Microsoft Planner (4): Outlook mit dem Planner verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren


„Ein Outlook wollte Hochzeit feiern, mit dem neuen Planner…“. Wenn schon eine alte Volksweise die Verbindung aus Outlook und Planner besingt, müssen die ja gut zusammenpassen! Doch getreu dem Motto, „Drum prüfe, wer sich ewig bindet, ob sich nicht was Bess’res findet“, überprüfen wir in diesem Blog-Tutorial, wie gut die Aufgabenverwaltung mit Microsofts neuem Projektmanagement-Tool Planner und der klassische Outlook-Kalender tatsächlich harmonieren und sich synchronisieren lassen!

Was ist das Problem?

In der cloudbasierten Office 365 Umgebung gibt es seit Mitte der 2010er Jahre ein gutes Dutzend sehr interessanter und praktischer Kollaborationtools für eine produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen, z.B. Delve, Yammer, Flow, Forms, Dynamics, Teams oder eben der Planner. Diese Neuerungen haben sich aber noch nicht überall herumgesprochen. Und wer seinen vermeintlich perfekten Workflow gefunden hat, macht sich auch ohne Not nicht auf die Suche nach etwas Modernerem.

  • Daher haben sich die Effizienzprofis von Büro Kaizen für Sie bei den vergleichsweise neuen Office 365 Lösungen umgesehen. Was wir dort alles an Unternehmenstools entdeckt haben, können Sie in unseren bisherigen Blogbeiträgen nachlesen.
  • Heute geht es darum, wie Sie das extrem praktische Ressourcenplanungs- und Aufgabenmanagement-Tool Planner mit Ihrem klassischen Outlook verbinden (synchronisieren), so dass Sie jederzeit auf einen Blick über alle Ihre Aufgaben informiert sind.
  • Das lohnt sich! Denn der Planner besitzt einige sehr nützliche neue Funktionen für ein einfacheres und zeiteffizienteres Handling Ihrer Projekt- und Aufgabenverwaltung.

So funktioniert es:

Was ist der Microsoft-Planner überhaupt? Das Projektmanagement-Tool im Kurzportrait

Der Office 365 Planner ist ein Kollaboration-Tool für eine einfachere Aufgabenverwaltung und ein übersichtlicheres Projektmanagement. So behält jeder Mitarbeiter den Überblick über seine Aufgaben – und jedes Teammitglied den Überblick über die Fortschritte des gesamten Projekts und der verfügbaren Zeit- und Personalressourcen. Eine gute Einführung in die praktische Projektmanagement-Lösung lesen Sie in unserem Blog-Tutorial → „Office 365 Planner (1): Planungs- und Kollaboration-Tool für eine effizientere Projektarbeit”.

Die Vorgänge im Planner mit dem Outlook-Kalender synchronisieren

Bei allen Vorteilen, die das Planner-Tool für das Projekt- und Aufgabenmanagement bietet, bleibt der Outlook-Kalender jedoch der zentrale Terminkalender für die Büroarbeit. Denn in Outlook laufen alle Fäden aus Ihrer E-Mail-Korrespondenz, Ihren Kontaktdaten und Metadaten sowie Ihren Kalenderterminen zusammen. Daher sollten Sie die Zeit- und Fälligkeitsdaten Ihrer Planner-Aufgaben auch unbedingt mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisieren, um stets mit einem Blick die komplette Übersicht über Ihre Termine und To-Dos zu behalten!

Schritt 1: Wie Sie den im Planner-Plan integrierten Terminplan nutzen

Auch der Microsoft Planner besitzt eine Art Terminkalender. Im Planner-Board können Sie sich mit einem Klick auf → Zeitplan alle Aufgaben eines Plans nach Fälligkeitsdatum geordnet anzeigen lassen.

  • Aufgaben, die ohne ein festgelegtes Start- oder Fälligkeitsdatum veröffentlicht wurden, werden rechts neben diesem Planner-Zeitplan in einer Liste mit nicht geplanten Vorgängen aufgeführt.
  • Sie können ungeplante Aufgaben einfach per Drag and Drop in den Kalender ziehen und damit den Fälligkeitszeitpunkt festlegen, oder umgekehrt, eine bereits geplante Aufgabe in die Liste mit ungeplanten Vorgängen ziehen, um das Fälligkeitsdatum wieder zu löschen.
  • Die Aufgabenliste lässt sich zudem nach verschiedenen Kriterien sortieren, z.B. nach den zugewiesenen bzw. bearbeitenden Personen, dem Bearbeitungsfortschritt oder den jeweiligen Kategorien.

Schritt 2: Den Planner-Zeitplan für Outlook zuerst in ein iCalendar-Format umwandeln

Damit Sie ja keine Aufgabe übersehen und stets alle Termine und Fälligkeitsdaten in Ihrem Outlook-Kalender übersichtlich auf einen Blick haben, sollten Sie den Planner-Zeitplan noch mit Ihrem Outlook-Kalender verbinden, also synchronisieren. Dafür müssen Sie den Planner-Plan zunächst in ein iCalendar-Format umwandeln und dann anschließend Ihrem Outlook-Kalender hinzufügen. Das geht ganz schnell.

  • Öffnen Sie Ihren Planner-Plan und klicken Sie am rechten oberen Rand auf das Symbol für weitere Optionen (die drei Punkte → „…“, siehe Abbildung I). Wählen Sie dann in dem Dropdownmenü den Befehl → Hinzufügen von Plan zu Outlook-Kalender Falls Sie diesen Menüpunkt nicht sehen, hat Ihr Administrator das Synchronisieren zwischen Planner und Outlook-Kalender deaktiviert – bitten Sie ihn in diesem Fall einfach um eine Reaktivierung.
  • Wählen Sie in dem sich anschließend öffnenden Dialogfenster „Plan mit iCalendar-Feed zu Outlook-Kalender hinzufügen“ die Option → Veröffentlichen aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche → Zu Outlook hinzufügen. (Hinweis: Den am linken Rand ebenfalls angezeigten iCalendar-Link benötigen Sie nur für das Einbinden des Planner-Plans in eine andere Kalender-App, für das Synchronisieren mit dem Outlook-Kalender gibt es die oben beschriebene One-Click-Lösung.)

Schritt 3: Den Planner-iCalendar zum Outlook-Kalender hinzufügen

Öffnen Sie nun Ihr Outlook, um den Planner-Zeitplan mit Ihrem Outlook-Kalender zu verbinden.

  • In der Desktop-Anwendung von Outlook finden Sie den Planner-Zeitplan ab sofort in der Ansicht → Kalender unter → Meine Kalender.
  • In der Programmversion Outlook für Web müssen Sie über → Kalender Abonnements den Link eingeben, den Planner-Plan auswählen und dann auf → Speichern Ihren Planner-Zeitplan finden Sie dann anschließend in dem Bereich → Kalender von Personen.
Microsoft_Planner_mit_Outlook_verbinden
Abbildung I: So synchronisieren Sie die Aufgaben in Ihrem Planner-Plan mit Ihrem Outlook-Kalender, Microsoft, Büro Kaizen

 

Microsoft_Planner_mit_Outlook_verbinden
Abbildung II: Das Verbinden von Planner und Outlook erfolgt über das iCalendar-Format, Microsoft, Büro Kaizen

 

Extra-Tipp: Outlook und Planner synchronisieren und einen gemeinsamen Teamkalender anlegen

Die Verbindung aus Outlook-Kalender und Planner-Plan führt dazu, dass Sie keine Aufgaben mehr übersehen und einen vollen Überblick über alle Ihre Termine behalten. Sie können aber auch noch einen Schritt weiter gehen und einen gemeinsamen Teamkalender in Outlook anlegen. Das ist nicht nur für die gemeinsame Terminfindung, sondern auch für Krankheits- und Urlaubsvertretungen extrem praktisch.

  • Sie haben dabei die Wahl, ob Sie einen zusätzlichen gemeinsamen Gruppenkalender für alle Teammitglieder anlegen wollen, in dem alle Termine der Gruppenmitglieder vereint sind, oder ob Sie die einzelnen Outlook-Kalender der Teammitglieder lediglich überlagert anzeigen lassen wollen.
  • Wie die beiden Varianten genau funktionieren, lesen Sie in unserem Blog-Tutorial → „Tipps rund um Gruppenkalender in Outlook und gemeinsame Teamkalender“.

Und Sie?

Die Verbindung aus Outlook und Planner ist nicht die einzige Wunderwaffe in Microsofts Tool-Köcher. Auch die einfache Kombination aus Outlook und Wunderlist (mittlerweile ebenfalls Microsoft) ist ein wahrer Effizienzturbo für eine produktivere Zusammenarbeit in Teams. Unternehmen, die über Office 365 Lizenzen verfügen, sollten sich aber unbedingt auch über die weiteren vergleichsweise neuen Kollaboration-Lösungen in Office 365 für Unternehmen informieren, wie z.B. Dynamics, Forms und Teams.

  • Microsoft Dynamics ist eine modulare Cloudlösung zur Vernetzung und Optimierung bislang unstrukturierter Geschäftsprozesse wie Sales, Service, Human Resources, Marketing, Finance, Einkauf und Buchhaltung – einfacher und kostengünstiger als die bislang üblichen großen betriebswirtschaftlichen Softwarepakete von SAP und Oracle.
  • Microsoft Forms ist ein Tool innerhalb von Office 365, mit dem sich ganz schnell und einfach professionelle Onlineumfragen, Abstimmungen, Preisrätsel und sogar Web-Prüfungen erstellen lassen. An den Forms-Web-Umfragen mit Echtzeit-Status kann mit jedem Webbrowser und Endgerät teilgenommen werden.
  • Microsofts Teams ist eine chatbasierte Kommunikationsplattform. Es ergeben sich hier endlich brandneue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Team durch zahlreiche moderne Kommunikationsformate, wie z.B. Multi-Channel-Gruppenchats, Audio-Gruppenunterhaltungen, HD-Video-Konferenzen und virtuellen Onlinemeetings.

(Dauer 05:05 Minuten)



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