Abgehakt: Wie Checklisten Ihr Leben leichter machen



Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Flugzeug. Der Pilot ist ein erfahrener Mann und Sie fühlen sich gut aufgehoben – bis plötzlich der Treibstoff ausgeht. Der Pilot hat im Alltagstrott vergessen, den Kerosinstand zu prüfen. Ein Albtraum. Deshalb sind Piloten Könige der Checklisten. Diese gehen sie vor jedem Start detailliert durch, damit nichts Essenzielles vergessen wird. Kontrolllisten können Leben retten – und sie können vor allem eine Menge Zeit sparen. Schon das ist Grund genug, sie auch im Büro zum stillen Helfer zu machen.

Was nützen Checklisten?

Mit Hilfe von Checklisten können Tätigkeiten strukturiert und überprüft werden. Das Arbeiten mit Abhaklisten spart Zeit, vermeidet Fehler und entlastet den Geist. Dieser muss vor einer Aufgabe nicht jedes Mal überlegen, was alles zu beachten ist, sondern kann sich auf Wichtigeres konzentrieren. Kontrolllisten machen immer dann Sinn, wenn man sich am Ende einer Tätigkeit die Frage stellen muss: Wurde auch nichts vergessen? Eine Liste mit Kästchen zum Abhaken zeigt auf einen Blick, ob Aufgaben vollständig erledigt wurden.

Was nützen Checklisten eigentlich
Mit den richtigen Checklisten haben Sie alles im Griff und im Blick!

Bei welchen Aufgaben machen Checklisten Sinn?

Nicht alle Aufgaben eignen sich für Check-Listen, aber viele. Vor allem bei schematischen Tätigkeiten bringen Checklisten eine große Entlastung. Zu diesen gehören:

  • Routinetätigkeiten
  • Aufgaben die unbedingt vollständig erledigt werden müssen
  • Komplexe Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren
  • Aufgaben, die delegiert werden sollen

Erstellen von Checklisten: So gehen Sie vor

Halten sie alle relevanten Elemente einer Aufgabe in Punkten fest. Ordnen Sie diese nach Reihenfolge im Handlungsablauf und setzen Sie vor jeden Schritt ein Kästchen zum Abhaken. Es kommt dabei nicht darauf an, dass die Liste von Anfang an perfekt ist. Auch bei der Erstellung von Checklisten greift das Prinzip des Büro-Kaizen®: Prozesse und Abläufe werden Schritt für Schritt verbessert.

Vorschaubild

Einsatzbeispiel: Schematische Tätigkeit – Druck-pdf kontrollieren

  • Kopfzeilen
  • Auflösung der Grafiken
  • Stand der Abbildungen
  • Seitenzahlen
  • Schriften korrekt?
  • Stand der Marginalien
  • Seitenumbrüche
  • Seitenspiegel
  • Sonderzeichen/Umlaute
  • Farbraum

Einsatzbeispiel: An alles gedacht beim Verlassen des Büros?

  • Posteingangskörbchen leer?
  • Schreibtischplatte aufgeräumt?
  • PC aus?
  • Bildschirm aus?
  • Drucker aus?
  • Telefon: Mailbox eingeschaltet?
  • Genug Faxpapier im Gerät?
  • Kopierer aus?
  • Fenster zu?
  • Licht aus?
  • Datensicherung durchgeführt?
  • Handy mitgenommen?

Checklisten halten den Kopf frei und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Klick um zu Tweeten

Viele Check-Listen: So behalten Sie den Überblick

Wenn Sie die Vorzüge von Checklisten zu schätzen gelernt haben, werden bald viele Listen in Umlauf sein. Möglicherweise werden sogar für ein und dasselbe Problem von unterschiedlichen Mitarbeitern Checklisten erarbeitet. Sammeln Sie deshalb Checklisten, die für viele Personen wichtig sind, am besten in einem Sichtbuch.
Alternativ können Sie die Kontrolllisten da aufbewahren, wo sie gebraucht werden. Listen zur Vorbereitung einer Sitzung sind beispielsweise im Besprechungszimmer gut aufgehoben. Sie können beispielsweise an der Wand des Besprechungszimmers einen Rahmen befestigen, in dem mehrere Exemplare der Abhakliste stecken. Wer eine Sitzung vorbereitet, kann sich ein Exemplar nehmen und Punkt für Punkt durchgehen.

Mit Checklisten Ordnung halten
Mit der Checkliste, Besprechungszimmer Ordnung halten. Vor, während und nach der Besprechung.

Wichtig: Checklisten aktuell halten

Im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollten Abhaklisten stetig weiter entwickelt werden. Hinterfragen Sie regelmäßig: War etwas unklar? Wurde etwas vergessen? Prüfen Sie, ob wichtige Punkte auf der Liste fehlen oder überflüssige Zwischenschritte gestrichen werden können. Auf diese Weise werden nicht nur die Prozesse sondern auch die dazugehörigen Checklisten kontinuierlich optimiert. Und damit auch das nicht vergessen wird, platzieren Sie am Ende einer Checkliste als letzten Punkt den Hinweis:

  • „Diese Checkliste ist aktuell und enthält alle nötigen Punkte. Ist dies nicht der Fall, wird sie jetzt überarbeitet. Die Datei befindet sich im Ordner ‚Interne Organisation/Checklisten‘.”

Extra-Tipp

Checklisten gibt es für viele Aufgaben. Zum Beispiel für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, für die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen und mehr. In unserem Download-Center finden Sie die kostenlosen Checklisten-Vorlagen für verschiedene Aufgaben wie dem Einstieg und Ausstieg von Mitarbeitern, der Vorbereitung von Besprechungen etc. Diese Muster können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und kontinuierlich erweitern.

Und Sie?

Vielleicht sind Sie aber schon ein erfahrener Checklisten-Nutzer? Einer unserer Leser hat uns seine Liste für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern geschickt.
Haben Sie auch Best-Practice-Beispiele? Dann schicken Sie uns diese gerne zu. Wir freuen uns über Ihre Tipps und Erfahrungen.



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