Alles nach Plan: Gegenwart gestalten – Zukunft entwickeln



Büro-Kaizen® steht für den ständigen Verbesserungsprozess innerhalb von Büros und Verwaltungen. Dabei geht es darum, effizienter zu werden. Effizienz heißt, einen Plan zu haben, wie Sie die Dinge richtig tun. Allerdings ist es notwendig, auch zu klären, ob Sie die richtigen Dinge tun! Ein guter Plan setzt nicht nur auf Effizienz sondern auch auf Effektivität!

Was ist das Problem?

Um die Unterscheidung von Effizienz und Effektivität deutlich zu machen, nutze ich in meinen Beratungen gerne das Bild von einer Leiter. Wenn wir effizienter werden wollen, entwickeln wir einen Plan zu der Frage: wie komme ich schneller die Leiter hoch, die an der Wand lehnt. Effektivität stellt die Frage: Steht die Leiter an der richtigen Wand? Im Unternehmen brauchen Sie für Beides einen Plan: Die ständige Verbesserung der operativen Vorgänge und die kritische Auseinandersetzung mit den strategischen Aufgaben. Doch wie lässt sich Beides gleichzeitig bewerkstelligen?

Effizienter werden durch Planentwicklung
Unterscheidung von Effizienz und Effektivität deutllich machen. In Unternehmen brauchen sie für beides einen Plan.

So funktioniert es

Ein Zeitungsverlag bat mich, sie bei der Entwicklung Ihres Plans für die Zukunft zu beraten. Der wichtigste Wert für einen Zeitungsverlag ist die Höhe der Auflage. Dabei geht es darum, einen Plan dafür zu entwickeln, dass die bestehenden Abonnenten weiter vom Produkt überzeugt bleiben. Die bestehenden Kunden sollen gehalten werden. Doch gleichzeitig muß der Verlag einen Plan entwerfen, wie er zukünftig aufgestellt sein und neue Abonnenten gewinnen will. Dem Verlag war klar, dass es nicht ausreichen würde, Bestehendes zu verbessern. Sie mussten auch einen Plan mit langfristigen Zielen entwerfen.

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Schritt Nr. 1 zu einem Plan für die Zukunft: Gründen Sie ein G-Team und ein Z-Team!

Uns kam die Idee, die Mitarbeiter in zwei Gruppen einzuteilen. Die eine Gruppe nannten wir das „G-Team”. Sie beschäftigten sich mit dem Plan für die Gegenwart. Ihr Ziel war, die Abonnenten-Haltedauer zu verlängern und Bestehendes systematisch zu verbessern.

Als Plan G-Team und Z-Team
Arbeiten Sie am Bestem mit dem Plan ein Gegenwartsteameam und Zukunftsteam zu gründen.

Das andere Team nannten wir „Z-Team”. Sie hatten die Aufgabe, sich mit dem Plan für die langfristige Zukunft des Verlages auseinanderzusetzen und neue Abonnenten zu finden. Sie waren also das Zukunftsteam.

Schritt Nr. 2 zu einem Plan für die Zukunft: Die richtigen Leute an der richtigen Stelle!

Das G-Team beschäftigt sich mit dem Plan für die Zeit von heute an bis in 18 Monaten. Für das G-Team beginnt der Weg in die Zukunft mit der Verbesserung des bereits Vorhandenen. In diesem Team fühlen sich Menschen wohl, die bodenständig, analytisch denkend und rational sind.

Plan der richtigen Leute
Erstellen Sie einen Plan in dem Sie schauen, dass die richtigen Leute an der richtigen Stelle sind.

Das Z-Team beschäftigt sich mit Trends und neuen, grundlegenden Entwicklungen. Es arbeitet an einem Plan voller Ideen, die die Zukunft des Unternehmens sichern sollen. In ein Z-Team passen vor allem kreative Menschen, Querdenker sowie initiative und eher extrovertierte Leute.

Schritt Nr. 3 zu einem Plan für die Zukunft: Die richtigen Fragen formulieren!

Das G-Team bekam von uns die Aufgabe, folgende Fragen für Ihren Plan zu bearbeiten:

  • Wer sind unsere jetzigen Kunden? Warum lesen sie unsere Zeitschrift und nicht eine andere?
  • Verändern sich die Wünsche und Bedürfnisse unserer Leserinnen und Leser? Wenn ja: Wie können wir diese Veränderungen positiv nutzen?
  • Wer sind unsere derzeitigen Konkurrenten und warum werden sie von Ihren Lesern lieber gelesen?
  • Wie können wir die Beziehungen zu unseren Leserinnen und Lesern und zu unseren Partnern stärken?

Das Z-Team sollte im Hinblick auf ihren Plan folgende Fragen beantworten:

  • Ist es wahrscheinlich, dass Sie in Zukunft dieselben Leserinnen und Leser begeistern werden wie heute? Wenn nicht, worin wird sich der Kunde von morgen von dem heutigen unterscheiden?
  • Über welche Kanäle werden Sie Ihre Kunden von morgen erreichen?
  • Wo zeichnen sich zukünftige Innovationen ab?
  • Welche Ihrer Kernkompetenzen werden Sie in Zukunft noch gewinnbringend einsetzen können?
  • Welche strategischen Fähigkeiten müssen Sie aufbauen, um stabil am Markt zu bleiben? Wie können Sie diese Fähigkeiten entwickeln?
  • Was wollen Sie laut Plan in zehn Jahren erreicht haben?

Der Plan für die richtigen Fragen
Sie brauchen einen Plan, um die richtigen Fragen zu formulieren.

Schritt Nr. 4 zu einem Plan für die Zukunft: Definieren Sie den richtigen Zeitpunkt für Veränderungen!

Die Arbeit der beiden Teams war von uns weit mehr als ein Planspiel. Es ging um einen Plan für die tatsächliche Gegenwart und die tatsächliche Zukunft des Verlages. Aus diesem Grund war es wichtig, das Zusammenspiel von Gegenwart- und Zukunft-Team zu klären und den richtigen Zeitpunkt für die Einführung der Zukunftsideen zu definieren. Folgende Grafik ist für das Verständnis des richtigen Zeitpunkts entscheidend gewesen:

Plan des richtigen Zeitpunkts
Entwerfen Sie einen Plan in dem Sie eintragen, wann der perfekte Moment für Veränderungen ist.

Der Punkt A ist der richtige Zeitpunkt des Planes, um über Innovationen nachzudenken. Ist der Punkt C erreicht, ist dies zu spät. Die Zeit und die Kraft, die Veränderungen benötigen, reicht auch nicht mehr aus, wenn Punkt B erreicht ist. Der Plan für Veränderungen wird am besten vorbereitet, wenn die höchste Auflage bzw. wenn die Spitze des Produktlebenszyklus noch nicht erreicht ist.

Schritt Nr. 5 zu einem Plan für die Zukunft: Visualisieren Sie die Ergebnisse der Teams

In den Verlagsräumen gab es einen langen Flur. Dort wurde an einer 5 m langen Tafel, die Auflage seit Gründung der Zeitung visualisiert. Bei jeder neuen Ausgabe wurde das Chart aktualisiert. Unsere beiden Teams – das G- und Z-Team – nutzen nun die gegenüber liegenden Seite an der Wand, um die Ergebnisse und Aktivitäten ihres Planes für die jeweils anderen transparent machen.

Plan zur Visualisierung der Ergebnisse
Sie sollten sich einen Plan machen, wie sie die Ergebnisse der beiden Teams visualisieren.

Schritt Nr. 6 zu einem Plan für die Zukunft: Verknüpfen Sie die Ergebnisse der Teams miteinander

Die einzelnen Verbesserungsbemühungen des G-Teams und ihr Plan, effizienter zu werden, entfaltet erst dann seine volle Kraft, wenn ihm durch die strategische Zielsetzung des Z-Teams eine Richtung gegeben wird. Die Bemühung um ständige Verbesserung wird mit dem Strategieprozess des Unternehmens verknüpft. Die Verbesserungen bekommen eine einheitliche Richtung. Die Mitarbeiter beginnen, an einem Strang zu ziehen – und das auch noch in die gleiche Richtung!

Darauf kommt es an

Machen Sie das G-Team und das Z-Team zu einer festen Institution in Ihrem Unternehmen und lassen Sie regelmäßig über ihren jeweiligen Plan in Ihren Teamsitzungen berichten. Es geht darum, dass beide Anliegen – die Gegenwart zu gestalten und die Zukunft zu entwickeln – fest in den Prozessen Ihres Unternehmens verankert ist. So kann ständig eine Fülle neuer Produkte präsentiert und entwickelt werden, während der Lebenszyklus bestehender Produkte durch ständige Verbesserungen verlängert werden kann.

Miss es oder vergiss es!

Bei Zielen gilt der Grundsatz: „If you can’t measure it, you can’t manage it” (Was Sie nicht messen können, das können Sie auch nicht gestalten.) Eine Managerweisheit, deren Aussage in die gleiche Richtung geht, lautet: „Miss es oder vergiss es.” Es kommt also darauf an, die Ziele eines Planes messbar zu machen. Wichtig ist neben der regelmäßigen Überprüfung von Zielen auch, die Ziele zugänglich zu machen und – wenn möglich – zu visualisieren, damit die Aussagen auf einen Blick erkennbar sind.

Und Sie?

Haben Sie noch Fragen für die Arbeit mit G- und Z-Teams? Ich unterstütze Sie gerne bei der Erstellung eines Planes für Ihr Unternehmen! Schauen Sie auch einmal in mein Beratungsangebot und laden Sie mich zu sich ein!



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