Anrufbeantworter besprechen: immer informiert, weniger abgelenkt



Schnee von gestern, der Anrufbeantworter? Das sehe ich ganz anders! Dieses Gerät verdient ein Revival und kann richtig nützlich sein. Warum Sie das angestaubte Gerät unbedingt reaktivieren und den Anrufbeantworter neu besprechen sollten und was Ihnen das im Alltag bringt, erfahren Sie hier im Blog.

Der Anrufbeantworter verdient ein Revival in modernen Büros! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Mal ehrlich, können Sie sich wirklich gut konzentrieren? Ich meine jetzt im Alltag, nicht in einer ruhigen und entspannten Stunde am See. Die meisten von uns Büroarbeitern tun sich damit zunehmend schwer, denn unzählige Ablenkungen kennzeichnen unseren Arbeitstag. Da stürmt die neue Kollegin rein, weil sie das Druckerpapier nicht findet, Ihr Gegenüber am anderen Schreibtisch ruft Arbeitsanweisungen ins Nachbarbüro hinüber und raubt ihnen die Möglichkeit, sich konzentrieren zu können und Ihr eigenes Telefon steht auch nicht still. Einen Trost gibt es, denn damit sind Sie nicht allein. Die große Arbeitseffizienzstudie, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig herausbrachte, fasst unsere gefühlte Konzentrationsschwäche in Zahlen zusammen. Schwarz auf weiß ist in der Studie zu lesen, dass wir rund einen Tag pro Woche (!) durch Ablenkungen verlieren – einen ganzen Tag, machen Sie sich das einmal bewusst! Höchste Zeit, etwas zu ändern.

Anrufbeantworter besprechen hilft
Überall und gedanklich doch nirgendwo? Dagegen hilft das Anrufbeantworter besprechen!

So funktioniert es

Genau hier kommt das manchmal schon nostalgisch anmutende Gerät ins Spiel: Den Anrufbeantworter besprechen, genau das könnte Ihre Lösung für weniger Ablenkung sein. Denn nicht jedes Gespräch ist dringend und muss genau jetzt angenommen werden, wo Sie kurz vor dem entscheidenden Durchbruch beim gemeinsamen Brainstorming sind. Und auch nicht, wenn Sie gerade die überfälligen Rechnungen schreiben. Immer dann, wenn Ihre Konzentration gerade komplett für wichtigere Dinge benötigt wird, sollten Sie es wieder einmal tun, den Anrufbeantworter besprechen. Das Gerät kann hochbrisante Situationen, die Ihre gesamte Aufmerksamkeit verlangen, entzerren, soll aber natürlich nicht als Schutzschild gegen Anrufe von außen dienen. Das richtige Maß zu finden, ist gar nicht so schwer, meine Tipps zeigen Ihnen, wann das Anrufbeantworter besprechen sinnvoll ist und wann nicht.

Tipp 1: das richtige Einrichten des Anrufbeantworters

Puh, der gute alte AB, wie war das noch gleich? In Zeiten von Smartphone und Co. kennt sich kaum noch jemand mit diesem Gerät aus. Dabei kann man die beiden Dinge wunderbar miteinander vernetzen und so gleich doppelt profitieren. Bevor Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen, geht es zunächst ans Einrichten des Gerätes. Am Beispiel der FRITZ!Box, die in deutschen Büros nach wie vor besonders weit verbreitet ist, zeige ich Ihnen, wie Sie heute mehr aus dem AB rausholen. Loggen Sie sich in die Geräteverwaltung ein und wählen Sie dort den Punkt „Telefonie” und anschließend „Telefoniegeräte” aus. Hier können Sie ganz einfach auswählen, wann der Anrufbeantworter einspringen soll. Sie können wählen, ob dies sofort oder auch erst nach zehn Sekunden geschehen soll. Falls Sie einmal nicht im Büro sind, ist auch das kein Problem. Lassen Sie sich die AB-Nachrichten doch einfach aufs Smartphone schicken. Wählen Sie hierfür lediglich unter „Nachrichten&rdquo: den Punkt „Nachrichten per E-Mail versenden” aus. Künftig können Sie Ihren AB also ganz einfach unterwegs abhören bzw. vorab per Mail lesen, wer Ihnen eine Nachricht hinterlassen hat. Sie erkennen schnell, ob ein Anruf möglicherweise wichtig war und schnell beantwortet werden sollte, oder ob er etwas Zeit hat und das ganz egal, wo Sie sich gerade befinden. Hier können Sie die Tipps zum Einrichten des Anrufbeantworters noch einmal kompakt zusammengefasst nachlesen. Klingt doch schon besser und moderner, als Sie den Anrufbeantworter in Erinnerung hatten, oder?

Anrufbeantworter besprechen richtig einrichten
Vor dem Anrufbeantworter besprechen kommt das richtige Einrichten.

Tipp 2: Anrufbeantworter richtig besprechen

Nun soll der Anrufbeantworter Sie im Alltag entlasten, aber auch Ihren Anrufern nicht signalisieren, dass niemand da ist, sondern als freundlicher Erstkontakt dienen. Genau deshalb ist es wichtig, dass der Ansagetext aussagekräftig ist. Wimmeln Sie nicht mit einem knappen „Rufen Sie später wieder an!” ab, sondern geben Sie klare Informationen. Welchen Anschluss habe ich gewählt, wann ist derjenige wieder zu erreichen, oder gibt es eine alternative Rufnummer, die ich in dringenden Fällen wählen kann? Genau solche Fragen sollten Sie proaktiv beantworten und Ihre Kunden und Geschäftspartner am anderen Ende der Leitung nicht im Regen stehen lassen. Beispiele für gelungene Ansagetexte, mit denen Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen können, gibt es im Download-Center zum kostenlosen Download.

Proaktiv sein beim Anrufbeantworter besprechen
Proaktiv sein, das gilt auch für das Anrufbeantworter besprechen.

Extra-Tipp: One-Minute-Lesson für den Anrufbeantworter

Kennen Sie schon meine hilfreichen One-Minute-Lessons? Diese Kurzanleitungen sind vor allem für technische Geräte sinnvoll und auch im Falle des Anrufbeantworters sehr gut denkbar. Wie Sie eine gute und aussagekräftige One-Minute-Lesson erstellen, lesen Sie in diesem Text zu den hilfreichen Kurzanleitungen. So schaffen Sie in einem Zug eine weitere Hilfe gegen störende Ablenkungen im Büro.

Darauf kommt es an

Es ist wichtig, dass Sie die Vorzüge des Anrufbeantworters auf der Höhe der Zeit nutzen, also beispielsweise das Gerät mit dem Smartphone verbinden. Und dass Sie klare Regeln finden, wie im Büro mit dem Thema Anrufbeantworter besprechen und abhören umgegangen wird. Installieren Sie feste Zeiten, um die neuen Nachrichten zu checken, oder bestimmen Sie einen Zuständigen im Team, der den AB der Abteilung regelmäßig abhört. So verpassen Sie keine wichtige Neuigkeit, können aber gleichzeitig wesentlich konzentrierter an Ihren täglichen Aufgaben arbeiten.

Was der Tipp bewirkt

Luft nach oben gibt es reichlich, bei einem ganzen Tag, den wir durch Ablenkungen im Schnitt verlieren. Aber schon dieser vermeintlich kleine Schritt, den Anrufbeantworter zu reaktivieren, richtig zu besprechen und abzuhören, wird sich bemerkbar machen. Genießen Sie die neu gewonnene Konzentration!

Richtiges Anrufbeantworter besprechen ist wichtig
Bessere Konzentration, mehr Motivation. Und das allein durchs richtige Anrufbeantworter besprechen.

Und Sie?

Steht Ihr AB auch noch im Schrank? Dann teilen Sie diesen Beitrag doch mit Ihren Kollegen und holen Sie das gute Stück wieder ans Tageslicht. Es wird sich sicher für Sie alle lohnen!

 



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