Wie das richtige Beschriften von Ordnern zum Effizienzmotor in Ihrem Büro wird



„Schnell – logisch – einfach“ – so sollte es zugehen, wenn Sie einen Ordner mit Unterlagen in Ihrem Büro suchen. Doch häufig sind Ordnerrücken unsystematisch, zu klein oder nicht aussagekräftig beschriftet. Individualität und Vielfalt sind fast immer wunderbar, doch wenn jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter bei der Beschriftung seinen oder ihren eigenen Regeln folgt, führt das zu Frustration und Ärger. Zumindest hier gilt: individuell ist out – Standard ist in!

Folgende Tipps helfen Ihnen, die Übersicht zu behalten und Zugriffszeiten spürbar zu reduzieren:

Tipp 1 zum Beschriften von Ordnern: Einheitlich mit Buchstaben, die nicht zu klein sind

Bei der Markierung von Ordnern ist es hilfreich, eine einheitliche Etiketten-Vorlage anzulegen. Diese speichern Sie für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver. So wird gewährleistet, dass die gleiche Schriftgröße verwandt wird und dass die Beschriftung nach demselben Muster erfolgt.

Beschriften Sie Ihre Ordner
Beschriften Sie Ihre Ordner immer nach dem selben Muster.

Tipp 2 zum Beschriften von Ordnern: Versehen Sie Ordner zusätzlich mit dem Kunden- oder Lieferantenlogo

Da Logos durch das Auge schnell erfasst werden, vereinfachen sie die Suche erheblich und reduzieren die Zugriffzeiten.

Vorschaubild

Tipp 3 zum Beschriften von Ordnern: Nutzen Sie Farbmarkierungen

Um noch mehr System in den Umgang mit Ordnern zu bringen, können Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich möglichst alle Mitarbeiter halten. Ein Beispiel:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planung, Strategie
  • Weiß: Schriftverkehr

Alternativ können Sie auch eine chronologische Markierung wählen und jedem Jahr eine neue Farbe geben:

  • Buchhaltung 2014: Rot
  • Buchhaltung 2015: Gelb etc.

Schnell – logisch – einfach. Ihr Prinzip für eine gelungene Ordnerbeschriftung! Klick um zu Tweeten

Tipp 4 zum Beschriften von Ordnern: Markieren Sie die Stelle, an der der Ordner immer steht

Häufig landen viele Ordner in einer Regalwand. Suchzeiten entstehen vor allem dann, wenn der ursprüngliche Platz des Ordners wiedergefunden werden soll. Ein Klebeband, das diagonal über die Ordner eines Regalbodens angebracht wird, kann die Suche vereinfachen.

Beschriften von Ordnern und Klebeband
Beschriften Sie Ihre Ordner, und kleben Sie zusätzlich diagonal ein Klebeband auf die Ordner.

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    • Klicken Sie in Outlook oben links in der Menüleiste auf „Datei“ und klicken Sie dann auf „Optionen“.
    • Wählen Sie links den Reiter „E-Mails“ aus und entfernen Sie dann alle Haken im Bereich „Nachrichteneingang“.
    • Bestätigen Sie abschließend das Fenster mit einem Klick auf „OK“.
    E-Mails schreiben, die auch gelesen werden
    Machen Sie es den Empfängern Ihrer E-Mails einfach, indem Sie empfängerorientierte E-Mails verfassen. Sie werden sehen, dass sich das auch positiv auf deren Antwortverhalten auswirkt.

    • Schreiben Sie pro E-Mail nur ein Thema.
    • Benutzen Sie einen verständlichen Betreff.
    • Benutzen Sie unterschiedliche Formatierungen für wichtige Details und heben Sie die Kernaussagen farblich oder in größerer Schrift hervor.
    • Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und deutlich.
    So machen Sie es dem Empfänger einfach, die wichtigen Informationen schnell aufzufassen und zu verarbeiten.
    Delegation – aber richtig!
    Aufgaben können direkt in Outlook anderen Personen zugewiesen und dadurch delegiert werden. So kann man zum Beispiel der Assistenz Aufgaben zuweisen, ohne lange Informations-E-Mails zu schreiben. Um eine Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen klicken Sie in der Aufgabe oben in der Menüleiste auf „Aufgabe zuweisen".

    Nun können Sie in das „An-Feld" den gewünschten Empfänger eintragen. Zusätzlich haben Sie über zwei Auswahlfelder die Möglichkeit, eine aktualisierte Kopie der Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste zu behalten und einen Statusbericht anzufordern, sobald die Aufgabe vom neuen Bearbeiter als erledigt markiert wurde. Nachdem Sie auf „Senden" geklickt haben erscheint im Postfach des Empfängers eine neue Benachrichtigung über die zugewiesene Aufgabe, die dieser nun annehmen oder ablehnen kann.

    Es empfiehlt sich, dieses Vorgehen mit der Person abzustimmen, bevor mal das erste Mal eine Aufgabe aus Outlook delegiert, da viele diese Funktion noch nicht kennen.
    Eine Tastenkombination, die Leben veränderte
    Dank OneNote können Sie Teilbereiche des Bildschirms als Screenshot ausschneiden und direkt in OneNote oder einem anderen Programm einfügen. Mit der Tastenkombination Windows + SHIFT + S (in OneNote 2010: Windows + S) wird ihr Bildschirm mit einem milchigen Schleier belegt und ihr Mauszeiger wandelt sich zu einem Fadenkreuz.

    Nun können Sie mit gedrückter linker Maustaste einen beliebigen Teilbereich des Bildschirms aufziehen und diesen so als Screenshot speichern.
    Schluss mit dem Büroalltag wie er bisher war!
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