Microsoft Teams: Anleitung und Tipps für Besprechungen & Sofortbesprechungen




Microsoft Teams (*2017) ist der Nachfolger von Skype for Business und als zentrale Kommunikations-Plattform in Office 365 für Online-Besprechungen aller Art im Unternehmenseinsatz prädestiniert. Dafür stehen in dem Office-Tool zahlreiche Funktionen zur Verfügung, damit die Nutzer möglichst effiziente und produktive (Sofort-)Besprechungen mit Teams durchführen können, wie z.B. Besprechungsnotizen, Bildschirmteilen, gemeinsame Online-Whiteboards oder Video-Aufzeichnungen.

Was ist das Problem?

Jedes neue Programm benötigt eine Einführung und eine gewisse Einarbeitungszeit, bis jeder damit umgehen kann. Das gilt auch für Microsoft Teams. Dabei ist Teams allerdings nicht nur das neue Kommunikations-Tool in Office 365 (von Chats bis Online-Meetings/Besprechungen und HD-Videokonferenzen), sondern gleichzeitig auch eine Kollaboration-Plattform, in die je nach Bedarf weitere Tools eingebunden werden können. So können mit der Teams-Plattform alle Funktionen für die Online-Kommunikation und auch die Zusammenarbeit in Unternehmen an einer zentralen Stelle zur Verfügung gestellt werden (= digitaler Workplace). Die Vielzahl an Kombinationsmöglichkeiten erschwert Einsteigern allerdings oftmals den Überblick.

  • In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie nun, wie Sie Besprechungen in Microsoft Teams ausrichten, durchführen und eine beliebige Unterhaltung in eine Sofortbesprechung umwandeln können.
  • Wenn in Ihrem Teams allerdings in dem Menü am linken Bildschirmrand der Button → Besprechungen fehlt (in der englischen Programmversion als „Meeting“ bezeichnet), dann nutzen Sie die kostenlose Windows-App von Microsoft Teams mit begrenztem Funktionsumfang. Sollte dies der Fall sein, obwohl Sie ein Microsoft-Geschäftskonto mit einer gültigen Office 365 Lizenz nutzen, bitten Sie Ihren IT-Administrator, dass er Ihnen die Besprechungsfunktion freischaltet, bzw. Ihre kostenlose Version upgradet.

So funktioniert es:

Schritt 1: Besprechungen in Microsoft Teams planen, einrichten und sich einwählen

  • Wie Sie neue Besprechungen in Microsoft Teams für ein zeiteffizientes Online-Meeting planen und erstellen – und wie Sie dafür das praktische Teams-Besprechungs-Add-In für Outlook nutzen können – erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Blogbeitrag → „Microsoft Teams (4): Besprechungen planen und Meetings erstellen“ .
  • Die Teilnahme erfolgt ganz einfach mit einem Klick auf den E-Mail-Einladungslink, oder über den Link in dem Kalender, Kanal oder Chat. In den Besprechungsdetails finden Sie zudem auch die Telefonnummer, mit der Sie sich als Audioteilnehmer von unterwegs aus in diese Teams-Besprechung einwählen können. Die Besprechungsinformationen können Sie jederzeit mit einem Klick im Menü links auf → Besprechungen und einem Weiteren auf die jeweilige Besprechung einsehen.
  • Für die Teilnahme an einer Besprechung wird kein Teams-Konto benötigt. Somit können auch Nutzer außerhalb Ihres Unternehmens an Ihren Online-Meetings teilnehmen, z. B. externe Mitarbeiter oder Abstimmungsrunden mit Kunden.

Schritt 2: Tools und Funktionen für produktivere Besprechungen in Microsoft Teams

Teams unterstützt Sie mit zahlreichen Funktionen, damit Sie Ihre Online-Besprechungen möglichst effizient und produktiv abhalten können. Die fünf wichtigsten sind: (1) Bildschirmfreigabe, (2) Besprechungsnotizen, (3) Whiteboard, (4) Weichzeichnen des Hintergrunds und (5) Multitasking.

  1. Bildschirmfreigabe: Um Ihren Bildschirm den anderen Besprechungsteilnehmern freizugeben, müssen Sie einfach in Ihren Besprechungs-Steuerungselementen unten auf das (Bildschirm-)Symbol → Freigeben klicken (das dritte Symbol von Links aus, siehe Abb. 1). Teams stellt Ihnen dann drei Option zur Auswahl: Ob Sie den ganzen Bildschirm freigeben wollen, oder nur eine einzige Anwendung (z.B. PowerPoint, Excel oder Word) oder auch nur eine einzelne Datei – der Rest wird nicht übertragen und bleibt damit uneinsehbar.
  2. Besprechungsnotizen: Sie können während Ihres Online-Meetings auch gleich direkt in Teams die dazugehörigen Besprechungsnotizen erstellen. Klicken Sie dafür rechts oben auf das Zeichenblock-Symbol für → Besprechungsnotizen und wählen Sie dann → Beginnen/Starten aus (siehe Abb. 2). Die Notizen können formatiert, in Abschnitte gegliedert sowie zuständige Personen darin @-erwähnt werden. Die Besprechungsnotizen können dann im Nachgang in dem automatischen Besprechungs-Post im jeweiligen Teams-Kanal oder Chat im Vollbildmodus angezeigt oder heruntergeladen werden. Praxistipp: Bei einer Besprechungsserie in Teams bleiben auch die dazugehörigen Besprechungsnotizen als jeweils eigener Absatz erhalten.
  3. Whiteboard: Jede Teamsbesprechung erhält automatisch auch ein Online-Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer in Echtzeit skizzieren, entwerfen, Inhalte freigeben und Ideen austauschen können. Klicken Sie dafür in dem Besprechungsfenster einfach auf das Symbol für → Freigeben und dann auf → Microsoft Whiteboard.
  4. Weichzeichnen des Hintergrunds: Bei dieser Funktion verwischt Teams automatisch Ihren Hintergrund, so dass die anderen Teilnehmer nur Sie in der Videobesprechung scharf erkennen können – was sich hinter Ihnen abspielt, bleibt verborgen. Wenn Sie das Verwischen vor einer Teams-Besprechung aktivieren wollen, wählen Sie die entsprechende Besprechung aus, auf → Audio- und Videoeinstellungen klicken und dann den Schieberegler bei → Weichzeichner (neben dem Video-Regler) ganz nach rechts verschieben. Während einer laufenden Besprechung können Sie die Unschärfe mit einem Klick auf → Weitere Optionen und → meinen Hintergrund verwischen aktivieren, um auf unvorhergesehene Zwischenfälle zu reagieren, die sich hinter Ihnen ereignen, wie z.B. den Fensterputzer.
  5. Multitasking: Mit dieser Multitasking-Funktion können Sie während Ihres Online-Meetings beispielsweise Ihre Teams-Nachrichten checken oder die News und Aktivitäten in anderen Kanälen und Chats einsehen. Klicken Sie hierfür einfach auf einen Teams-Bereich außerhalb der aktuellen Online-Besprechung und das Meeting-Video wird zu einem kleinen Fenster in der oberen Ecke verkleinert. Sie nehmen aber weiterhin an der Besprechung teil und sehen und hören alles ohne Unterbrechungen oder Einschränkungen (siehe Abb. 3).

Schritt 3: Online-Besprechungen in Teams aufzeichnen, bearbeiten und freigeben

Im Berufsalltag kommt es häufig vor, dass nicht alle benötigten Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen können. Teams bietet für diese Fälle die einfache Möglichkeit, das Online-Meeting aufzuzeichnen und den Kollegen freizugeben, sogar inklusive automatisch erstelltem Aufzeichnungstranskript (barrierefrei für Hörgeschädigte).

  • Die Aufnahme von Besprechungen und Gruppenanrufen kann nicht nur durch den Besprechungsorganisator gestartet und beendet werden, sondern auch von Mitgliedern aus dessen Unternehmen/Organisation. Für diese gilt dann allerdings die Voraussetzung, dass sie eine gültige Office 365 Enterprise E1-, E3-oder E5-Lizenz sowie eine Aufzeichnungs-Lizenz durch einen IT-Administrator besitzen. Eingeladene externe Gäste können Ihre Teamsbesprechungen hingegen nicht aufzeichnen.
  • Klicken Sie zum Starten sowie zum Beenden einer Aufzeichnung in dem Besprechungsfenster bei den Steuerungselementen unten auf die drei Punkte → Weitere Optionen und dann auf → Aufzeichnung starten/beenden. Daraufhin wird jeder Teilnehmer automatisch über den Beginn der Aufzeichnung informiert und eine Nachricht über den Aufzeichnungsstart in dem jeweiligen Kanal oder Chat gepostet.
  • Über diesen automatisch erstellten Post können die Teamsmitglieder dann die Aufzeichnung nach Beendigung des Online-Meetings einsehen. Mit einem Klick auf diesen Post können Sie zudem auch einen Link abrufen, um die Besprechungsaufzeichnung mit Personen außerhalb Ihres Teams zu teilen. Für das Herunterladen der Aufzeichnung müssen Sie das Video jedoch extra im Speicherort öffnen, in der Microsoft-Stream-Cloud (siehe nächster Punkt). Aus Teams heraus ist das Herunterladen nicht möglich.
  • Der Aufzeichnungs-Besitzer (der die Besprechungsaufzeichnung in Teams gestartet hat) besitzt abschließend noch die Möglichkeit, das für Hörgeschädigte automatisch erstellte Untertitel-Transkript zu bearbeiten, um kleinere Fehler oder Ungenauigkeiten zu korrigieren. Klicken Sie dafür neben der Chatnachricht, die beim Start der Aufzeichnung Ihrer Teamsbesprechung automatisch gepostet wurde, auf die drei Punkte für → Weitere Optionen und dann auf → In Microsoft Stream öffnen. In dem Stream-Portal können Sie sich die VTT-Untertiteldatei dann herunterladen und nötige Änderungen vornehmen. Zum Hochladen einfach den Browser nutzen, das → Auto-Generieren einer Beschriftungsdatei deaktivieren, auf → Caption-Datei hochladen klicken und dann die bearbeitete VTT-Untertiteldatei auswählen.
Abbildung I: Am unteren Bildschirmrand sehen Sie die Steuerungselemente während einer Besprechung in Teams (Kamera, Mikrofon, Bildschirmfreigabe und weitere Optionen). Am rechten Bildschirmrand können Sie die Besprechungsnotizen aktivieren. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Die Besprechungsnotizen kann man sich nach einem Online-Meeting in Teams auch ganzseitig anzeigen und ausdrucken lassen. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.
Abbildung III: Teams ermöglicht auch das Multitasking während den Online-Besprechungen. Dann reduziert sich das Meeting-Video auf ein kleines Fenster, so dass Sie weiter in Teams arbeiten können, ohne etwas zu verpassen. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Eine Sofortbesprechung direkt aus einer Unterhaltung in Teams heraus starten

Sie können jede Unterhaltung in Microsoft Teams auch per Mausklick in eine Sofortbesprechung umwandeln. Besonders praktisch: Der gesamte Kontext der bisherigen Unterhaltung bleibt dabei erhalten.

  • Klicken Sie für das Starten einer Sofortbesprechung einfach auf das Audio- oder Videosymbol und dann auf → Jetzt besprechen.
  • Anschließend können Sie durch das Eintippen der Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummer schnell und einfach weitere Personen zu Ihrer Sofortbesprechung in Teams einladen und hinzufügen.

Und Sie?

Microsoft Teams ist ein sehr vielseitiges Kommunikations- und Kollaboration-Tool, das je nach Bedarf modular um weitere Funktionen erweitert werden kann. Eine besonders sinnvolle Kombination für den Berufsalltag ist zum Beispiel die Integration des Projektmanagement-Tool Planner in Teams. Wie das genau geht, und wie Sie bei der Einführung des Teams-Tool in Ihr Unternehmen am besten vorgehen, haben Ihnen die Bürooptimierer von Büro-Kaizen hier zusammengefasst:

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

20% mehr Effizienz im Unternehmen

Dauer 05:22 Minuten



2 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: