Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage



Protokolle, Konzepte, Angebote – das Leben ist zu kurz für lange Sucherei! Finden Sie nicht auch? Lesen Sie, wie Sie eine Datei so ablegen, dass Sie sie auch noch nach einigen Jahren wiederfinden.

Was ist das Problem

Was nützt die beste Datei, wenn man sie nicht findet? Neben der Vereinbarung einheitlicher Ablagespielregeln sollten Sie auch bei der Vergabe von Dateinamen und bei der Bezeichnung von Ordnern darauf achten, dass Sie einem einheitlichen und sinnvollen Schema folgen. Folgende 3 Tipps werden Sie dabei unterstützen!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Wählen Sie für ihre Dateien eine einheitliche Bezeichnung!

Verwenden Sie beim Abspeichern einen Namen für die Datei, in der ein Datum und die Bezeichnung erscheinen. Schreiben Sie z.B. „2016_08_27_Strategiekonzept.doc” statt „Strategiekonzept_neu.doc”. Wenn es an einem Tag mehrere Versionen gibt, nummerieren Sie diese einfach durch: „2014_03_27_Strategiekonzept_V1.doc”. So kann stets mit einem Blick die aktuelle Version identifiziert werden.

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Tipp Nr. 2: Fassen Sie Ordner und Verzeichnisse zusammen

Das Verzeichnis, in dem Sie Ihre Datei ablegen, sollte nicht viel mehr als etwa sieben Unterordner haben. Sonst kann es schnell unübersichtlich werden. Fassen Sie zusammengehörige Ordner in einem neuen Verzeichnis zusammen. Damit bewahren Sie Übersichtlichkeit und finden jede Datei.

Tipp Nr. 3 Vergeben Sie Namen, die auf den Inhalt der Datei und des Ordners schließen lassen.

Die Vergabe von Dateinamen wie „Notizen”, „Allgemeines” oder „Ideen” kann gefährlich sein. Solche Dateien werden schnell zum Grab. Mit etwas Überlegung ist das Anlegen einer Datei mit solch einem Namen meist vermeidbar. Eine Datei mit dem Titel „Ideen” ließe sich z.B. sinnvoller in einem „Ideen-Ordner” unter einem eindeutigeren Namen, z.B. „neue Produkte” ablegen. Eine Datei „Notizen” wäre eventuell sinnvoller einem Meetingprotokoll zuzuordnen. Vermeiden Sie es auch, Ordner mit der Bezeichnung „Sonstiges” etc. anzulegen. Meiner Erfahrung nach schaut dort nie wieder jemand vorbei.

Aus der Beratungspraxis

Vor kurzem begleitete ich ein Projekt, bei dem vier Controller Planungsgespräche für eine strukturierte EDV-Ablage geführt haben. Interessanterweise hatte jeder einzelne dieser Controller sein eigenes Ablagesystem. Suchte er ein Dokument in seinem Bereich, fand er diese auch sehr schnell. Allerdings waren die Ablagesysteme so unterschiedlich, dass keiner eine Datei des anderen hätte finden können und das, obwohl man regelmäßig auch auf die ein oder andere Datei der Anderen zugreifen musste.

Wichtig war für die Diskussion wieder der Hinweis, dass es nicht falsch oder richtig gibt. Es gibt unterschiedlichste Möglichkeiten, wie die Ablage im Computer aussehen kann. Entscheidend ist, dass man sich einmal auf ein System einigt und dieses dann auch konsequent beibehält. Im beschriebenen Fall sah der Lösungsweg so aus:

  • Ausgehend von den gleichartigen Tätigkeiten wurde überlegt, wo ein guter Platz für die jeweilige Datei wäre.
  • Die Struktur wurde dann gemeinsam am Laufwerk umgesetzt und entsprechend auch mit den bestehenden Dateien gefüllt.
  • Praktisch wurden virtuelle Ordner angelegt, wo gleichartige Tätigkeiten und Informationen abgelegt waren. Die Ordner bekamen Namen wie „Vorbereitungsdateien”, „Statistik”, „Sonderauswertungen”, „Planung”.
  • Für jeden Controller wurden in den jeweiligen Unterverzeichnissen eigene Verzeichnisse angelegt.

Ablage Datei
Individuelle Lösungen für eine gemeinsame Ablagestruktur

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie eine Datei später erneut benötigen, werden Sie sie beim Blick in den zugehörigen Ordner schneller finden. Wenn aussagekräftige Namen vergeben wurden, können Sie die Suchfunktionen Ihres Rechners besser nutzen. Sie machen das Finden auch für Ihre Kollegen leichter.

Und Sie?

Sie können beim Vergeben von Dateinamen ein beliebiges System wählen. Wichtig ist nur, dass dieses System durchgängig befolgt wird. Verraten Sie mir Ihr System? Ich lerne gerne dazu!

 



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