Tipps für eine wirksame Vertretung: Hinterlassen Sie Dank Vertretungsregelungen mehr als nur eine Abwesenheitsnotiz

In jedem Unternehmen ist es unvermeidlich, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen abwesend sind – sei es durch Urlaub, Krankheit oder andere persönliche Verpflichtungen. Eine gut durchdachte Vertretungsregelung ist daher essenziell, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen. Sie gewährleistet, dass wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch in Abwesenheit eines Mitarbeiters nahtlos weitergeführt werden können. In unserem Büro-Kaizen Beitrag zeigen wir Ihnen wie eine gute Vertretung gelingen kann.

1. Tipps für eine reibungslose Vertretung

Eigentlich läuft die Zusammenarbeit gut, doch wenn jemand krank wird, in den Urlaub fährt oder aus sonstigen Gründen nicht erreichbar ist, beginnen in vielen Unternehmen die Probleme. Oft entstehen Unklarheiten, es sammeln sich unerledigte Aufgaben, Entscheidungen müssen aufgeschoben werden und es geht nicht voran. Nach dem Urlaub erwarten den Mitarbeiter frustrierte Kollegen und ein Stapel abzuarbeitender Aufgaben. Das kann vermieden werden, wenn Ihre Vertretung informiert ist und Zugang zu Ihren Unterlagen hat. Von Vertretungsregelungen profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen, eine Regelung zu schaffen, die sich im Alltag bewährt.

1.1 Erstellen Sie eine Liste der Zuständigkeiten und der Vertretung

Im Gegensatz zu einer anonymen E-Mail-Nachricht erzeugt der persönliche Kontakt mit einer Vertretung ein gutes Gefühl und stärkt die Beziehung zum Kunden. Dabei erwartet niemand, dass eine Vertretung alles weiß – aber es hinterlässt immer einen besseren Eindruck, mit jemandem persönlich gesprochen zu haben. Das gilt noch viel mehr, wenn die Vertretung sich um eine gute Lösung für den Kunden bemüht.

Beginnen Sie darum damit, eine Tabelle zu erstellen, auf der die Zuständigkeiten sowie die Vertretungen aufgelistet sind. Fangen Sie einfach an, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. Mit Hilfe dieser Liste sehen Sie, wo noch keine Regelung für die Zuständigkeit und Vertretung besteht und Sie können sie Schritt für Schritt füllen. Die Liste sollten sie anschließend zentral und für alle zugänglich abspeichern.

1.2 Vereinbaren Sie Ablagespielregeln für Ihre Vertretungsregelung

Sehr oft brauchen Kunden einfach eine Information und schon geht es weiter. Damit Ihre Vertretung weiß, wo sie im Zweifelsfalle wichtige Unterlagen findet, müssen Grundsätze und Strukturen für die Ablage bereits im Vorfeld eines Urlaubs geklärt sein. Ein Grundsatz lautet: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.” Ziel ist es, alle benötigten Informationen innerhalb von maximal einer Minute zu finden. Vereinbaren Sie dazu Ablagespielregeln und nutzen Sie Inhaltsverzeichnisse und Hinweise.

Auch wenn jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin seine persönliche Ablage gestalten darf, wie es für sie am besten ist, ein gemeinsam vereinbartes digitales Ablagesystem für alle Unterlagen, die von mehreren Personen des Unternehmens genutzt werden, vereinfacht den Zugriff im Fall einer Vertretung deutlich. Mit Hilfe dieses auf dem gemeinsamen Server oder Cloud abgelegten Systems sowie einer idealen Ordnerstruktur findet sich jeder problemlos in den Unterlagen zurecht.

Hinweis: Wir haben Ihnen als Download ein Beispiel für Ablagespielregeln sowie Anregungen wie Sie ein Ablagesystem organisieren können, erstellt.

1.3 Übergabeprotokoll inklusive Checklisten erstellen

In Ihrer Abwesenheit müssen einige Abläufe reibungslos weiterlaufen. Darum sollten Sie vor Ihrer Abreise ein Übergabeprotokoll erstellen und dem jeweiligen Vertreter genau auflisten was muss wann passieren. Es ist sehr nützlich, diese Aufgaben zeitlich zu ordnen. Vergessen Sie nicht wiederkehrende Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich usw. gemacht werden müssen. Dokumentieren Sie die Aufgaben schriftlich und vermerken Sie – sofern nicht bekannt – wo der Vertreter die jeweiligen Informationen findet.

Natürlich können Sie die Vertretungsregelung jederzeit mündlich besprechen und vereinbaren, davon würden wir Ihnen aber herzlich abraten, denn Schriftlichkeit zwingt zur gedanklichen Klarheit. Und vor allem schafft die Verschriftlichung der Vertretungsregelung Verbindlichkeit und einen Überblick über die Verantwortung, die eine Vertretung mit sich bringt. Der größte Vorteil ist, dass der Vertreter oder die Vertreterin jederzeit nachlesen kann, welche Aufgaben er oder sie übernommen hat, zudem können dort Zugänge und Notizen festgehalten werden.

Hinweis: Eine Vielzahl von Checklisten – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zur Zusammenarbeit in Abteilungen – erhalten Sie in unserem Downloadcenter.

1.4 Klären Sie den Umgang mit Telefon und E-Mail in Ihren Vertretungsregelungen

Im Abwesenheitsfall gibt es aus unserer Sicht drei Varianten:

1. E-Mail-Weiterleitung an den Vertreter/die Vertreterin: Die Vertretung kann somit die E-Mails und aufkommenden Aufgaben zeitnah bearbeiten und wichtige To Dos bleiben nicht liegen. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, einen Autoresponder zu formulieren und das Verfahren transparent zu machen:
   „Sehr geehrte E-Mail-Schreiberin, sehr geehrter E-Mail-Schreiber,
   vom … bis … befinde ich mich im Urlaub. In dieser Zeit werde ich durch Herrn XY vertreten. Ihre E-Mail wurde bereits an ihn weitergeleitet, er wird sich zeitnah bei Ihnen melden …”
2. E-Mail-Zugriff für den Vertreter/die Vertreterin: Die einfachste Variante ist, dass die Vertretung direkten Zugriff auf das jeweilige Postfach bekommt. Dies ist jedoch im Sinne des Datenschutzes schwierig umzusetzen. Es muss klar geregelt sein, dass nur berufliche Mails und Anliegen mit dem geschäftlichen Postfach getätigt werden und keine privaten Dinge enthalten sind.
3. E-Mails werden von extern abgerufen und bearbeitet: Wir empfehlen diese Methoden nicht, außer es gibt keine andere Möglichkeit, wie z. B. im Falle von Führungskräften. Es ist notwendig, dass Sie Ihren Mitarbeitern klar kommunizieren, dass sie nicht innerhalb ihres Urlaubs, im Falle von Krankheit oder ähnlichem arbeiten sollen oder müssen.

Hinweis: Die schlechteste aller Varianten ist jedoch eine Abwesenheitsmeldung. Sie erzeugt unnötigen Stress in der Zeit nach dem Urlaub und verunsichert den Kunden.

2. Video-Tutorial: Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen

Wir haben für Sie ein Video-Tutorial erstellt, das Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz – etwa bei Urlaub oder anderen Abwesenheiten – einrichten können.

✉️ Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen (so einfach geht’s)

(Dauer 04:36 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials: Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen

• Einleitung 00:00
• Automatische Antworten in Outlook aufrufen 00:19
• Aktivierung, Optionen und Wissenswertes zur Abwesenheitsnotiz 00:40
• Zeiträume für automatische Antworten planen 02:43

3. Fazit: Mehr Entspannung durch Vertretungsregelungen

Funktionierende Vertretungsregelungen dienen sowohl den Kunden, dem Unternehmen als auch Ihnen selbst:

• Die Kunden freuen sich, dass ihr Problem gelöst wird – auch wenn der gewohnte Ansprechpartner gar nicht da ist.
• Dem Unternehmen geht kein Auftrag verloren.
• Durch gezielte Absprachen sowie durch Transparenz in den E-Mails und Akten erleichtern Sie Ihrer Vertretung die Weiterarbeit an Ihren Aufgaben und Projekten.
• Sie selbst können nach Ihrer Rückkehr entspannt Ihre Arbeit aufnehmen und werden nicht unter einem belastenden Berg ungelöster Probleme begraben.