Guter Rat ist gar nicht teuer – 7 einfache Ideen für Ihr Büro, wie sich Verschwendung sofort bekämpfen lässt



Wenn wir doch nur mehr Zeit hätten! Es ist alles zu viel! Die Arbeitsbelastung ist enorm! Kennen Sie diese Aussagen und empfinden Sie genauso? Tatsächlich leben wir in einer Zeit mit besonderen Herausforderungen: die Flut an Informationen, die Vielzahl an Kommunikationskanälen von WhatsApp bis zu Snapshot. Ich bin überzeugt, nur wer sich konzentriert und konsequent der Verschwendung von Zeit und Ressourcen entgegentritt wird langfristig Erfolg haben. Im Folgenden erhalten Sie 7 einfache Tipps, wie Sie diese sofort bekämpfen können.

Meistens sind es kleine Veränderungen, die einen großen nachhaltigen Nutzen erzielen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Während in der Produktion der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, gibt es in den Büros und Verwaltungen vieler Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung noch Potentiale. Meisten werden die Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind, die teuersten Auswirkungen haben und am kompliziertesten zu beseitigen sind, außerhalb der Produktion nämlich in den Verwaltungen begangen. Machen Sie sich auf die Suche und bekämpfen Sie die Verschwendung von Zeit und Geld!

So funktioniert es

Idee Nr. 1 gegen Verschwendung: Papierablage mit System

Sie wollen der Verschwendung von Zeit den Kampf ansagen? Beenden Sie die Sucherei nach Dateien und Dokumenten. Das Ziel ist, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden.

Verschwendung durch ständige Sucherei
Oft verschwenden Sie viel Zeit damit, Dokumente und Unterlagen zu suchen, ändern Sie das, durch Papierablege mit System.

Nähere Informationen erhalten Sie in dem Blogbeitrag „So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W's zur perfekten Archivierung!

Idee Nr. 2 gegen Verschwendung: Visualisierung sichert Ordnung

Ein einfaches Foto im Besprechungsraum zeigt z.B. die Anordnung der Getränke. Jeder kann zur jeder Zeit den Bestand auffüllen.

Visualisierung hilft gegen Verschwendung
Gewisse Dinge auf Bildern festzuhalten, hilft gegen Verschwendung, indem Sie sofort sehen wie manche Dinge angeordnet werden müssen

Durch sogenannte „One-Minute Lessons” wird kurz erklärt, wie die Kaffeemaschine oder der Drucker zu verwenden sind.

Genaue Anleitungen gegen Verschwendung
Wenn es an einigen Orten genaue Anleitungen gibt, vermeiden Sie es, Zeit zu verschwenden, in dem Sie nach funktionen suchen.

Beschriftete Kabel verhindern, dass ewig gesucht werden muss, welcher Stecker zu welchem Gerät gehört.

Zum Beispiel Kabelbeschriftung hilft gegen Verschwendung
Beschriftete Kabel helfen gegen Verschwendung, denn so finden Sie gleich das passende Kabel.

Sie sehen Visualisierungen sind wirksame Mittel gegen die Verschwendung der Ressource Zeit!

Idee Nr. 3 gegen Verschwendung: Büromaterial effizient organisieren

Verschwendung lässt sich reduzieren, wenn Büromaterialschränke beschriftet und übersichtlich organisiert sind.

Verschwendung reduzieren durch Beschriftungen
Gegen Verschwendung hilft es auch, Schränke zu beschriften, denn so sehen Sie alles auf einem Blick.

Idee Nr. 4 gegen Verschwendung: Prospektmaterial clever verwalten

Ein Werbemittelschrank, wie er in Reisebüros verwendet wird, eignet sich in vielen Fällen auch perfekt als Aufbewahrungssystem für Prospekte. Diese Schränke ermöglichen es, ein Exemplar der inliegenden Materialien auf der Außenseite einzustecken. Mit einem Blick ist erkennbar, in welchem Fach der gewünschte Prospekt zu finden ist. Auf diese Weise wird ein schneller Zugriff ermöglicht.

Gegen Verschwendung, Prospekte verwalten
Wenn Sie Prospekte richtig verwalten, vermeiden Sie Verschwendung, denn so muss nicht gesucht werden.

Die Verschwendung von Zeit beim Suchen des richtigen Prospektes gehört der Vergangenheit an.

Idee Nr. 5 gegen Verschwendung: EDV-Ablage mit System

Weder Speicherplatz noch Geschwindigkeit sind heute das Problem. Festplatten werden immer größer und immer billiger. Verschwendung entsteht beim mühsamen Suchen von Daten! Der Speicherplatz kostet heute viel weniger als die Arbeitszeit, die mit Suchen verbracht wird!

Geben Sie z.B. stets den Pfad auf internem (und externem) Schriftverkehr an.

Pfade helfen gegen Verschwendung
Pfade helfen Ihnen bei Verschwendung!

Vereinheitlichen Sie Ihre EDV-Struktur:

Vereinheitlichen der EDV-Strucktur bei Verschwendung
Vereinheitlichen Sie Ihre EDV-Systeme bei Verschwendung.

Regeln Sie den Umgang mit E-Mails:

E-Mails regeln gegen Verschwendung
Vermeiden Sie Verschwendungen, indem Sie E-Mails regeln.

Weniger Verschwendung im Unternehmen – hilft Mitarbeitern, Kunden und der Firma! Klick um zu Tweeten

Idee Nr. 6 gegen Verschwendung: Zuständigkeiten klar regeln

Wer kennt sich aus, wenn der eigentliche Ansprechpartner im Urlaub ist? Sie suchen und müssen sich durchfragen? Was für eine Verschwendung! Wichtig ist, dass Regelungen für den Vertretungsfall getroffen werden.

Zuständigkeiten regeln hilft gegen Verschwendung
Wenn Sie Zuständigkeiten regeln, hilft das gegen Verschwendungen, da sofort klar ist, wer zuständig ist.

Idee Nr. 7 gegen Verschwendung: Besprechungen zielorientiert durchführen

Besprechungen sind wichtig, um gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, Probleme an Schnittstellen zu vermeiden, Informationen auszutauschen. Doch häufig sind Besprechungen vergeudete Zeit.

Besprechungen zielorientiert durchführen gegen Verschwendung
Besprechungen zielorientiert durchführen hilft gegen Verschwendung der Zeit.

Reformieren Sie Ihre Besprechungen! Treffen Sie sich nie ohne Tagesordnung. Arbeiten Sie mit Vorlagen. Suchen Sie nach einer einfachen Art, die Ergebnisse zu dokumentieren.

Weitere Informationen finden Sie in diesen Blogbeiträgen:

Darauf kommt es an

Es kommt überall dort zu Verschwendung, wo unnötige Such-, Wege- und Wartezeiten anfallen. Meistens sind es kleine Veränderungen, die einen großen nachhaltigen nutzen erzielen. Warten Sie nicht auf den großen Einfall, sondern setzen Sie die oben genannten Ideen gegen die Verschwendung an Ihrem Arbeitsplatz, in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Unternehmen um.

Was der Tipp bewirkt

Der konsequente Einsatz dieser Tipps führt zu mehr Ordnung und zu mehr Gelassenheit. Sie werden zielorientierter arbeiten und damit erfolgreicher sein können.

Und Sie?

Wie hilfreich finden Sie die Ideen? Welche ersten Veränderungen haben Sie schon umgesetzt? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf spannende Erfahrungen und neue Ideen!



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