Ein Microsoft Teams „Webinar“ erstellen: Anleitung, Vorteile & Praxisbeispiel

Das Veranstaltungsformat „Webinare“ in Microsoft Teams wurde speziell für Online-Seminare, Web-Vorträge und Internet-Veranstaltungen entwickelt. Im Unterschied zu normalen Teams-Besprechungen (Online-Meetings) bieten die Teams-Webinare zusätzliche Funktionen für die Teilnehmerverwaltung und das Veranstaltungsmanagement, um eine große Teilnehmerzahl zu erreichen, dabei aber dennoch die volle Kontrolle über den Ablauf der Veranstaltung und die Teilnehmer zu behalten. Was die Webinarfunktion alles kann und wie Sie ein Teams-Webinar konkret erstellen, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was sind „Teams-Webinare“ – und was kann man damit machen?

Microsoft Teams Webinare sind strukturierte Online-Veranstaltungen für ein größeres Publikum (bis zu 1.000 Teilnehmende), bei denen Referenten live Ihre Inhalte, Ideen oder auch Produkte präsentieren können. Die Webinar-Teilnehmer dürfen zwar in der Regel Fragen stellen, im Unterschied zu Online-Besprechungen sind Diskussionen in diesem Format jedoch eher unüblich.

• Insofern sind Teams-Webinare zwar ebenfalls bidirektionale, also interaktive virtuelle Veranstaltungen, allerdings mit einer klareren Rollenaufteilung in Referenten (= Redner) sowie Teilnehmer (= Publikum). Das bedeutet, dass es weniger Interaktionen gibt als bei einer Online-Besprechungsrunde, bei der die kollaborative Zusammenarbeit im Fokus steht.
• Typische Einsatzszenarien für Teams Webinare im Unternehmenskontext sind Produktpräsentationen im Marketing, Mitarbeiterschulungen und -weiterbildungen, Onboarding-Seminare für neue Mitarbeiter, Workshops sowie allgemein Informationsveranstaltungen aller Art.

Die wichtigsten Vorteile der Teams Webinare:

• Optionale Teilnehmerregistrierung (mit anpassbaren Feldern, um spezifische Teilnehmerinformationen abzufragen und einzusammeln)
• Anpassbares Veranstaltungsdesign (inkl. Logo, Banner und Farben im eigenen Corporate Design)
• Interaktive Elemente (optionale Umfragen, Q&A-Fragerunden, Chat)
• Einbinden externer Referenten (inklusive Referentenbiografien)
• Die Teilnehmer sind standardmäßig weder sichtbar noch hörbar (die Kamera und das Mikrofon einzelner Teilnehmer können aber je nach Bedarf manuell aktiviert werden)
• Automatisierte E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Teilnahmeerinnerung, Terminverschiebung etc.)
• Zugriffssteuerung (für öffentlich-zugängliche oder intern-geschlossene Veranstaltungen)
• Teilnehmerberichte (für die Analyse des Events sowie die Nachverfolgung der Leads)
• Aufzeichnung und Transkription/Verschriftlichung (für die spätere Weiternutzung)

Nice Fact: Was ist der Unterschied zwischen einem „Webinar“ vs. „Online-Seminar“?

Beide Begriffe bezeichnen genau dasselbe. Der Begriff „Webinar“ ist lediglich eine Zusammensetzung aus „Web + Seminar“ statt „Online + Seminar“ und wurde 2003 von der Firma Webinar Ltd. & Co. KG als Wortmarke beim Deutschen Patent- und Markenamt eingetragen. Mittlerweile wird der Begriff jedoch ganz allgemein für die unterschiedlichsten virtuellen Online-Veranstaltungen aller Art verwendet – auch von Microsoft Teams.

2. Lizenz-Voraussetzungen: Was kostet die Webinar-Funktion in Microsoft Teams?

Das Webinarformat steht allen Teams-Nutzern zur Verfügung, die auch eine Teams-Besprechung planen können (vorausgesetzt, das Feature wurde nicht von Ihrem IT-Administrator deaktiviert). Abonnenten von Microsoft 365 oder Office 365 haben dabei Zugriff auf alle grundlegenden Webinar-Funktionen. Nutzer mit einer zusätzlichen Teams-Premium-Lizenz erhalten darüber hinaus zudem noch mehr „erweiterte Webinarfunktionen“ – vor allem in den drei Bereichen Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement (z. B. Wartelisten), zusätzliche Sicherheitsoptionen (z. B. Wasserzeichen & Vertraulichkeitsoptionen) sowie weitere KI-gestützte Funktionen (z. B. Live-Übersetzung).

Vergleich der Webinar-Features zwischen den unterschiedlichen Teams-Lizenzen:

3. Vergleich der vier Veranstaltungsformate in Teams: Webinar vs. Besprechung vs. Versammlung vs. Live-Event

Microsoft Teams bietet vier verschiedene Veranstaltungsformate, die jeweils unterschiedliche Anwendungsszenarien adressieren. Das sind Besprechungen (Videokonferenzen/Online-Meeting), Webinare, Versammlungen (Town Hall) und Liveereignisse (Live-Events). Hier die jeweiligen Vorteile und Unterschiede übersichtlich in einer Vergleichstabelle.

* Q&A steht für Questions & Answers und meint eine strukturierte Fragerunde; im Deutschen ist auch die Abkürzung F&A gebräuchlich für Fragen & Antworten.

4. Anleitung: Wie erstellt man ein Teams Webinar?

Die Planung, Vorbereitung und Einrichtung eines Webinars in Teams erfolgt in mehreren Teilschritten – ist aber ganz einfach und geht vergleichsweise schnell. Hier die Schritt-für-Schritt Anleitung, ein Praxisbeispiel sehen Sie direkt im Anschluss.

Schritt 1: Die Details für das Teams-Webinar eingeben

• Öffnen Sie den → Kalender in Microsoft Teams-klicken Sie auf → Neues Ereignis und im Dropdown-Menü auf die Option → Webinar.
• Geben Sie die grundlegenden Informationen Titel, Start- und Enddatum sowie eine Beschreibung ein.
• Legen Sie die „Ereignisgruppe“ fest (Organisator, Mitorganisatoren, interne und externe Referenten).
• Stellen Sie den „Ereigniszugriff“ ein (wer darf teilnehmen: nur Personen aus Ihrer Organisation vs. öffentlich zugänglich).
• Legen Sie die „Teilnehmererfahrung“ fest (Aktivieren/Deaktivieren von Warteraum, Fragen-und-Antworten sowie ob die Teilnehmer ihre Kameras und Mikrofone selbstständig aktivieren dürfen oder der Organisator dies einzeln freigeben muss).
• In den → Besprechungsoptionen unten können Sie zudem noch weitere grundlegende Besprechungseinstellungen vornehmen (z. B. ob registrierte Personen den Wartebereich umgehen können, Teilnehmer sich nicht anmelden müssen, einen Dolmetscher hinzufügen, ob es einen Besprechungschat geben soll, wer alles die Fragen & Antworten verwalten darf, ob Reaktionen zugelassen werden, ein Anwesenheitsbericht erstellt werden soll, das Teams Webinar aufgezeichnet und transkribiert werden soll – wenn ja, in welcher Sprache –, ob Copilot und andere KI zugelassen werden sowie eine optionale CART-Beschriftung für die Barrierefreiheit).
• Speichern Sie Ihre Eingaben vor dem Fortfahren mit Schritt 2 (erforderlich).

Schritt 2: Die Biografien der Webinar-Referenten hinzufügen

• Klicken Sie im Menü links auf → Biografien der Vortragenden und dann hinter dem Namen des gewünschten Referenten auf → Bearbeiten.
• Geben Sie anschließend die relevanten Informationen in die Eingabemaske ein (Name, Kontaktdaten, Stellenbeschreibung und eine kurze Biografie).

Schritt 3: Das Design für die Webinar-Seite und die E-Mail-Benachrichtigungen anpassen

• Klicken Sie im Menü links auf die Option → Designs.
• Nun können Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen, ein Bannerbild hochladen sowie die Designfarbe an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen.

Schritt 4: Die Registrierung für das Teams Webinar einrichten

• Klicken Sie im Menü links auf → Registrierung und → Konfiguration.
• Stellen Sie bei Ereigniskapazität die maximale Teilnehmeranzahl für das Teams-Webinar ein.
• In dem Bereich → Formular können Sie weitere Felder hinzufügen, die Sie bei der Registrierung zum Webinar abfragen wollen (standardmäßig vorgegeben sind die Felder: Name, E-Mail und Microsoft-Zustimmung).
• Organisatoren mit einer Teams-Premium-Lizenz können hier zudem noch drei weitere Registrierungsoptionen nutzen: Manuelle Genehmigung aller Registrierungsanfragen, Warteliste aktivieren und das Registrierungsdatum einschränken.
• Unter → Registrierung → Teilnehmerstatus können Sie sich zudem jederzeit den aktuellen Status der Registrierungen zu Ihrem geplanten Webinar einsehen.

Schritt 5: Die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen rund um das Teams Webinar

• Klicken Sie im Menü links auf → E-Mails, um die automatischen Antwort- und Benachrichtigungs-E-Mails zum Webinar einzusehen.
• Nur Nutzer mit einer Teams-Premium-Lizenz können diese automatisch verschickten E-Mail-Benachrichtigungen aber auch ändern und individuell anpassen.
• Zur Auswahl stehen folgende E-Mail-Vorlagen: Teilnehmerregistrierung, Teilnehmer mit ausstehender Genehmigung, Teilnehmerwarteliste, Teilnehmerablehnung, Stornierung eines Teilnehmers, Webinarabsage, Aktualisierung des Webinardatums, Webinarerinnerung sowie eine E-Mail, dass die Aufzeichnung des Ereignisses verfügbar ist.

Schritt 6: Das Teams-Webinar mit anderen Apps verbinden (freigeben und synchronisieren)

• Klicken Sie im Menü links auf → Apps verbinden.
• Nun können Sie bestimmte Apps und Workflows verbinden und dadurch Ereignisdaten des Webinars für diese Apps freigeben und synchronisieren.
• Praxisbeispiel: Durch die Verbindung von Apps & Workflows werden die Teilnehmerdaten nach dem Webinar automatisch an Microsoft Dynamics 365 Marketing gesendet. Dort wird ein personalisierter E-Mail-Follow-up erstellt (z. B. mit Präsentationsunterlagen und einem Feedbackformular) und versendet. Sollte ein Webinarteilnehmer Interesse bekundet haben, wird zudem ein Lead im CRM-System angelegt.

Das Webinar „veröffentlichen“:
Haben Sie alle Schritte erledigt, klicken Sie rechts oben auf → Entwurfswebsite anzeigen, um das Ergebnis Ihrer Eingaben zu kontrollieren. Sind Sie damit zufrieden, klicken Sie direkt daneben auf → Website veröffentlichen.

Schritt 7: Die automatisch erstellten Berichte zu dem Teams Webinar einsehen (im Nachgang)

• Nach dem Ende des Webinars können Sie an dieser Stelle in Teams (dem Kalendereintrag) unter → Berichte eine Reihe von Berichten und Analysen zu dem Ereignis einsehen (z. B. Anwesenheits- und Aktivitätsbericht).

Schritt 8: Die Videoaufnahmen und Transkription/Verschriftlichung einsehen (im Nachgang)

• Wenn Sie das Teams-Webinar aufzeichnen, wird die Videoaufzeichnung nach dem Ende der Veranstaltung hier im Kalendereintrag unter → Aufnahmen angezeigt.

5. Praxisbeispiel: Das Erstellen eines Teams-Webinars für einen Produktlaunch

5.1 Das Teams Webinar erstellen

• Titel: „Effizienter & entspannter arbeiten mit unserem neuen KI-Tool Friday“
• Datum & Uhrzeit: 15. Juli, 10:00–11:00 Uhr
• Beschreibung: „Meetings? Ja bitte, aber nur solche mit Relevanz!“ Friday ist ein intelligenter Meeting-Vermeider mit Charme & Stil.
• Das KI-basierte Friday-Tool analysiert Kalendereinträge, Gesprächsinhalte und Teilnehmerdynamik und schlägt vor, welche Meetings du meiden kannst – inklusive glaubwürdiger Ausreden.

5.2 Registrierungsformular konfigurieren

• Felder: Name, Firma, Position, E-Mail, Telefonnummer, Interessen
• Branding: Eigenes Firmenlogo und Firmen-Banner hochladen sowie Farbschema des Corporate Designs einstellen

5.3 Rollen festlegen

• Organisator: Marketingmanagerin
• Referenten: Produktmanager & Sales Consultant
• Teilnehmer: Die Kameras und Mikrofone der Teilnehmer bleiben deaktiviert, Q&A sowie Umfragen sind erlaubt

5.4 Vorbereitung & Inhalte

• PowerPoint-Präsentation erstellen
• Anschließendes Live-Demo des Tools üben
• Eine Umfrage für die Bedarfsanalyse (und Lead-Generierung) vorbereiten
• Q&A am Ende für Fragen und die Interaktion einstellen
• Vorab ein Testlauf zur Überprüfung, ob alles fehlerfrei funktioniert

5.5 Kommunikation vor dem Webinar

• Automatische Bestätigungs-E-Mails für die Registrierung zum Webinar
• Reminder mit Teilnahme-Link 24 Stunden sowie 1 Stunde vor dem Start des Teams Webinars

5.6 Durchführung

• Begrüßung & kurzer Überblick
• Präsentation des Produkts
• Live-Demo mit Praxisbeispiel
• Interaktive Fragerunde

5.7 Nachbereitung

• Den Teilnehmern die Aufzeichnung und das Transkript bereitstellen
• Die automatisch generierten Teilnehmerberichte auswerten (Anwesenheit, Feedback etc.)
• Personalisierte Follow-up-E-Mails versenden mit Kontaktangebot

6. Extra-Tipps für Ihr Teams-Webinar: PowerPoint, Sway & Copilot – mit Video-Tutorials!

Das klassische Office-Tool für professionelle Präsentationen ist PowerPoint. Innerhalb der Microsoft 365-Suite gibt es jedoch noch ein weiteres, neueres und intuitiveres Präsentationstool: Microsoft Sway. Wie Sie beide Werkzeuge optimal für Ihr Teams Webinar einsetzen – optional mit Unterstützung und Hilfe durch die Copilot-KI –, erfahren Sie in den folgenden Büro-Kaizen-Anleitungen. Beachten Sie auch unser YouTube Video-Tutorial „10 versteckte Funktionen in Microsoft Teams, die richtig hilfreich sind“ direkt im Anschluss!

→ Microsoft Sway: Das intelligente Präsentations-Tool Sway ist Microsofts eigene PowerPoint-Alternative – mit Design-Engine und vielen Vorlagen.
→ Der Copilot in PowerPoint: Anleitung & Video, wie die KI Ihre Ideen per Spracheingabe visualisiert und hochwertige Präsentationen erstellt!
→ Alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu PowerPoint & Teams: Morphen (Kamerafahrten durch Folien), Tabellen animieren, Sprechernotizen, Referentenansicht, Hintergrund ändern, Fußzeile bearbeiten, Layouts, Folienmaster, Breakoutrooms, Whiteboard und vieles mehr!
→ Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxiserprobte Checklisten, Tipps und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität bei der Arbeit.

Video-Tutorial

(Dauer: 08:02 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2.  Standardreaktionen anpassen 00:19
3.  Kanal „Allgemein“ verstecken / umbenennen 00:49
4. Inaktive Kanäle nicht automatisch ausblenden 01:12 
5. Gruppieren mit Tags 01:42 
6. Abstimmungen durchführen 02:15 
7. Nachricht später senden 02:40 
8. Aufgaben zuweisen mit Loop-Komponenten 03:09 
9. Aufgabe aus Teams-Nachricht erstellen 03:42 
10. Teams-Nachrichten weiterleiten 04:13 
11. Nachrichten durchsuchen mit Strg + F 04:35 
12. Slash-Kommandos 05:00 
13. Ordner hervorheben 05:21 
14. Loop-Besprechungsnotizen hinzufügen 05:47 
15. Eigenes OneNote-Notizbuch für Kanal anlegen 06:38 
16. Unterhaltung zu OneNote-Seite 07:07