Ordnung auf dem PC schaffen: So behalten Sie den digitalen Überblick

Ordnung auf dem PC schaffen lohnt sich – nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Team. Wer digital aufräumt, behält den Überblick über Dateien und Dokumente, spart Zeit bei der Suche und sorgt im Vertretungsfall für klare Strukturen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einfache Tipps, wie Sie schnell und effektiv Ordnung auf dem PC schaffen – für einen stressfreieren Start in den Arbeitsalltag.

1. Wieso Sie Ordnung auf Ihrem PC brauchen

Unordnung auf dem Schreibtisch fällt sofort ins Auge. Die Unordnung auf Ihrem PC bleibt zwar meist unsichtbar – doch auch hier lohnt es sich, Ordnung zu schaffen.
Ein überfüllter Desktop, endlose Ordnerstrukturen und kein klares System führen oft dazu, dass Sie viel Zeit mit Suchen verbringen. Besonders im Vertretungsfall kann es für Kolleginnen und Kollegen zusätzlich schwierig sein, wichtige Dokumente schnell zu finden.

2. Tipps, um Ordnung auf dem PC zu schaffen

Digitale Ordnung spart Zeit, reduziert Stress und verbessert die Zusammenarbeit. Deshalb zeigen wir Ihnen vier einfache, aber effektive Tipps, wie Sie Ihren PC aufräumen und dauerhaft organisiert bleiben:

2.1 Regelmäßig ausmisten

Bevor Sie damit beginnen, Ihre Dateien und Ordner zu strukturieren, empfiehlt sich eine digitale Grundreinigung.

Entfernen Sie zunächst Programme, die Sie nicht mehr benötigen. Öffnen Sie dazu die Systemeinstellungen und navigieren Sie zu Apps → Installierte Apps. Dort sehen Sie eine Liste aller Programme auf Ihrem PC. Nicht mehr verwendete Anwendungen können Sie ganz einfach löschen: Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Programmnamen und wählen Sie „Deinstallieren“. So schaffen Sie nicht nur Ordnung, sondern gewinnen auch wertvollen Speicherplatz zurück.

Im nächsten Schritt nehmen Sie sich Ihre Datei-Ordner vor. Gehen Sie diese systematisch durch und prüfen Sie, welche Ordner und Dokumente Sie tatsächlich noch brauchen. Alte, doppelte, beschädigte oder längst abgeschlossene Projektdateien können Sie in der Regel bedenkenlos löschen.

Möchten Sie bestimmte Dokumente aus Sicherheitsgründen behalten, empfiehlt es sich, diese auf einer externen Festplatte oder in der Cloud zu speichern. So bleiben sie erhalten, ohne Ihren PC unnötig zu belasten.

Eine solche Grundreinigung ist der ideale Start, um Ihre digitale Arbeitsumgebung übersichtlich und effizient zu gestalten.

2.2 Desktop-Bildschirm aufräumen

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Desktop möglichst leer zu halten. Nutzen Sie stattdessen den Windows Explorer (bzw. den Finder auf dem Mac), um Ihre Dateien sinnvoll zu strukturieren. Wenn Sie dennoch bestimmte Ordner auf dem Desktop ablegen möchten, dann empfehlen wir, Sammelordner für einen schnellen Zugriff. Das bedeutet:

• Keine einzelnen Dateien auf dem Desktop – auch nicht vorübergehend. Sie stören den Überblick.
• Verwenden Sie klar benannte Sammelordner, z. B.:
  → nach Kundennamen oder Kundennummern
  → nach Themen wie „Marketing“, „Buchhaltung“ oder „Projekte“
  → ein Ordner „Archiv“ für ältere Unterlagen

Wichtig: Die Anzahl der Ordner sollte überschaubar bleiben – idealerweise so, dass Sie sie auf einen Blick erfassen können. Ein solches System sorgt für klare Dateipfade, die auch Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf sofort verstehen und nutzen können.

2.3 Die richtige Daten- und Ordnerstruktur

Sobald Sie eine neue Datei anlegen, sollte sie bereits einen klaren Namen und einen festen Speicherort haben. Deshalb ist es sinnvoll, sich nach dem Aufräumen Ihres PCs eine durchdachte Datenstruktur zu überlegen. Hilfreiche Fragen zur Planung könnten sein:

• Wie viele Hauptordner werden benötigt?
• Welche Unterordner sind sinnvoll?
• Sollen die Daten lokal oder in der Cloud gespeichert werden?
• Müssen auch andere Personen auf die Ordner zugreifen können?

Achten Sie darauf, Ordner so zu benennen, dass Sie und auch Kolleginnen und Kollegen auf einen Blick erkennen, wo welche Dokumente abgelegt werden. Einheitliche, einprägsame Bezeichnungen erleichtern die Orientierung und vermeiden Verwirrung im Vertretungsfall.

Für eine klare Sortierung können Sie Ihre Ordner entweder nach Datum benennen (z. B. „2025-05-Abrechnung“) oder mit aufsteigenden Zahlen versehen (z. B. „01 Abrechnung“, „02 Kunden“). So bringt Ihr Computer automatisch Ordnung in die Reihenfolge der Ordner.

Wie Sie eine ideale Ordnerstruktur sinnvoll und einheitlich aufbauen, erklären wir in unserem Blogbeitrag zum 7-Ordner-System.

Tipp: Legen Sie zusätzlich einen Ordner mit dem Namen „Archiv“ an. Dort können Sie ältere Dateien ablegen, die Sie nicht mehr aktiv brauchen, aber auch nicht löschen möchten. So behalten Sie wichtige Dokumente im Zugriff, ohne dass sie Ihre aktuelle Ordnerstruktur blockieren.

2.4 Einheitliches System schaffen

Um im Büro reibungslos und effizient zu arbeiten, ist es wichtig, ein einheitliches System zur Dateiorganisation zu etablieren, dass alle Kolleginnen und Kollegen nutzen. Besonders bei gemeinsam genutzten Ablagen sind Tools wie SharePoint, Teams oder OneDrive von großer Bedeutung. Sie ermöglichen nicht nur eine zentrale Datensicherung, sondern auch den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dateien.

Damit diese Systeme wirklich helfen und nicht im Chaos enden, sollten klare Spielregeln für die gemeinsame Dateiablage festgelegt werden. Wer darf was bearbeiten? Wo wird was abgelegt? Und wie werden Dateien benannt? Beispiele für sinnvolle Spielregeln finden Sie in unserem Büro-Kaizen Download-Bereich.

3. Das Ergebnis: Mehr Effizienz im Alltag

Ein aufgeräumter PC und digitale Ordnung schafft Ruhe, reduziert Stress und sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten. Statt mühsam nach einzelnen Dateien zu suchen, finden Sie Dokumente – auch ältere – in wenigen Sekunden.

Ein durchdachtes Ablagesystem spart nicht nur Zeit, sondern bleibt über Jahre hinweg nutzbar. Selbst bei Hunderten von Ordnern bleibt die Struktur klar, logisch und relevant.
So arbeiten Sie langfristig effizienter, Tag für Tag.

4. Extra-Tipps und Video-Tutorial: Das 7-Ordner-Prinzip

Auf unserem Blog finden Sie viele weitere nützliche Tipps zu den Themen Büroorganisation und Selbstmanagement. Eine Auswahl passender Themen haben wir hier für Sie zusammengestellt:

→ Schreibtisch organisieren: Tipps für mehr Ordnung und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz
→ Effiziente E-Mail-Organisation: Mit klaren Regeln zu weniger Stress und mehr Produktivität
→ Ordner beschriften im Büro: Tipps für eine bessere Organisation
→ Zeitmanagement-Methoden: Die 7 besten Methoden für effizientes Arbeiten

📂 7 Tipps für das optimale Dateiablage-System (mit OneDrive & SharePoint)

(Dauer: 10:15 Min.)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Übersichtliche erste Ordner-Ebene 00:38
3. Sortierung erzwingen durch Zahlen 01:31
4. Projektordner brauchen ein Archiv 02:21
5. Arbeit mit Jahresordnern 04:37
6. Neue Datei gleich an richtiger Stelle speichern 05:59
7. Datei-Explorer an der richtigen Stelle starten 07:09
8. OneNote Notizbücher & geteilte Dateien jeweils in einem Ordner sammeln 07:59