Wissen macht Ah – Die richtige Checkliste für jede Gelegenheit



Woher kommt das Passwort für das Intranet? Wie läuft die Vorbereitung von Meetings? Und: Was muss ich bei der Zeiterfassung beachten? Fragen wie diese stellen sich immer wieder. Antworten liefern in der Regel Kolleginnen und Kollegen. Das kostet nicht nur Arbeitszeit, sondern ist auch fehleranfällig. Damit keine Informationen verloren geht, erhalten Sie in diesem Artikel Beispiel-Checklisten für den Umgang mit dem Personal, für ihren digitalen Arbeitsplatz und den Umgang mit Besucherinnen und Besuchern.
Wissen macht Ah! Nichtwissen kostet Nerven und Geld! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Bei vielen alltäglichen Aufgaben stellt sich die Frage, ob auch tatsächlich an alles gedacht wurde. In Vertretungssituationen aber auch, wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt oder ein Mitarbeiter einen neuen Arbeitsbereich übernimmt, ist es wichtig sicherzustellen, dass das KnowHow nicht auf der Strecke bleibt. Oft wird eine kurze Übergabe vereinbart, bei der der betroffenen Person so viel Wissen vermittelt wird, dass sie dieses gar nicht mehr verarbeiten, geschweige denn im entscheidenden Moment sich erinnern kann. Die Einführung von Checklisten vereinfacht die Zusammenarbeit und bewirkt, dass keine Information verloren geht!

In Vertretungssituationen sollte das Wissen an die Mitarbeiter weitergegeben werden
In Vertretungssituationen sollte das Wissen an die Mitarbeiter weitergegeben werden

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 wie Wissen „ah” macht: Checklisten für die Personalarbeit

Personalarbeit ist sehr viel mehr als das Einsammeln der Lohnsteuerkarte und die Überweisung des Gehaltes. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital. Aus diesem Grund liegt mir sehr viel, an guten, professionellen und effektiven Prozessen!

Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter

Sie bekommen einen neuen Mitarbeiter. Um ihm und Ihnen die Einarbeitung so leicht wie möglich zu machen, nutzen Sie unsere Vorlage zu allem, was Sie über die Einarbeitungszeit kennen müssen.

 

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter

Nicht nur wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, sondern auch wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, gibt es einige Dinge, die beachtet werden müssen. Wissen Sie, welche Verträge gekündigt werden müssen? Wissen Sie, welche E-Mail-Adresse es zu deaktivieren gilt? Welche Organigramme ändern sich? Diese Checkliste hilft Ihnen, das KnowHow um die Beendigung der Dienstzeit zu managen.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Checkliste Weiterbildung

Eine Weiterbildung muss gut vor- und nachbereitet werden. Genau dafür wurde diese Checkliste entwickelt. Somit hat jeder die Möglichkeit, sich selbstständig darum zu kümmern, dass seine Kenntnisse erweitert werden.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Tipp Nr. 2 wie Wissen „ah” macht: Checklisten für die Arbeit mit dem Computer

Damit neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon Kenntnis haben, welche Spielregeln für den Umgang mit dem Computer gelten, sollte ein Handbuch die wichtigsten Checklisten für den Umgang mit E-Mail und digitalen Daten enthalten.

22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails

Die „Flut” an E-Mails stellt einen stetig wachsenden Zeitfresser dar. Der nachfolgende Download soll Ihnen helfen, die Effizienz beim Umgang mit E-Mails zu erhöhen. Er enthält alles, was Sie zu dem Thema erfahren müssen.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

E-Mail-Spielregeln tempus. GmbH

In unseren E-Mail-Spielregeln haben wir kurz und knapp alles zusammengefasst, was unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei tempus zum Umgang mit E-Mails wissen und beachten sollten.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Ablage-Spielregeln –  Praxisbeispiel

Damit alle im Unternehmen wissen, wie Daten korrekt abgelegt werden, gibt es bei uns Ablage-Spielregeln, die z.B. eine einheitliche Ordner-Struktur auf unserem System-Netzwerk sicherstellen. Vereinbaren Sie Spielregeln im Team. Diese Vorlage zeigt Ihnen die Ablage-Spielregeln von Büro-Kaizen.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Tipp Nr. 3 wie Wissen „ah” macht: Checklisten für die Begleitung von Besuchern

Checkliste Besucherbewirtung

Bei längeren und größeren Meetings ist eine umfassendere Vorbereitung notwendig. Alle Details, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen müssen, sind in dieser Checkliste vermerkt.

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Besucherbewirtung mit Technik-Checkliste

Wissen Sie, welche Technik wird benötigt? Braucht man ein Flipchart und Stifte? Diese und weitere Fragen werden in dieser Checkliste behandelt.

 

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Checkliste Besprechungszimmer-Ausstattung

Um eine optimale Besprechung durchzuführen, insbesondere mit Kunden und externen Partnern, sollten Wasser, kleine Snacks und Kaffee vorhanden sein. Die Checkliste sammelt das KnowHow um die Vorbereitung des Besprechungszimmers.

Hier können Sie die Checkliste downloaden.

Extra-Tipp Wissen

Wissen lässt sich nicht nur über Stichpunkte vermitteln! Arbeiten Sie auch mit Bildern, so wie es dieses Beispiel zeigt:

Ein einfaches Foto im Besprechungsraum zeigt z.B. die Anordnung der Getränke. Jeder verfügt nun über das Wissen, das er braucht, um jederzeit den Bestand auffüllen zu können.

Darauf kommt es an

Die hier angebotenen Checklisten sind Beispiele. Streichen Sie Dinge! Ergänzen Sie und passen Sie sie an Ihre Situation an. Sie wissen am besten, was bei Ihnen passt und was nicht! Eine Checkliste muss eine lebendige Sache sein. Erst dann entfaltet sie ihre volle Wirksamkeit! Fangen Sie einfach an – es muss nicht perfekt sein – und sammeln Sie Ihr Wissen in einem Handbuch oder in einem zentralen Ordner im Intranet! Viele Informationen mit dem Wissen um Hotelstandards, Mietautos, Umgang mit dem Telefon, der Jahresterminplanung, Telefonliste etc. lassen sich am besten in einem Sichtbuch zusammenfassen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auffordern, ihr Wissen einzubringen und die Listen ständig zu optimieren.

Was der Tipp bewirkt

Checklisten und Handbücher erleichtern die Weitergabe von Wissen. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht mehr genötigt, lange nach Informationen zu suchen oder andere Kolleginnen und Kollegen zu stören. Und ist doch einmal eine Frage offen, bitten Sie die Person, den Punkt in den vorhandenen Dokumenten zu ergänzen.

Und Sie?

Für welche Tätigkeiten und Situationen verwenden Sie Checklisten und Handbücher? Schicken Sie mir Ihre Beispiel-Listen zu und ich veröffentliche sie in diesem Blog. So entsteht für uns, die wir die ständige Verbesserung lieben, eine Wissensdatenbank.



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