Gemeinsam statt einsam – so verbessern Sie das Zusammenspiel Ihrer Abteilung!



Hast Du noch einen vollen Akku? Wer hat die Fernbedienung zum Weiterklicken der Powerpoint? Weißt Du, wer den Locher als letztes hatte? Viel Zeit geht verloren, weil Dinge gesucht werden, keine klaren Absprachen existieren oder Dinge an vielen verschiedenen Stellen gelagert werden. Lesen Sie, wie Sie das Zusammenspiel und die Organisation Ihrer Abteilung verbessern können.

Was ist das Problem

Obwohl Ersatzteile, Bestände, Daten gemeinsam genutzt werden könnten, arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in so mancher Abteilung nebeneinander her. Sie führen Ihr eigenes kleines Lager an Büroklammern, Akkus, Toner und Kabeln und nehmen in Kauf, dass Dinge vertrocknen, veralten oder Platz rauben. Eine gute, gemeinsam durchdachte Organisation in der Abteilung erspart Suchzeiten, vermeidet zeitfressendes Fragen und vereinfacht die Zusammenarbeit!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die perfekte Abteilung: Führen Sie das Prinzip Selbstbedienung ein!

Sämtliche Ersatzteile oder Büroutensilien, die nur unregelmäßig gebraucht werden, sollten nicht am Einzelarbeitsplatz sondern an einem zentralen Ort in Ihrer Abteilung gelagert werden. Bei uns gibt es z.B. den EDV-Raum, in dem wir Akkus, Fernbedienungen, Kabel usw. für alle zugänglich gemacht haben.

Sie schaffen Platz an den Einzelarbeitsplätzen und vermeiden, dass Dinge mehrfach beschafft werden oder irgendwo in einer Ecke langsam kaputt gehen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier: Dies ist ein Selbstbedienungsladen! – Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!

Extra-Tipp

In einigen Fällen ist es sinnvoll, eine Entnahmeliste zu führen, damit jeder in der Abteilung weiß, wer gerade die Fernbedienung für das Weiterklicken der Powerpoint, die Boxen oder den Moderationskoffer ausgeliehen hat.

Tipp Nr. 2 für die perfekte Abteilung: Vereinbaren Sie einheitliche Ablage-Regeln!

Gemeinsam genutzte Dateien wie digitale Vorlagen, Checklisten, Fotos u.ä. müssen in einer gemeinsamen EDV-Ablage abgelegt werden. Ohne gemeinsame Spielregeln wird diese Ablage sehr schnell unübersichtlich und uneindeutig. Vereinbaren Sie darum in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Abteilung eine einheitliche Ordnerstruktur sowie gemeinsame Regeln für die Gestaltung des Namens unter dem die Datei abgelegt wird.

Weitere Informationen erhalten Sie hier Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage und in unserem Download zu unseren EDV-Ablagespielregeln.

Tipp Nr. 3 für die perfekte Abteilung: Organisieren Ihre Bestände mit Kanban!

Immer wieder kommt es vor, dass zu spät bemerkt wird, dass der Vorrat an Druckerpapier, Toner, Kaffeepulver oder auch an Prospekten sich dem Ende zuneigt. Dann sollten Sie über die Einführung des Kanban-Prinzips zur Bestandssteuerung in Ihrer Abteilung nachdenken! Die Kanban-Karte ist eine Karte, die ihnen signalisiert, dass die Bestände aufgefüllt werden müssen, bevor sie zur Neige gehen. Auf ihr ist verzeichnet, was zu tun ist, wer zuständig ist und wo ich Ersatz finde.

Weitere Informationen erhalten Sie in meinem E-Book mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro”! Laden Sie es sich hier kostenlos herunter!

Tipp Nr. 4 für die perfekte Abteilung: Visualisieren Sie Werte, Ziele und Erfolge!

Schaffen Sie Transparenz, in dem Sie Werte, Erwartungen, Erreichtes aber auch Herausforderungen visualisieren.

Visualisieren Sie Ziele Ihrer Abteilung durch einen gemeinsamen Aushang und halten Sie die Informationen stets aktuell.

Einige Ideen, welche messbaren Ziele in Verwaltungen eingeführt werden können, erhalten Sie hier: Auf mich kannst Du zählen! 5 Ideen für den Einsatz von Kennzahlen in Verwaltungen

Tipp Nr. 5 für die perfekte Abteilung: Arbeiten Sie mit Checklisten!

Vorschaubild

Checklisten gewährleisten, dass bei den vielen alltäglichen Aufgaben auch tatsächlich an alles gedacht wird. In Vertretungssituationen aber auch, wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt oder ein Mitarbeiter einen neuen Arbeitsbereich übernimmt, helfen Checklisten, sicherzustellen, dass das Wissen nicht auf der Strecke bleibt.

Die Einführung von Checklisten vereinfacht die Zusammenarbeit in der Abteilung und bewirkt, dass kein Wissen verloren geht! Eine große Anzahl hilfreicher Checklisten finden Sie in unserem Downloadcenter. Folgenden Sie diesem Link!

Eine gute, gemeinsam durchdachte Organisation in der Abteilung erspart Suchzeiten und vereinfacht die Zusammenarbeit! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Nehmen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Abteilung mit auf den Weg. Beziehen Sie sie in die Überlegungen mit ein und fragen Sie eigene Ideen ab. Erst wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Abteilung aus eigener innerer Überzeugung mitziehen, entwickelt sich das wirkliche Potential von Checklisten, Standards und Absprachen!

Was der Tipp bewirkt

Die Zusammenarbeit in ihrer Abteilung wird vereinfacht. Such- und Wartezeiten werden reduziert. Fehlerquellen werden erkannt, bevor sie Schaden anrichten. Frust und Stress werden vermieden!

Und Sie?

Welche Ideen haben Sie für die Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrer Abteilung bereits umgesetzt? Wo hakt es? Schreiben Sie mir! Ich bin interessiert an Ihren Fragen und Ihrem Feedback!



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