Mehr als warme Worte! So führen Sie Quartalsgespräche!



In unseren Beratungsprozessen mache immer wieder gerne den Test und fragen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob sie die fünf wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens kennen und ob Sie wissen, wie Sie zum Erreichen dieser Ziele beitragen. Nicht selten sind die Antworten ernüchternd. Nutzen Sie Quartalsgespräche, um Erfolg zu vereinbaren und Unternehmensziele zu erreichen!

Was ist das Problem

Oft gibt zwar es Unternehmensziele, aber diese sind selten bekannt oder soweit von der Arbeit der jeweiligen Mitarbeiterinnen oder des Mitarbeiters entfernt, dass sie im Alltag keine Rolle spielen. Nicht selten ist auch so, dass erst nach Ablauf eines Jahres festgestellt wird, dass massive Schwierigkeiten aufgetreten sind oder dass geplante Maßnahmen nicht umgesetzt wurden. Um den Dominoeffekt zu vermeiden, der entsteht, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Probleme mit ihren Maßnahmen haben, sollten Sie in regelmäßigen Abständen Quartalsgespräche führen. So behalten Sie den Überblick, gewährleisten, dass Ziele erreicht werden können und sparen Geld und Zeit!

Quartalsgespräche dienen dem Überblick
Quartalsgespräche helfen, den Überblick zu behalten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie Quartalsgespräche, um Ihre Ziele zu verfolgen!

Der Ford-Manager und spätere Chrysler-Sanierer Lee Iacocca schreibt in seinem Welt-Bestseller "Eine amerikanische Karriere", dass er in regelmäßigen Abständen seinen leitenden Angestellten folgende Fragen vorlegte:

  • Welche Ziele haben Sie für die nächsten drei Monate?
  • Welche Pläne, Prioritäten und Hoffnungen verfolgen Sie?
  • Was gedenken Sie zu tun, um sie zu realisieren?

Die richtigen Fragen für Quartalsgespräche
Mit den richtigen Fragen in die Quartalsgespräche gehen

Sie merken, dass diese Fragen für Quartalsgespräche über einen Meinungsaustausch hinausgehen. Sie sind auch mehr als eine Zielvorgabe. Die von Iacocca gewählten Formulierungen stärken die Eigeninitiative der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Führungskraft stellen Sie im Rahmen der Quartalsgespräche die entscheidenden Fragen, doch Ideen und Lösungsvorschläge werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwartet.

Tipp Nr. 2: Sparen Sie Zeit durch Quartalsgespräche!

In vielen Fällen läuft es so: ein Mitarbeiter hat ein Problem und kommt damit zu Ihnen, um mit Ihnen gemeinsam eine Lösung zu suchen bzw. um Sie um einen Lösungsvorschlag zu bitten. Die Herausforderungen, denen sich der Mitarbeiter zu stellen hat, variieren. In der einen Woche geht es darum, dass vereinbarte Ziele mit den abgestimmten Maßnahmen nicht erreicht werden können. Der Mitarbeiter wünscht sich von Ihnen, dass Sie gemeinsam neue Maßnahmen überlegen und die Strategie anpassen. In der darauffolgenden Woche gibt es Probleme bei der Umsetzung eines Projektes. Wieder steht der Mitarbeiter in der Tür und fragt, wie z.B. ein Prozess verbessert werden oder eine Abstimmung vereinfacht werden kann. Und schließlich sind da noch die persönlichen Herausforderungen wie z.B. die Urlaubsplanung oder die Frage nach einer Gehaltserhöhung. Erneut klopft es an Ihrer Tür, weil Ihr Mitarbeiter sich mit Ihnen darüber austauschen möchte. All das lässt sich vermeiden! Durch Quartalsgespräche!

Quartalsgespräche sparen kostbare Zeit
Durch Quartalsgespräche lässt sich Zeit sparen

Führen Sie Quartalsgespräche und vermeiden Sie dadurch die vielen kleinen Unterbrechungen. Sie müssen nicht mehr drei Treffen wahrnehmen, weil der Mitarbeiter weiß, dass er seine Punkte sammeln und die Quartalsgespräche mit Ihnen nutzen kann, um gemeinsam mit Ihnen nach guten Lösungen suchen kann. Und übrigens: führen Sie Quartalsgespräche mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auch mit unseren Azubis vereinbaren wir Ziele und führen mit ihnen Quartalsgespräche durch. Vor Kurzem haben unsere Azubis einen Film zu ihrer Arbeit gemacht. Sie können ihn hier anschauen.

Tipp Nr. 3: Wählen Sie die richtigen Inhalte für Ihre Quartalsgespräche!

Als Führungskraft sollten Sie Ideen, Feedbacks, Anmerkungen zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter in einem kleinen Ordner sammeln. Wenn eines der Quartalsgespräche ansteht, nehmen Sie sich den Ordner und sortieren die anzusprechenden Punkte. Zu den festen Bestandteilen unserer Quartalsgespräche gehört die Frage nach möglicher notwendiger Weiterbildung, nach den Überstunden und nach dem Stand der Erfüllung der vereinbarten Ziele. Sie sollten sich auf jeden Fall die Notizen der letzten Quartalsgespräche noch einmal anschauen, um die vereinbarten Maßnahmen und Ziele ansprechen zu können. Möglicherweise sind auch Dinge vorhanden, zu denen Sie sich verpflichtet haben und die noch nicht erledigt sind. Diese sollte Sie bis zu dem Termin erledigen.

Die Mitarbeiter bereiten Quartalsgespräche vor
Hauptakteur bei der Vorbereitung ist der Mitarbeiter

Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter sollte als Vorbereitung der Quartalsgespräche eine Liste erstellen, welche Projekte und Aufgaben er in den drei Monaten zwischen dem anstehenden Quartalsgespräch und dem darauffolgenden Quartalsgespräch erledigen möchte. Dabei ist darauf zu achten, dass die zwei Kriterien für die Erstellung von Zielen erfüllt sind: Sie sollten a) messbar und b) machbar sein! Bitten Sie Ihren Mitarbeiter auch festzuhalten, zu wie viel Prozent er seine Aufgaben aus Besprechungen, E-Mails, mündlichen Absprachen wie vereinbart umgesetzt hat. Wenn der Mitarbeiter diese Frage nicht mit mindestens 80% beantworten kann, sollte er in seine Quartalsgespräche eine Liste mit Gründen hierfür mitbringen und konkrete Vorschläge vorbereiten, durch welche Maßnahmen er diesen Prozentsatz verbessern möchte.

Quartalsgespräche sind das wichtigste Führungsinstrument, um das Erreichen von Zielen zu steuern! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Quartalsgespräche schriftlich vorbereiten!

Fordern Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heraus, die Vorbereitung der Quartalsgespräche schriftlich zu machen. Wie das aussehen kann, sehen Sie, wenn Sie unser Beispiel-Formular herunterladen.

Protokoll Quartalsgespräch

Download

Der Vorteil: wenn man seine Gedanken zu Papier bringen muss, ist man gezwungen, sich genau auszudrücken. Es wird schwieriger sich selbst und anderen etwas vorzumachen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind herausgefordert, sich selber über ihr Tun Rechenschaft abzulegen.

Gesprochenes bei Quartalsgesprächen immer protokollieren
Arbeiten Sie schriftlich

Auch während der Quartalsgespräche sollten Sie Ihren Mitarbeiter oder ihre Mitarbeiterin auffordern, die Ergebnisse der Absprachen schriftlich festzuhalten. Bitten Sie ihn oder sie darum, eine Gesprächsnotiz anzufertigen und Ihnen zur Verfügung zu stellen. So wird deutlich, dass die Verantwortung für die Punkte, inklusive der Selbstkontrolle beim Mitarbeiter und nicht bei Ihnen liegt!

Tipp Nr. 5: Seien Sie auf mögliche Schwierigkeiten bezüglich der Quartalsgespräche vorbereitet!

Die Einführung der Quartalsgespräche ist genauso wie der Umgang mit Zielen ein Lernprozess. Häufig sind die Ziele noch nicht ausreichend formuliert. Sie sind gut gemeinte Absichten, die aber nicht messbar oder nicht machbar sind. Eine andere Herausforderung kann sein, dass das Blatt deckungsgleich mit dem Formular der letzten Quartalsgespräche ist. Sie sollten sich fragen, ob es an dem Können oder an dem Wollen des Mitarbeiters liegt. Es kann sein, dass das Formulieren der Ziele noch Schwierigkeiten macht und dass der Mitarbeiter Unterstützung dabei benötigt. Es kann aber auch sein, dass der Mitarbeiter nicht auf die notwendigen Ressourcen zugreifen kann.

Schwierigkeiten können bei Quartalsgesprächen vorkommen
Schwierigkeiten gehören dazu!

Sie sollten gemeinsam nach der Ursache suchen, ohne innerhalb der Quartalsgespräche die Verantwortung für das Nichterreichen der Ziele zu übernehmen. Diese liegt beim Mitarbeiter. Er muss signalisieren, wenn er nicht weiterkommt. Ich habe auch schon nach kurzer Zeit Quartalsgespräche beendet und einen neuen Termin vereinbart, weil ich das Gefühl hatte, dass der Mitarbeiter Zeit benötigt, um seine Ziele neu zu formulieren oder weil ich gewährleisten musste, dass dem Mitarbeiter durch eine andere Person Ressourcen zur Verfügung gestellt werden mussten.

Darauf kommt es an

Vermeiden Sie Störungen! Die Quartalsgespräche sind wichtige und entscheidende Zeiten, in denen Sie sämtliche Unterbrechungen vermeiden sollten.

Störungen bei Quartalsgesprächen möglichst vermeiden
Vermeiden Sie sämtliche Störungen

Schalten Sie während Ihrer Quartalsgespräche Computer, Telefon und andere potentielle Quellen für Störungen aus. Diese Zeit gehört Ihnen und Ihrem Mitarbeiter. Sie sollten sich ganz auf den Menschen, seine Ziele, Hoffnungen, Fragen und Prioritäten konzentrieren können.

Was der Tipp bewirkt

Quartalsgespräche sind eine wichtiges Führungsinstrument, um das Erreichen von Zielen zu steuern, die Weiterentwicklung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gewährleisten und um ein Gespür für die aktuelle Situation des Unternehmens zu behalten. Durch Quartalsgespräche lassen sich Termine bündeln und Störungen signifikant reduzieren. Außerdem investieren Sie in die Beziehung zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und haben eine Gelegenheit Feedback zu erhalten und Dankbarkeit auszudrücken!

Extra-Tipp

Gerne verweise ich Sie noch auf unseren Download-Bereich. Dort finden Sie einige Formulare und Dokumente für die Personalarbeit. Surfen Sie einmal vorbei!

Und Sie?

Welche Erfahrungen sammeln Sie mit dem Instrument der Quartalsgespräche? Schreiben Sie mir! Gerne suche ich mit Ihnen gemeinsam nach guten Lösungen!



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