guter Leistung vergeben werden sollten. Wenn die zu erledigende Aufgabe allerdings mit den eigenen Werten und Idealvorstellungen kollidiert, kommt es zu einem manipulativen Korrumpierungs-Effekt. Dieser Gewissenskonflikt nimmt dann die Freude an der Tätigkeit und dämpft die Motivation der Mitarbeiter, trotz saftiger Belohnung. Geld als Motivationsquelle hat zudem nur die kurzfristigste Wirkung von allen Maßnahmen und ist noch dazu die teuerste (siehe Infokasten unten).
• Mitarbeitermotivation durch externes Selbstverständnis (Rollen): Ein Stürmer und ein Abwehrspieler werden innerhalb derselben Mannschaft zu unterschiedlichen Handlungen motiviert, weil von ihnen unterschiedliche Aufgaben erwartet werden. Diese Motivationsquelle ist also vor allem von den Anforderungen und der Anerkennung des Umfeldes für bestimmte Rollen und Aufgaben bestimmt. Die Teammitglieder werden so zum Beitragen ihrer ganz eigenen Leistung motiviert, um die gemeinsamen Gruppenziele zu erreichen. Praxistipp: Die Bedeutung und Wichtigkeit jeder einzelnen Rolle sollte daher in der Unternehmenskultur und im Unternehmensalltag regelmäßig klar hervorgehoben und gleichwertig wertgeschätzt werden.
• Mitarbeiter motivieren durch Gemeinschafts- und Wir-Gefühl: Das Motiv bei dieser Motivationsquelle ist der Wunsch, einen Beitrag zu den gemeinsamen Zielen einer Gruppe oder einer Organisation zu leisten, zu der man sich dazugehörig fühlt. Dadurch werden die Ziele der Organisation zu Eigen gemacht, um das gemeinsame Ziel voranzutreiben.  Sinnvolle Teambuilding-Maßnahmen und eine gemeinsame „Mission“ stärken dieses Wir-Gefühl erheblich.

Wie Sie die richtigen Unternehmensziele finden und so kommunizieren, dass sie durch Selbstorganisation automatisch zu den individuellen Mitarbeiterzielen werden, erfahren Sie in unserem Beitrag zu der → OKR-Methode von Intel und Google!

6. Motivation durch Geld? Eine trügerische Strategie

Wer Mitarbeitende ausschließlich mit Geld motivieren will, zahlt am meisten – und erhält oft am wenigsten zurück. Materielle Anreize wie Prämien, Boni oder Gehaltserhöhungen wirken nur kurzfristig, sofern ein faires Grundgehalt bereits gegeben ist. Denn finanzielle Belohnungen verlieren schnell an Wirkung: Sie werden alsbald als selbstverständlich wahrgenommen, wodurch die ursprüngliche Motivation nachlässt. Im schlimmsten Fall entsteht eine Spirale, in der immer neue Anreize nötig sind, um die gleiche Wirkung zu erzielen.

Zudem verlagert sich der Fokus: Statt auf die Aufgabe konzentrieren sich Mitarbeitende zunehmend auf den nächsten Bonus. Das kann die innere Motivation schwächen und die Leistungsbereitschaft langfristig sogar senken. Hinzu kommt: Wird das eigene Gehalt im Vergleich als zu niedrig empfunden – was nahezu immer möglich ist – entsteht Unzufriedenheit. Geld motiviert dann nicht zur besseren Leistung, sondern eher zum Jobwechsel. Fazit: Faire Bezahlung ist wichtig. Doch wer dauerhaft motivieren will, sollte auf mehr setzen als rein finanzielle Anreize.

7. Konkrete Praxistipps mit 26 Beispielen: So motivieren Führungskräfte Mitarbeiter richtig!

Im Folgenden finden Sie 26 konkrete Praxisbeispiele, mit denen Sie Ihren „Blumenstrauß“ an Motivationsmöglichkeiten bestücken können, um Ihre Mitarbeiter individuell passend motivieren zu können oder auch eine unnötige Demotivation zu vermeiden (= Motivation aufrechterhalten).

1. Selbsterfüllende Prophezeiung: Der in vielen psychologischen Studien nachgewiesene Pygmalion-Effekt zeigt, dass eine wirkungsvolle Mitarbeitermotivation bereits im Kopf der Führungskraft beginnt! Denn wer positiv wertschätzend denkt, erhält auch meist ein entsprechendes Ergebnis. Wer hingegen denkt, seine Mitarbeiter seien faule Zeitdiebe, wird auch, das ist empirisch belegt, genau solch eine Belegschaft bekommen.
2. Authentisches Loben: Wenn eine gute Arbeit vollbracht wurde, sollten die entsprechenden Mitarbeiter auch zeitnah und zielgerichtet dafür gelobt werden. Das ist ein wichtiges Feedback und kostet nichts. Inflationäres Loben mit der Gießkanne ruiniert jedoch den Wert des Lobens.
3. Wertschätzende Anerkennung: Während ein Lob immer nur für einzelne Ergebnisse ausgesprochen wird, ist die Anerkennung von grundlegender Natur. Sie zeugt von aufrichtiger Wertschätzung der Person und ihrer Fähigkeiten – und das wirkt motivierend.
4. Gute Arbeitsatmosphäre: Ein gutes Betriebsklima fördert das Engagement, eine schlechte Arbeitsatmosphäre motiviert lediglich zum Absentismus und zur inneren Kündigung. Achten Sie daher auf einen wertschätzenden zwischenmenschlichen Umgang auch unter den Kollegen untereinander.
5. Konstruktive Kritik: Eine konstruktive Kritik ist immer respektvoll, wohlwollend und sachdienlich. Damit werden destruktive Missverständnisse, Konflikte und Missmut vermieden und man kann auch in schwierigen Situationen noch eine gewünschte Veränderung und eine Win-Win-Situation erreichen.
6. Subsidiarität: Das bedeutet eine größtmögliche Eigenverantwortung und Autonomie des Einzelnen. Hierarchisch höhere Ebenen sollten nur bei Problemen eingreifen (und dann zum Beispiel unterstützend effizientere Lösungswege aufzeigen).
7. Konfliktprävention: Intervenieren Sie rechtzeitig in Konflikte zwischen den Beschäftigten, um einen größeren Schaden abzuwenden. Wie das konkret geht, zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag über → Konfliktmanagement-Methoden für Führungskräfte in Unternehmen.
8. Geld: Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Qualtrics rangiert ein faires Gehalt zwar nur auf Platz neun der besten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter. Doch Vorsicht. Wird das Gehalt nicht als fair und angemessen betrachtet, rangiert der Faktor Geld schnell an Nummer Eins der demotivierendsten Faktoren! Im Allgemeinen wirken leistungsbezogene Boni und Prämien zudem motivierender als nur ein höheres Gehalt.
9. Spontane Belohnungen: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin haben grandioses vollbracht, ohne dass hierfür eine Belohnung vereinbart wurde? Dann überraschen Sie die Person mit einer schönen Belohnung. Der Dreiklang aus Lob, Incentive und Überraschung wirkt wahre Wunder. Das kann zum Beispiel ein Essensgutschein für zwei Personen, ein zusätzlicher freier Tag für ein verlängertes Wochenende oder Freikarten für ein Konzert, Event oder Fußballspiel sein. Reservieren Sie daher einen Teil des jährlichen Prämien-Budgets für spontane Überraschungsbelohnungen.
10. Leibliches Wohl: Gesundes Essen, Trinken und regelmäßige (Kurz-)Pausen fördern die Gesundheit und erhalten die Konzentrationsfähigkeit. Stellt der Arbeitgeber kostenlos gesunde und hochwertige Snacks und Getränke bereit, wird das nicht nur von den Mitarbeitern wertgeschätzt, es sichert zugleich auch die Leistungsfähigkeit und Produktivität.
11. Teambuilding-Aktivitäten: Gemeinsame Unternehmungen stärken den Teamgeist, das Wir-Gefühl und damit die Gruppenmotivation. Solche Maßnahmen können regelmäßige gemeinsame Mittagessen sein, Betriebsausflüge oder auch professionelle Teambuilding-Veranstaltungen, wie zum Beispiel Rafting, Kletterwald, ein gemeinsamer Paddelausflug oder ein Lehrgang im Bogenschießen.
12. Erfolge gemeinsam feiern: Nicht jede Feier muss gleich ein großer Festakt sein. Aber das gemeinsame Anstoßen nach einem Projekt, eine spendierte Pizza für einen Meilenstein oder eine gemeinsame Freistunde mit Eisessen sind ein Ritual, mit dem die Mitarbeiter eine Belohnung für ihre Mühen physisch erleben können. Das schafft Zufriedenheit und motiviert zu weiteren Taten.
13. Der Arbeit einen Sinn geben: Wenn die Mitarbeiter wissen, warum sie jeden Morgen aufstehen und zur Arbeit kommen, und was der und die Einzelne zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt, steigert das ebenfalls die Motivation. Ein wirksames Medium hierfür sind regelmäßige Feedback-Gespräche. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter auch öfters um Rat oder interessieren Sie sich aufrichtig für deren Knowhow – das schmeichelt dem Ego und gibt der eigenen Tätigkeit einen größeren Sinn.
14. Berufliche Weiterbildung: Fortbildungen (wie zum Beispiel fachliche Seminare und Workshops) stärken nicht nur das Selbstwertgefühl und Selbstvertrauen der Mitarbeiter, was sich auch positiv auf deren Motivation auswirkt. Sie verbessern zudem das Knowhow Ihrer Beschäftigten und können damit den Auswirkungen des Fachkräftemangels ein wenig entgegenwirken.
15. Positive Fehlerkultur: Es ist ein Fehler, keine Fehler zu machen! Denn aus Fehlern lernt man. Und wer Fehler lieber vertuscht, kann auch nicht daraus lernen und es das nächste Mal besser machen. Eine positive Fehlerkultur fördert damit Innovation und Fortschritt – und vermeidet zudem auch eine Demotivation der betroffenen Mitarbeiter.
16. Stress und Belastungen reduzieren: Stress, unnötige Belastungen und zu großer Zeitdruck sind Gift für die Mitarbeitermotivation. Führungskräfte sollten daher auf ein realistisches Arbeitspensum achten und immer ausreichend Zeitpuffer einplanen. Zudem sollten auch alle Prozesse so schlank und effizient wie möglich sein.
17. Eine Anti-Stress-Tafel: Hängen Sie eine Magnettafel in der Abteilung auf. Alle Mitarbeiter bekommen ein Magnetschild mit ihrem Namen. Wer gerade viel Stress hat (ob beruflich oder privat) oder Probleme mit einem Projekt oder Kunden hat, schiebt seinen Namen auf der Stressleiter nach vorne. Das ist nicht nur ein vernünftiges, einfaches und schnell ersichtliches Warnsystem für alle anderen, dieser Person mehr Freiraum zu lassen. In der Praxis zeigt sich auch, dass diese Mitarbeiter auch häufiger aufgemuntert und ihnen mehr Unterstützung angeboten werden – das reduziert den Stress, fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und wirkt motivierend.
18. Mitarbeiterzufriedenheit: Wer zufrieden ist, lacht mehr, hat mehr Freude an der Arbeit und wechselt auch seltener das Unternehmen. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich dabei aber nicht nur positiv auf die Motivation des Einzelnen aus, sondern auch auf das ganze Betriebsklima.
19. Work-Life-Balance: Die reine Vertrauensarbeitszeit wurde zwar Ende 2022 von EuGH und BAG abgeschafft. Aber vertrauensbasierte Arbeitszeitmodelle mit Zeiterfassung (eine „totale Gleitzeit“) sind weiterhin möglich. Und das hat in der Regel – wo möglich – sowohl für die Arbeitgeber als auch die Beschäftigten deutlich mehr Vorteile als Nachteile. Denn durch die flexible Gestaltung der eigenen Arbeitszeit steigen die Zufriedenheit und Work-Life-Balance der Mitarbeiter – und damit deren Effizienz, Produktivität und eben auch Motivation.
20. Neue Mitarbeiter richtig einführen: Durch einen strukturierten Onboarding-Prozess können Sie neue Mitarbeiter schneller einarbeiten und erzielen dadurch eine höhere Zufriedenheit, Motivation und Produktivität.
21. Betriebliche Gesundheitsförderung: Beim betrieblichen Gesundheitsmanagement werden ungesunde und damit meist auch unangenehme Arbeitsabläufe und Verhaltensweisen optimiert. Zudem werden Haltungsschäden und Stress in Folge mangelnder Bewegung und einseitiger Belastungen vorgebeugt. Das schafft aber nicht nur mehr Gesundheit und senkt die Krankheitskosten, sondern erzeugt auch eine höhere Zufriedenheit und ein besseres Körpergefühl bei den Mitarbeitern – beides eine wichtige Grundlage für die Motivationerhaltung bei der Arbeit. Und schließlich sind nur gesunde Mitarbeiter auch leistungsfähige Mitarbeiter – das ist nicht nur in Zeiten des demografischen Wandels und einer alternden Belegschaft wichtig.
22. Auf eine gute Raumluft achten: Die Qualität der Büroraumluft hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der darin arbeitenden Mitarbeiter. Eine stickige Luft erzeugt Unwohlsein und macht krank. Bei einer guten Raumluft im Büro lässt es sich hingegen deutlich besser denken und länger konzentriert arbeiten – und das erhält die mühsam gewonnene Motivation länger aufrecht.
23. Outdoor-Meetings: Schon die Philosophen des alten Griechenlands wandelten am liebsten durch schattige Säulengänge, während sie die großen Fragen des Seins diskutierten. Die Bewegung, Abwechslung und frische Luft tun gut und regen das Gehirn und die Kreativität an. Machen Sie daher öfter einmal ein Walking-Meeting und ermöglichen Sie Outdoor-Arbeitsplätze für die wärmere Jahreszeit.
24. Gamification mit Gewinnaussichten: Bringen Sie etwas Pep in den tristen Arbeitsalltag und in dröge Routineaufgaben. Zum Beispiel mit einem kleinen Gewinnspiel. Wer die besten Wochen- oder Monatszahlen erreicht (z. B. im Vertrieb, Marketing, Social Media etc.) oder die meisten Verbesserungsvorschläge einreicht, erhält ein nettes Incentive. Richtig gewählt und nicht inflationär eingesetzt kann das bei vielen Mitarbeitern einen zusätzlichen Motivationsschub auslösen.
25. Aktiv nach individuellen Motivationsfaktoren fragen: Jeder Mensch tickt anders und lässt sich anders motivieren. Fragen Sie daher aktiv Ihre Mitarbeiter, was sich diese konkret wünschen. Nur so können Sie herausfinden, welche Motivationsfaktoren individuell am besten wirken – und auch, welche Hindernisse und Störquellen es zu beseitigen gilt. Eine solche Umfrage können Sie zum Beispiel sehr effizient mit dem Online-Tool Microsoft Forms erstellen und durchführen.
26. Mit gutem Beispiel vorangehen: Führungskräfte sollten immer als gutes Vorbild dienen – das motiviert Gleichgesinnte und findet garantiert Nachahmer.

8. Fazit: Mitarbeitermotivation ist Führungssache und lohnt sich

Mitarbeitermotivation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – aber kein Selbstläufer. Sie basiert auf psychologischen Prinzipien, erfordert individuelle Ansätze und geht weit über finanzielle Anreize hinaus. Wer seine Mitarbeitenden wirklich erreichen will, muss ihre Motive kennen, passende Rahmenbedingungen schaffen und gezielt auf intrinsische wie extrinsische Anreize setzen. Der Aufwand lohnt sich: Motivierte Teams arbeiten engagierter, kreativer und nachhaltiger – zum Vorteil aller Beteiligten.

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