Microsoft Teams ist sehr vielseitig und bietet viele Vorteile für eine effizientere Kommunikation und digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Nicht umsonst ist das Teams-Tool mittlerweile die zentrale Kollaborationsplattform und Schaltzentrale in Microsoft 365. Grund genug, sich die größten Vorteile von Microsoft Teams einmal näher auf einen Blick anzusehen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Microsoft Teams? Ein schneller Überblick

Microsoft Teams ist der offizielle Nachfolger von Microsofts langjähriger Kommunikations-App Skype for Business. Dabei kann Teams aber deutlich mehr als sein Vorgänger. Denn Teams ist nicht nur ein Kommunikations-Tool, sondern zugleich auch eine Kollaborations-Plattform für das digitale Zusammenarbeiten in Unternehmen.

Ursprünglich wollte Microsoft im Jahr 2016 den bisherigen Marktführer in diesem Softwarebereich, „Slack“, für 8 Mrd. US-Dollar übernehmen. Auf Initiative von Bill Gates hin wurde dann aber die Entwicklung einer komplett eigenen Anwendung vorangetrieben, nämlich Teams.
Die Teams-Anwendung wurde dann im März 2017 als Teil der Microsoft 365 und Office 365 Suite veröffentlicht. Bereits zwei Jahre nach der Veröffentlichung, im Sommer 2019, überholte Teams mit rund 13 Mio. Nutzern pro Tag seinen Hauptkonkurrenten Slack.
2020 stiegen die Nutzerzahlen auf über 75 Mio. aktive User pro Tag, 2021 waren es schon 145 Mio. und 2023 schließlich im Durchschnitt über 300 Mio. Nutzer jeden Tag. Damit ist die Teams-App die mit Abstand am schnellsten wachsende Business-Anwendung in der Unternehmensgeschichte Microsofts!
Eine detaillierte Übersicht, was Teams konkret alles kann, lesen Sie in unserem Einführungsbeitrag → Microsoft Teams im Überblick (von A bis Z).

Vorteile von Microsoft Teams — Microsoft Teams bietet einige Vorteile für effiziente Zusammenarbeit im Team

2. Welche Vorteile bietet Microsoft Teams Unternehmen? Die Top 13 Gründe für Teams im Business-Einsatz

Gute Gründe für Microsoft Teams gibt es genug. Im Folgenden lesen Sie die 13 größten Vorteile in einer Kurzfassung. Zu jedem Vorteil finden Sie auch gleich die passende Anleitung verlinkt (kostenlos), damit Sie selbst möglichst schnell mit einer effizienten Teamsnutzung in Ihrem Unternehmen beginnen können!

Die 13 größten Vorteile von Teams im Überblick:

Kommunikations- und Kollaborationsplattform (Zusammenarbeit) in einer einzigen App
Multichannel-Kommunikation
Professionelle Online-Video-Besprechungen auf Business-Niveau
Dateiablage und konfliktfreies gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien
All-in-one-App integriert Hunderte weitere Anwendungen (auch von Drittanbietern)
Individuelle Workspaces für die Projektarbeit einrichten (alles an einem Ort)
Vollständig digital und mobil (papierlos, orts- und geräteunabhängig)
Sichere digitale Zusammenarbeit auch mit externen Personen (Gästen)
Beseitigt bisherige Datensilos in den Bereichen „Aufgaben“ und „Kontakte“
Einfache Dienst- und Einsatzplanerstellung inklusive mobiler Zeiterfassung per Handy
KI-Unterstützung durch den „Microsoft Copilot“ (zusammenfassen lassen, Text generieren, Vorlagen erstellen etc.)
Eigenes Teams-Admin-Center (für die granulare Verwaltung der Berechtigungen)
Einfacher Wechsel zwischen verschiedenen Unternehmen und Organisationen

Die 13 größten Vorteile von Teams kurz & einfach erklärt:

	Vorteil:	Kurzfassung der Funktion (mit Link zur Anleitung):
1.	Kommunikations- und Kollaborationsplattform in einer einzigen App:	Microsoft Teams vereint das Beste aus seinen beiden Vorgängerprogrammen, Skype for Business (= alles rund um die Onlinekommunikation) und Microsoft Groups (= Gruppenwerkzeug, das mehrere Tools in einer einzigen Anwendung zusammenfasst). Damit bietet die Teams-Anwendung alles rund um die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer einzigen Nutzeroberfläche.
2.	Multichannel-Kommunikation:	Teams bietet die volle Bandbreite an Kommunikationsmöglichkeiten. Zum Beispiel Einzel-Chats, Gruppenchats, Kanal-Unterhaltungen, Wikis, Telefonie, Gruppengespräche (Audio), Video-Telefonie und Online-Besprechungen. So können Sie sich immer den optimalen Kommunikationsweg aussuchen. Dabei gibt es nahezu auf allen Ebenen einen eigenen Chat-Bereich – in jedem Kanal, auf jeder Registerkarte und auch in jedem Online-Meeting. So erfolgt die kontextbezogene Kommunikation und Diskussion immer genau an dem Ort, wo sie hingehört. Und auch Dateien werden immer gleich im richtigen Team und Kanal abgelegt. Das schafft eine strukturierte Ordnung, sichert einen schnellen Zugriff auch bei komplexen Teams und erspart unnötiges Klicken und Suchen. Das macht die Absprachen erheblich übersichtlicher und Ergebnisse schneller wieder auffindbar.
3.	Professionelle Video-Besprechungen:	Microsoft Team ermöglicht Online-Video-Konferenzen auf professionellem Niveau für den Einsatz im Unternehmensumfeld. Dafür stehen vielseitige Funktionen zur Verfügung, z.B. Bildschirm teilen, das Präsentieren von PowerPoint-Vorträgen oder BI-Daten, interaktive Whiteboards, Gruppenräume, Besprechungschats, Handheben (sich melden), Spotlight, individuelle Hintergrundeffekte, Teilnehmerlisten, Video-Aufzeichnungen mit automatischer Transkription etc. Auf diese Weise kann man sich schnell und einfach auch über große Entfernungen hinweg austauschen – fast so wie in „echten“ Meetings, nur eben digital. Das spart allen Beteiligten Arbeitszeit und Reisezeit mit entsprechenden Kosten und terminlichem Stress. Das schont die Umwelt, den Geldbeutel und ist deutlich effizienter!
4.	Dateiablage & gleichzeitiges Bearbeiten der Dateien:	Bei der digitalen Zusammenarbeit in Teams werden nicht nur Besprechungen abgehalten und Nachrichten ausgetauscht, sondern auch Dateien. Microsoft Teams bietet daher verschiedene Möglichkeiten für eine bedarfsgerechte Dateiablage direkt am Ort der Zusammenarbeit. Dabei ist auch eine konfliktfreie parallele und gleichzeitige Bearbeitung derselben Datei durch mehrere Personen möglich. Es gibt keine Versionskonflikte mehr. Das ist ein klarer Vorteil und verbessert die digitale Zusammenarbeit mit den Kollegen erheblich.
5.	All-in-one-App integriert weitere Anwendungen:	Im Arbeitsalltag muss häufig zwischen den verschiedensten Programmen hin und her gewechselt werden, z.B. Excel, Word, OneNote, PowerPoint und Planner. Deshalb besitzt das All-in-one-Tool Teams offene Schnittstellen, über die sich Hunderte weiterer Anwendungen direkt in Teams integrieren lassen – nicht nur andere Office-Apps, sondern auch Anwendungen von Drittanbietern (z.B. Evernote). So lassen sich per Mausklick ganz einfach und situativ die jeweils benötigten Anwendungen in die Teamsoberfläche integrieren. Diese Programme können dann auf einer Teams-Registerkarte genutzt (und darüber im Registerkarten-Chat diskutiert) werden, ohne die Teams-App dafür verlassen zu müssen. Das ist ein großer Vorteil, der das nervige und zeitraubende Anwendungs-Hopping erspart.
6.	Individuelle Workspaces für die Projektarbeit:	Microsoft Teams-App ist zwar kein klassisches Projektplanungstool, aber dafür das optimale Tool für die Projektarbeit. Denn hier lassen sich je nach Bedarf projektbezogene Teams zusammenstellen, die in themenspezifischen Kanälen kontextbezogen diskutieren und, mit den dafür benötigten Anwendungen ausgestattet, gemeinsam an den Inhalten arbeiten. Für die Projektplanung lässt sich ergänzend zudem das Projektplanungstool Planner in Teams integrieren. Auf diese Weise erzeugt Teams einen digitalen Workspace, in dem mehrere Personen hocheffizient digital, dezentral und asynchron (räumlich und zeitlich entgrenzt) zusammenarbeiten können. Die vielen verschiedenen Menüsprachen erleichtern zudem auch die internationale Zusammenarbeit. So lassen sich Dokumente und Dateien auch über sprachliche Grenzen hinweg einfacher gemeinsam erstellen, bearbeiten, und finalisieren.
7.	Vollständig digital und mobil:	Die Teams-App läuft rein digital und auf allen Geräten, auf Windows-PCs und Macs genauso wie mobil auf Android-Smartphones und iPads. Dadurch ist es orts- und geräteunabhängig nutzbar, verbindet Büro, Außendienst und Homeoffice und trägt maßgeblich zu der digitalen Transformation sowie den Vorteilen eines papierlosen Unternehmens bei. Eine zusätzliche Web-Version ermöglicht auch die Teams-Nutzung im Browser, ohne dass dafür die Teams-App auf dem Gerät installiert werden muss (z.B. bei Fremdcomputern, in einem Internetcafé usw.).
8.	Sichere digitale Zusammenarbeit auch mit externen Personen:	Microsoft Teams ist in erster Linie für die interne Zusammenarbeit innerhalb der Microsoft 365-Umgebung eines Unternehmens konzipiert. Es können aber auch externe Kontakte von außerhalb der Organisation als „Gast“ hinzugefügt werden. Mit dem relativ neuen Kanaltyp „freigegebene Kanäle“ (geteilte Kanäle, Shared Channels) lassen sich Gäste zudem auch nur noch einem einzelnen Kanal hinzufügen, ohne dass diese gleich dem ganzen Team mit allen Kanälen beitreten müssen. Das bietet viele Vorteile und macht die punktuelle Zusammenarbeit mit externen Personen einfacher und sicherer. So können Sie auch über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus die Vorteile des digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools nutzen.
9.	Beseitigt Datensilos bei Aufgaben und Kontakten:	In der Teams-Anwendung kann man sich alle eingetragenen Aufgaben aus den anderen Office-Tools To Do, Teams, Planner und Outlook in einer einzigen Anwendung anzeigen und synchronisieren lassen. Durch diese Aufgaben-App in Teams werden die bisherigen Datensilos zusammengeführt und das Verwalten aller persönlichen und gemeinsamen Aufgaben deutlich einfacher und übersichtlicher.
10.	Dienstplanerstellung 2.0 inklusive mobiler Zeiterfassung:	Speziell für die Personaleinsatzplanung gibt es die Teams-App „Schichten“ (Nachfolger von StaffHub), mit der sich Dienstpläne schnell und einfach direkt in Teams erstellen, verwalten und an die Mitarbeiter verteilen lassen. Das hat auch Vorteile für die Beschäftigten, um so bei Bedarf Verschiebungen für einzelne Tage einfacher beantragen zu können, sich untereinander über das Tauschen von Schichten abzustimmen, sich krank zu melden oder einen Urlaub zu beantragen. Für jede einzelne Schicht lassen sich zudem auch Anmerkungen und Erinnerungen hinzufügen, was an diesem Tag alles zu erledigen oder zu beachten ist. Damit eignet sich das Zeitplanverwaltungstool nicht nur für die Schichtplanung, sondern beispielsweise auch für die Koordination von Workstreams. Ein weiterer Vorteil: Mit der Teams-App können die Mitarbeiter vor Ort auch ganz einfach mit ihrem eigenen Handy mobil für die Zeiterfassung ein- und ausstempeln!
11.	KI-Unterstützung durch den „Microsoft Copilot“:	Seit Ende 2023 ist der KI-Chatbot „Microsoft 365 Copilot“ als intelligente Assistenzfunktion in Microsoft Teams verfügbar. Die KI kann zum Beispiel automatisch Zusammenfassungen von Chats und Besprechungen erzeugen, Vorschläge und Textvorlagen erstellen, Aufgabenlisten generieren, Detailfragen beantworten sowie Informationen suchen und zusammenstellen. Damit ist der KI-Copilot in Teams ein großer Vorteil und Zeitgewinn bei vielen Such- und Routinearbeiten!
12.	Eigenes Teams-Admin-Center:	Wer darf alles neue Teams erstellen oder externe Gäste hinzufügen? Damit es keinen Wildwuchs gibt, können in dem speziellen Teams-Admin-Center individuelle Personen und Gruppen mit unterschiedlichen Nutzerrechten ausgestattet werden. Auf diese Weise lassen sich dezentrale Team-Admins festgelegen, die dann ihre jeweiligen eigenen Teams moderieren und z.B. die hinzugefügten Apps verwalten, Vorlagen anlegen, Strukturen vorgeben, den externen Gastzugriff regeln oder auch die Kommunikations- und Chatrichtlinien für dieses Teams einstellen. Auf diese Weise lassen sich die individuellen Berechtigungen granular und benutzerdefiniert festlegen sowie mit flachen Hierarchien und Verantwortlichkeiten direkt in den Teams vor Ort regeln.
13.	Einfacher Wechsel zwischen verschiedenen Unternehmen:	Die neue Microsoft Teams-App, die seit Oktober 2023 verfügbar ist, macht den Wechsel zwischen verschiedenen Unternehmen und Konten wesentlich einfacher. Nun erhält man eine vollständige organisationsübergreifende Übersicht über alle Aktivitäten in allen Teams-Unternehmensumgebungen, in denen man Mitglied ist. Das hat den Vorteil, nahezu ohne Zeitverlust zwischen den Teams der verschiedenen Organisationen hin und herwechseln zu können (z.B. dem eigenen Unternehmen, Auftraggeber, Zulieferer, Kunden usw.).

3. Video-Anleitung: Die Top 10 versteckten Funktionen in Microsoft Teams

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