„Habe ich auch an alles gedacht?” – So ist im Vertretungsfall alles perfekt vorbereitet

Kurz bevor es in den Urlaub geht, ist häufig noch einmal richtig Stress angesagt. „Habe ich an alles gedacht? Wissen alle Bescheid, was zu tun ist?“ – Besonders Führungskräfte befürchten dann häufig, ohne sie bräche im Büro die Welt zusammen. Dabei ist es doch gerade wichtig, dass ein Team auch zeitweise ohne den Chef handlungsfähig ist. Um sicherzugehen, dass Sie bei der Urlaubsübergabe auch ja nichts vergessen haben, empfehle ich Ihnen heute einen meiner Lieblings-Bürohelfer: Eine Checkliste für den Vertretungsfall.

Schritt 1: Aufgaben notieren

Der erste Schritt Ihrer Vorbereitungen für den Vertretungsfall hat einen positiven Nebeneffekt: Sie erhalten eine Übersicht all Ihrer aktuellen und regelmäßigen Aufgaben. Welche Struktur Ihnen dabei am meisten hilft, entscheiden Sie. Ich lege mir jeweils eine Spalte für Aufgaben an, die täglich, wöchentlich oder zu bestimmten Tagen erledigt werden müssen.

Vorbereitung für den Vertretungsfall — Erstellen Sie eine Übersicht an Aufgabengebieten für den Vertretungsfall.

Schritt 2: Priorisieren und delegieren

Nun gilt es zu bestimmen, welche Aufgaben in Ihrer Abwesenheit erledigt werden müssen und welche warten können, bis Sie zurück sind.
Die zu erledigenden Aufgaben können Sie den Kollegen zuordnen, die im Vertretungsfall für Sie einspringen. Ich achte dabei immer darauf, dass ich niemanden mit einer Aufgabenflut überfordere. Wenn Sie zusätzlich frühzeitig einen Termin für die Übergabe festlegen, kommen weder Sie noch Ihre Kollegen in Stress. Ihre Mitarbeiter danken es Ihnen.

Aufgaben im Vertretungsfall — Priorisieren Sie Aufgaben, die im Vertretungsfall erledigt werden müssen.

Schritt 3: Zuständigkeiten kommunizieren und beschreiben

Wenn Sie die Aufgaben inhaltlich und fachlich zugeordnet haben, können Sie Ihre Überlegungen mit den Personen besprechen, die Sie vertreten. In einem geplanten Vertretungsfall, beispielsweise wenn Sie Ihren wohlverdienten Urlaub genießen, erfolgt im Vorhinein meist ohnehin eine Übergabe. Für einen plötzlichen Krankheitsfall oder eine Abwesenheit aus anderen Gründen, kann es helfen, eine kurze Aufgabenbeschreibung zu hinterlegen. So ersparen Sie sich den Stress, Ihre Kollegen vom Krankenbett aus noch einweisen zu müssen.

Extra-Tipp 1

Formulieren Sie die Aufgaben und Abläufe für Ihre Vertretung nicht in einem Fließtext, sondern in übersichtlichen Abschnitten. Das kostet Sie weniger Zeit und ist für Ihre Kollegen leichter greifbar. Hilfreich sind hier Schritt-für-Schritt-Vorgehensweisen oder „Wenn-Dann-Formulierungen”:
„Wenn Herr Meier mit dem Vorschlag zufrieden ist, wird dieser an Frau Müller weitergeleitet. Stellt sich Herr Meier quer, ziehst Du Herrn Schmidt hinzu, der weiß Bescheid.”

Nichts beruhigt mehr, als eine bewährte Checkliste abzuhaken und zu wissen: „Super, ich habe an alles gedacht!” Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp 2

Gehen Sie die Aufgaben auch dahingehend durch, ob dafür Zugänge zu personalisierten Nutzeraccounts benötigt werden. Wenn ja, können Sie vorsorglich Gastzugänge einrichten – oder Sie hinterlegen Ihrer Vertretung Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort.

Darüber hinaus ist es hilfreich, zu der Aufgabenbeschreibung noch alle wichtigen beteiligten Personen und deren Kontaktdaten hinzuzufügen. Dazu gehören auch zwischenmenschliche Informationen („Meier versucht meist, Schmidt zu unterbrechen. Hier gerne entschlossen moderieren”). Damit dürfte Ihre Vertretung mit allen wichtigen Informationen versorgt sein.

Schritt 4: Checkliste anlegen – und abhaken!

Dieser letzte Schritt macht die meiste Freude, denn nichts beruhigt mich mehr, als eine ausgefeilte Checkliste abzuhaken und zu wissen: „Super, ich habe an alles gedacht.” Um Ihnen die Anfertigung Ihrer individuellen Checkliste zu erleichtern, stelle ich Ihnen heute eine Vorlage zur Verfügung, mit der ich selbst gerne arbeite. Ergänzen Sie die Liste um alle „Du meine Güte, habe ich daran gedacht, …”-Gedanken, die Sie vor Ihrem letzten Urlaub hatten. So entwickelt sich die Checkliste im Laufe der Zeit zu Ihrer Urlaubsabsicherung.

Darauf kommt es an

Einmal angefertigt, benötigen Ihre Unterlagen für den Vertretungsfall lediglich ab und an etwas Pflege. Ob spontan oder geplant – wenn Sie dann mal nicht im Büro sind, können Sie ruhigen Gewissens davon ausgehen, dass Ihre Kollegen wissen, was zu tun ist.