Ein Büroumzug heißt oft viel Arbeit und Zeitverlust. Dennoch lässt er sich nicht vermeiden – etwa bei Standortwechseln, Firmenzusammenführungen oder wenn der Platz knapp wird. Gleichzeitig ist ein Büroumzug die ideale Gelegenheit, Ballast abzuwerfen, neue Strukturen einzuführen und die Zusammenarbeit langfristig effizienter und entspannter zu gestalten. Welche Kosten auf Sie zukommen, welche Vorbereitungen nötig sind und wie der Umzug reibungslos gelingt, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Was kostet ein gewerblicher Büroumzug bei einem Umzugsunternehmen?

Die Kosten für einen Büroumzug sind in der Regel deutlich geringer als erwartet. Zudem können die Umzugskosten für einen Firmenumzug als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Die konkreten Kosten ergeben sich aus den beiden Faktoren, wie viel Umzugsgut transportiert werden muss und welche Entfernung zurückgelegt wird. So ist der Umzug in ein neues Bürogebäude innerhalb von Frankfurt natürlich deutlich kostengünstiger als der Umzug eines Büros von München nach Hamburg. Wie viel Umzugsgut dabei insgesamt zusammenkommt, hängt von der Größe des Büros ab und wird daher von den darauf spezialisierten Transportunternehmen allgemein anhand von einer der drei folgenden Kenngrößen kalkuliert:

der Menge des Umzugsguts in Kubikmetern (ca. 25€ pro Kubikmeter)
der Größe der Bürofläche in Quadratmetern
oder der Anzahl an Mitarbeitern (im Schnitt 6 bis 8 Kubikmeter pro Mitarbeiter)

Laut Auskunft zweier großer, auf Firmenumzüge spezialisierter Logistikdienstleister ergeben sich dann im Durchschnitt folgende Kosten für einen normalen Büroumzug (im Kostenbeispiel bis 100 km Entfernung; für Fernumzüge innerhalb Deutschlands können Sie rund doppelt so hohe Kosten kalkulieren).

Büroumzug mit bis zu 15 Mitarbeitern (6 Kubikmeter pro Mitarbeiter)	Rund 150 € pro Mitarbeiter
Büroumzug ab 15 Mitarbeitern (8 Kubikmeter pro Mitarbeiter)	Rund 200 € pro Mitarbeiter
Umzug eines kleinen Büros bis 60 qm	600 bis 1.000 €
Umzug eines größeren Büros bis 100 qm	800 bis 1.600 €
Büroumzugskosten ab 300 qm	3.500 bis 7.000 €
Büroumzugskosten ab 900 qm	6.100 bis 23.000 €

Oftmals können zu den oben genannten Kosten zusätzliche Kosten entstehen. Darunter fallen z.B.:

Bau und Reparaturen
Diebstahl oder Verschwendung von Inventar
Ausfallzeiten der Mitarbeiter
Gewerbeimmobilienkosten

Unser Tipp: Holen Sie sich vorab mehrere Angebote ein und lassen Sie sich die genauen Kosten einzeln aufschlüsseln. So stellen Sie sicher, dass der Umzug nicht teurer wird als geplant.

2. Den Büroumzug organisieren und planen: Chronologie & Checkliste der To-Dos

Wenn ein ganzes Büro umziehen soll, dann braucht es dafür einen ausgefeilten Schlacht- und Masterplan. Dieser umfasst alle Schritte, Fristen und Kosten und garantiert dadurch einen möglichst reibungslosen Ablauf – sowohl der Vorbereitung und Vorarbeiten, des Umzugs selbst sowie auch anschließend beim Einräumen und Einrichten in den neuen Büroräumlichkeiten. So erhalten Sie nicht nur einen Überblick über alle anstehenden Maßnahmen, sondern übersehen auch keine rechtlichen und bürokratischen Pflichten oder organisatorische Stolperfallen. Dementsprechend gliedert sich der Masterplan für den Büroumzug in folgende fünf Phasen:

Längerfristige Vorbereitungsphase:

Wie lange Sie vor dem Büroumzug mit der Planung anfangen sollten, hängt vor allem von der Größe des Betriebs ab. Bei kleinen Büros reichen meist zwei bis drei Monate Vorbereitungszeit. Bei KMU bis 250 Mitarbeitern kalkuliert man rund ein halbes Jahr, bei bis zu 800 Mitarbeitern meist ein Jahr und bei noch größeren Unternehmen können auch eineinhalb Jahre der Vorbereitung auf den Umzug sinnvoll sein.

Hier geht es vor allem um bürokratische Pflichten und Fristen: Alle Verträge der alten Büroräumlichkeiten rechtzeitig kündigen, das Finanzamt und die Versorger am alten und neuen Standort informieren, neue Telefon- und Internetanschlüsse beantragen und Installieren lassen sowie Angebote von Umzugsfirmen einholen und einen Umzugsservice fix beauftragen.
Ein wesentlicher Teil der Vorbereitungsphase ist aber auch die nötige Vorab-Planung, wie die neuen Büroräume eingerichtet werden sollen. Hierbei sollten die Mitarbeiter natürlich auch mitreden können, um sich an der Einrichtung ihres eigenen Büros beteiligen zu können.

1-3 Monate vor dem Büroumzug:

In dieser Phase werden die konkreten Vorbereitungen für den Umzug getroffen und dabei auch die Zuständigkeiten und Abläufe festgelegt.
Die neuen Büroräumlichkeiten werden gründlich gereinigt und vorbereitet, ausreichend Umzugskartons und Materialien geordert sowie die Kunden, Zulieferer und Dienstleister vorab über den Umzugstermin informiert (und die damit in diesem Zeitraum einhergehende schlechtere Erreichbarkeit und Verfügbarkeit).
Auch neue Visitenkarten mit der neuen Büroadresse sollten rechtzeitig bestellt werden, um zum Umzugstermin verfügbar zu sein.

Wenige Tage vor dem Umzug:

Jeder einzelne Raum und Bereich im neuen Bürogebäude wird durchnummeriert und gut sichtbar am Türstock gekennzeichnet.
Im alten Büro werden alle Schränke und Schreibtische ausgeräumt. Dabei werden die Materialien, Geräte und das Inventar ordentlich verpackt und mit der Raumnummer des Bestimmungsortes im neuen Bürogebäude beschriftet (auf mindestens zwei Seiten jeden Umzugskartons, damit die Beschriftung immer lesbar ist).

Während des Firmenumzugs:

Alle Umzugskartons werden gleich in die richtigen Zimmer oder Bereiche transportiert.
Nicht beschriftetes Inventar wird in einem vorher festgelegten Zimmer gesammelt und abgestellt.
Sämtliche Möbel werden zudem gleich richtig positioniert. Dabei hilft eine Einrichtungsskizze, die neben der Raumnummer gut sichtbar am Türrahmen befestigt wird.
Anschließend werden zügig alle Geräte, Computer und die EDV-Anlage installiert.

Nach dem Büroumzug:

Gewerbeanmeldung am neuen Standort sowie alle benötigten Mitteilungen über die Änderung der Büroadresse und der Kontaktdaten (persönliches Anschreiben an Kunden, im Impressum der Webseite, in den Social-Media-Auftritten, in Branchenbüchern, in den E-Mail-Signaturen aller Beschäftigten sowie eine Pressemitteilung über den Umzug).
Austeilung der neuen Visitenkarten und Reinigung sowie Übergabe der alten Büroräumlichkeiten.
Zum Abschluss folgt dann noch eine kleine Umzugs-Eröffnungsfeier im neuen Büro – als Dankeschön an die Mitwirkenden, zur Motivation der Belegschaft und als gute Gelegenheit für ein außerplanmäßiges „Socialising“ und Networking mit guten Kunden, Investoren und Auftraggebern.

Gerne können Sie sich unsere Checkliste kostenlos herunterladen, die alle wichtigen Punkte enthält. → Büro-Kaizen Checkliste Büroumzug

3. Was ist bei einem Büroumzug alles zu beachten? 4 Tipps, für einen reibungslosen Umzug

Damit der Umzug Ihres Büros nicht nur reibungslos über die Bühne geht, sondern zugleich auch zu einem Neustart mit Effizienz und Produktivität wird, haben wir Ihnen hier vier wertvolle Tipps zusammengestellt. In jedem Tipp finden Sie zudem weiterführende Links zu ergänzenden Beiträgen, hilfreichen Tools oder nützlichen Vorlagen zum kostenlosen Herunterladen.

Tipp 1: Einen Plan erstellen

In die Planungsphase fallen nicht nur sämtliche bürokratischen Pflichten. Den größten Teil der Vorbereitungsphase nimmt die Planung der neuen Büroräumlichkeiten in Anspruch. Denn ein Büroumzug ist die ideale Chance, das bisherige Bürokonzept zu überdenken: Waren die Abteilungen bislang tatsächlich möglichst sinnvoll angeordnet, ist die Aufteilung in Einzelarbeitsplätze auch künftig noch sinnvoll? Die wichtigste Frage vor dem Beziehen neuer Büroräume lautet daher: Wieviel Platz steht insgesamt zur Verfügung und wie soll dieser Platz genutzt werden?

Dabei geht es noch gar nicht um die konkrete Büroeinrichtung (zum Beispiel neue Bürostühle, Schreibtische etc.), sondern um die grundsätzliche Aufteilung des Büros und die Anordnung der Einzelarbeitsplätze.
Als Alternative zu Einzelbüros bieten sich dabei vor allem zwei Konzepte an: Großraumbüros für mehrere Mitarbeiter und/oder das Desk Sharing.

Kommunikativ und platzsparend: Ein Großraumbüro für mehrere Mitarbeiter

Flexibel und modern: Desk Sharing (flexible Nutzung von Schreibtischen)

Ein Großraumbüro spart nicht nur Platz, sondern fördert auch die Kommunikation untereinander sowie die Motivation der Mitarbeiter. Denn kurze Wege, schnelle Absprachen und gemeinsam genutzte Ablagesysteme machen die Arbeit effizienter. Das klappt jedoch nur, wenn die Nutzer des Großraumbüros in ähnlichen Bereichen arbeiten und an einem Strang ziehen, sich also an die gemeinsam vereinbarten Spielregeln halten (zum Beispiel für längere Telefonate ein Einzelbüro aufzusuchen).

Nach dem Büroumzug kann sich das Einrichten eines Großraumbüros lohnen.

Das Desk Sharing, die flexible Nutzung der Einzelarbeitsplätze, ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen eine größere Anzahl an Mitarbeitern im Außendienst, in Teilzeit oder im Homeoffice beschäftigt. Denn dann haben die Mitarbeiter die Wahl, je nach der zu erledigenden Aufgabe entweder einen ruhigen Arbeitsplatz zu nutzen oder einen, von dem aus sie sich mit den relevanten Kolleginnen und Kollegen leichter austauschen können.

Büroumzug & Desk Sharing — Modernes Desk-Sharing: Eine platzsparende Neuerung nach dem Büroumzug

Tipp 2: Von der Chefsache zum Dream-Team

Egal, ob ein Büroumzug von einer Etage zur anderen ansteht oder ob es in ein komplett neues Gebäude und Umfeld geht – der Umzug des Büros betrifft immer alle Mitarbeiter. Und er wird auch nicht überall und bei jedem auf Begeisterung stoßen. Denn Veränderungen bedeuten anfangs für viele immer auch eine Anstrengung (Tipp: Ein reiner Büroumzug an einen anderen Standort an sich ist aber dennoch nicht vom Betriebsrat mittbestimmungspflichtig). Diese Anstrengungen für Ihre Mitarbeiter können Sie jedoch reduzieren, wenn Sie das ganze Team von Anfang an in den Büroumzug mit einbeziehen. Umso größer ist die Chance, dass sich jeder Einzelne gut in die neuen Gegebenheiten einfinden kann.

Tipp für Organisierte: Laden Sie die Mitarbeiter möglichst frühzeitig zu einem Meeting ein, in dem Sie über den anstehenden Büroumzug informieren. Machen Sie deutlich, welche (positiven) Veränderungen damit einhergehen und wie jeder Einzelne zum Gelingen der Aktion beitragen kann.

Tipp 3: Alten Ballast unbesorgt entsorgen

Der Büroumzug ist ein idealer Zeitpunkt, um kleine und große Büros von unnützem Ballast zu befreien. In diesen Prozess können Sie das gesamte Team mit einbeziehen. Denn jeder Mitarbeiter entrümpelt dabei seinen eigenen Arbeitsplatz. Stellen Sie zudem ein Projektteam zusammen, das die Planung übernimmt und die Durchführung des Projekts „Entsorgung vor dem Büroumzug“ koordiniert. Dazu gehören:

Nicht mehr benötigte Lese-Materialien können endlich entsorgt werden.
Bestandsaufnahme und Entrümpelung im Archiv, das von Unterlagen überquillt, deren Aufbewahrungsfristen schon längst abgelaufen sind.
Defekte Bürowerkzeuge, veraltete Elektrogeräte, nicht mehr benötigte Kabel und manche anderen Gegenstände warten schon lange darauf, endlich einmal aussortiert werden zu können.

Tipp 4: Neue Strukturen

In den neuen Büroräumen angekommen, benötigen alle Mitarbeiter etwas Zeit, um sich an die Umstellung und die neuen Abläufe gewöhnen zu können. Eine gute Gelegenheit für regelmäßige Bestandsaufnahmen. Bewähren sich die neuen Regeln und Strukturen im Arbeitsalltag? Oder gibt es noch weiteren Verbesserungsbedarf zum Nachjustieren? Diese regelmäßige Überprüfung der Abläufe und Prozesse schützt vor der Ineffizienz einer schnell aufkommenden Betriebsblindheit – und lässt sich nach einem Büroumzug idealerweise als neue Routine einführen.

4. Erfolgreiche Büroorganisation und Video-Tutorial: Wechsel zu Microsoft 365? Vermeide diese Fehler!

Nach dem Umzug ist eine gut organisierte Bürostruktur entscheidend. Teamwork entsteht nicht nur durch klare Kommunikation, sondern auch durch effiziente Prozesse. Wir haben deshalb für Sie passende Büro-Kaizen-Beiträge zusammengestellt, die den Start in der neuen Arbeitsumgebung erleichtern. Führt Ihr Unternehmen Microsoft 365 ein? Dieses Video zeigt, wie Sie den Wechsel reibungslos gestalten und typische Fehler vermeiden.

→ Büro aufräumen leicht gemacht: Mit Struktur zu effizientem Arbeiten
→ Schreibtisch organisieren: Tipps für mehr Ordnung und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz
→ Abteilung organisieren: Tipps und Methoden für mehr Struktur und Effizienz im Team

⚠️ Wechsel zu Microsoft 365? Vermeide diese Fehler!

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