Und tschüss! Vom Anrufbeantworter bis zur Vertretung – so planen Sie perfekt für Ihren Urlaub vor!



So lange warten Sie schon auf Ihren Urlaub! Sie haben einen Zettel an der Pinnwand oder eine App auf dem Handy, wo Sie die Tage und Stunden zählen können, bis es endlich, endlich so weit ist! Sommer, Sonne, Freiheit – und tschüss!

Aber was ist mit Ihrer Arbeit? Was machen Ihre Kunden in der Zwischenzeit? Und Ihre Kollegen? Wissen die einen überhaupt, dass Sie weg sind? Und wissen die anderen, was ohne Sie zu tun ist? Wer beantwortet Ihre E-Mails? Wer übernimmt dringliche Anfragen und Aufgaben? Und wie war das noch mit dem Anrufbeantworter?

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Einfach so in den Urlaub verschwinden? Nicht ohne die perfekte Vorbereitung!

Was ist das Problem

Viele verschwinden in den wohlverdienten Urlaub und erholen sich beim Wandern, am Strand oder auf Balkonien. Zwei oder drei Wochen lang wollen sie mit nichts behelligt werden, sondern einfach nur ihre Ruhe haben und bitte nicht an die Arbeit denken müssen.

Doch dann schickt ein Kunde eine E-Mail, weil er eine Frage hat und niemand ans Telefon ging, auch kein Anrufbeantworter. Oder jemand aus dem Büro ruft Sie ganz panisch an und fragt, wo eine bestimmte Akte ist. Und die Chefin wird sauer, wenn sie von einem Lieferanten erfährt, dass sich niemand zuständig fühlte oder Bescheid wusste, als er vor der Tür stand.

Warum das alles? Weil nur wenige ihren Urlaub ausreichend vorplanen. Also, den Urlaub natürlich schon, der wird über Wochen und Monate geplant, bis sogar die nächtlichen Träume voll davon sind. Aber die eigene Abwesenheit im Büro – die wird meistens vernachlässigt.

Urlaub steht an, aber was ist mit Ihrer Arbeit? Vom Anrufbeantworter bis zur Vertretung – so planen Sie Ihren Urlaub perfekt vor! #BueroKaizen Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Dabei ist die Vorbereitung für den Urlaub nur ein ganz kleiner Schritt. Drei Dinge müssen Sie dabei beachten, und schon können Sie ans Ende der Welt fliegen oder in den Stadtpark gehen, und niemand wird Sie im Urlaub behelligen (müssen).

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Der Anrufbeantworter ist schnell eingerichtet und lässt Sie entspannt in den Urlaub reisen.

1. Tipp:

Was passiert mit Ihrem Telefon, wenn Sie in den Urlaub fahren? Stellen Sie einfach nur den Ton ab, damit niemand durch das Klingeln gestört wird? Leiten Sie um auf eine Kollegin oder einen Kollegen? Oder schalten Sie Ihren Anrufbeantworter ein?

Das Kundenfreundlichste ist, das eigene Telefon auf ein anderes umzuschalten. Denn auf diese Weise geht immer eine freundliche Stimme ans Telefon und Ihre Kundschaft fühlt sich gut aufgehoben – selbst dann, wenn sie erfährt, dass Sie für drei Wochen im Urlaub sind.

Für Einzelunternehmer gibt es übrigens Sekretariatsservices, die einen solchen Dienst anbieten: sie notieren, wer mit welchem Anliegen angerufen hat und geben Ihnen diese Auskunft nach Ihrer Rückkehr weiter.

Wenn ein Umschalten Ihres Telefons aber absolut nicht möglich ist, sollten Sie wenigstens den Anrufbeantworter einschalten. Immer. Denn was für ein Bild liefern Sie Ihren Kundinnen und Kunden, die vielleicht gar nicht wissen, dass Sie im Urlaub sind, und die zigfach umsonst bei Ihnen anrufen? Was bei denen ankommt, ist: Da sitzt kein Profi. Und, schwupps, suchen die sich eine andere Firma.

Sprechen Sie deshalb eine freundliche und individuelle Nachricht auf den Anrufbeantworter. Teilen Sie mit, ab wann Sie wieder erreichbar sein werden. Wenn Sie zurückgekehrt sind, können Sie die hinterlassenen Nachrichten verlässlich abarbeiten.

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Nutzen Sie nicht nur den Anrufbeantworter, sondern auch den Autoresponder.

2. Tipp:

Eine zweite technische Einrichtung, die kaum je genutzt wird, ist der Autoresponder. Der schickt, bei Eingang einer E-Mail während Ihrer Abwesenheit, eine automatische Nachricht zurück. Diese Nachricht können Sie selbst vorformulieren.

In den unfreundlichsten Fällen steht da: „Ich bin bis zum (Datum) nicht im Büro. Nachrichten werden in dieser Zeit nicht gelesen.“ Und das ist natürlich nicht akzeptabel – denn Ihre Kunden lesen darin: „Sie und Ihre Frage sind unwichtig!“

Ideal wäre eine höfliche oder freundliche Ansprache und ein ebensolcher Text, mit dem sich die Kundinnen und Kunden verstanden und gut aufgehoben fühlen – auch in Ihrer Abwesenheit. Wie schon beim Telefon sollten Sie E-Mails während Ihrer Abwesenheit, wenn möglich, an jemand anderen im Unternehmen weiterleiten. Und genau das können Sie dann auch im Autoresponder mitteilen: dass Sie im Urlaub sind, dass aber die E-Mail an Kollege X weitergeleitet wird, der sich schnellstmöglich melden wird.

Sollte es aber aus Geheimhaltungs- oder anderen Gründen (z. B. weil Sie Einzelunternehmerin sind) nicht möglich sein, dass sich jemand anderes um Ihre E-Mails kümmert, teilen Sie dies im Autoresponder entsprechend mit.

Ein solcher Text ist schnell geschrieben und wird im Autoresponder gespeichert. Und der wird mit einem Klick und der Eingabe der Laufzeit innerhalb von einer Minute aktiviert. Beim nächsten Urlaub ist der Text noch gespeichert, und Sie müssen nur das Datum und vielleicht den einen oder anderen Textteil austauschen. Mehr als fünf Minuten dauert diese Einrichtung nicht.

Aber genauso wie ein eingeschalteter Anrufbeantworter lässt Sie der Autoresponder als Profi dastehen, als eine Person, die ihre Kundinnen und Kunden ernst nimmt und ihnen den bestmöglichen Service bieten möchte.

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Arbeiten Sie vor Ihrem Urlaub Ihre Vertretung ein, damit der Service nicht auf der Strecke bleibt.

3. Tipp:

Planen Sie immer auch eine Vertretung für Ihre Urlaubszeit ein. Denn die persönliche Ansprache kommt bei Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern immer besser an als die automatische Antwort von Anrufbeantworter oder Autoresponder.

Im besten Fall suchen Sie sich jemanden, die oder der sich mit Ihrem Fachbereich sehr gut auskennt oder schnell einen Überblick bekommen kann. Falls das nicht möglich ist, gibt es vielleicht jemanden mit einer freundlichen Stimme und Art, die oder der Ihre Anrufe entgegennehmen und Ihre E-Mails beantworten kann.

Darauf kommt es an

Ihr Urlaub sollte grundsätzlich gut vorbereitet sein. Es genügt einfach nicht, wegzufahren und aus dem Urlaub heraus E-Mails zu beantworten (zumal das für Ihre Erholung nicht wirklich förderlich ist). Planen Sie deshalb frühzeitig vor und informieren Sie die Business-Kontakte, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben, vorab. Und heben Sie sich auch den Text für den Anrufbeantworter und den Autoresponder auf, damit Sie ihn beim nächsten Urlaub so oder ähnlich wieder nutzen können und nicht jedesmal neu über dem perfekten Text grübeln müssen.

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Alles ist vorbereitet, der Urlaub kann losgehen: dank Anrufbeantworter, Autoresponder und Urlaubsvertretung.

Was der Tipp bewirkt

Anrufbeantworter, Autoresponder und Urlaubsvertretung bewirken zweierlei: zum einen können Sie ganz entspannt in den Urlaub fahren, weil Sie wissen, dass Ihre Kundinnen und Kunden gut versorgt sind – und sei es nur mit der freundlichen automatischen Nachricht, dass Sie nicht da sind, sich aber nach Ihrer Rückkehr sofort kümmern werden.

Zum anderen zeigen Sie Ihren Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten auf diese Weise nicht nur, dass Sie professionell sind, sondern auch, dass Sie sie ernst nehmen und dass sie sich auf Sie verlassen können. Das ist einer der wichtigsten Aktivposten jedes Unternehmens und wird Ihren positiven Ruf bestärken.

Extra-Tipp

Wenn Sie auf dem Anrufbeantworter oder im Autoresponder versprechen, sich nach Ihrer Rückkehr schnellstmöglich um das Anliegen Ihrer Kunden zu kümmern, dann sollten Sie das unbedingt tun. Reservieren Sie sich die ersten Tage Ihrer Rückkehr nach dem Urlaub nicht nur fürs Nachholen all der schönen Klatschgeschichten im Büro, sondern vor allem für das Abarbeiten der eingegangenen Nachrichten. So werden die Kunden und Geschäftspartner, die geduldig das Ende Ihres Urlaubs abgewartet haben, nicht ein zweites Mal enttäuscht.

Und Sie?

Mit welchen Sprüchen auf dem Anrufbeantworter haben Sie schon gute Erfahrungen gemacht? Und welche nerven Sie selbst, wenn Sie sie irgendwo hören? Schreiben Sie mir davon – ich bin gespannt! Und falls Sie diese Tipps hilfreich fanden, interessiert Sie vielleicht auch mein kostenloser E-Mail-Kurs. Er verpflichtet Sie zu nichts, aber er wird Ihnen helfen, auch in anderen Bereichen verlässlich zu arbeiten und dabei ganz entspannt zu bleiben.



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