Microsoft Planner: Übersichtliche Aufgabenplanung und Verwaltung mit den drei Oberflächen Board, Zeitplan und Diagrammseite



Der Microsoft Planner bietet drei verschiedene interaktive Oberflächen, mit denen sich die einzelnen Aufgaben eines Projekts planen, verwalten, kontrollieren und nachverfolgen lassen. (1.) Das Planner-Board, (2.) die Diagrammseite und (3.) die kürzlich neu hinzugefügte Zeitplanungsansicht. Wie Sie durch das Zusammenspiel der drei Bedienoberflächen den perfekten Überblick über Ihre Planner-Aufgaben behalten, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

„Was man sucht, das lässt sich auch finden. Aber was man unbeachtet lässt – entflieht!“ Das wusste schon der griechische Flottenbefehlshaber Sophokles im 5. Jahrhundert vor unserer Zeitrechnung. Damit Ihnen im Planner keine Aufgaben durch die Lappen gehen, gibt es drei verschiedene Oberflächen für die Aufgabenplanung und Aufgabenverwaltung. So können Sie, je nach Bedarf und Herangehensweise, Ihr Projekt entweder im Task-Board, auf der Diagramm-Übersichtsseite oder in dem Kalender-ähnlichen Zeitplan optimal managen.

So funktioniert es:

1. Das Planner-Board: 2. Der Zeitplan im Planner: 3. Die Planner-Diagrammseite:
In dem Kanban-Task-Board (= Aufgaben-Brett, Aufgaben-Tafel) des Planners erfolgt die Planung des Projekts in Teilprojekte und das Anlegen der einzelnen Aufgaben (sowie optional das Verteilen an die Teammitglieder). Der Kalender-ähnliche Zeitplan im Planner dient der zeitlichen, chronologischen Planung der Aufgaben. Alle Elemente lassen sich hier einfach per Drag&Drop verschieben und damit im Zeitplan einplanen und umplanen. Auf der Diagrammseite des Planners können Sie die Bearbeitungsfortschritte einzelner Aufgaben, aller Aufgaben sowie die Auslastung der einzelnen Mitglieder einsehen, um gegebenenfalls rasch reagieren und umplanen zu können.

1. Das Task-Board im Microsoft Planner für die Projekterstellung und Aufgabenplanung

Das Task-Board im Planner ist nach dem Kanban-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass jede Aufgabe als Kachel dargestellt wird, die Sie in verschiedenen Spalten und Buckets gliedern und beliebig hin und her verschieben können (mehr Details hierzu in dem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Planner: Kanban, Scrum – und dann? Wie man Projektaufgaben visuell organisiert“ ).

  • Das Board im Planner ist dafür da, alle Aufgaben und Teilprojekte zu erfassen und thematisch zu gruppieren – unabhängig davon, ob diese bereits für eine Bearbeitung zugewiesen und zeitlich eingeplant werden, oder nicht.
  • Zu jeder geplanten Aufgabe können Sie optional eine kurze Anleitung mit Checkliste verfassen und für die Bearbeitung wichtige Dateien anhängen. Für eine bessere Übersicht können die einzelnen Aufgaben auch noch mit einem farblichen Etikett kategorisiert werden.
  • Je nach Herangehensweise können Sie das Start- und Fälligkeitsdatum einer Aufgabe gleich ausfüllen oder auch offenlassen. Alle ungeplanten Aufgaben können dann später im Planner-Zeitplan ganz einfach und übersichtlicher per Drag&Drop chronologisch geordnet und eingeplant werden.
  • Wenn eine Aufgabe sofort erledigt werden soll, können Sie diese gleich bei der Aufgabenerstellung direkt an ein Mitglied für die Bearbeitung delegieren. Muss die Aufgabe jedoch erst zu einem späteren Projektzeitpunkt erledigt werden, können Sie zunächst abwarten, wer dann über ausreichende Ressourcen verfügt.
  • Das Planner-Task-Board stellt Ihnen drei verschiedene Ansichtsmodi für die Aufgabenplanung zur Verfügung (mit einem Klick rechts oben): Nach Aufgabenkategorien (Buckets) geordnet, nach den zu bearbeitenden Personen (zugewiesen an) sowie nach dem Bearbeitungsfortschritt.
  • Fazit: Mit dem Planner-Board haben alle Mitglieder stets die volle Übersicht über das gesamte Projekt, was alles erledigt werden muss und wer welche Aufgaben übernimmt.

2. Der Zeitplan im Microsoft Planner für die zeitliche Aufgabenplanung im Kalenderformat

Am oberen Bildschirmrand des Planners finden Sie neben den Schaltflächen für das → Board und die → Diagramme auch den Kalender-ähnlichen → Zeitplan. Hier können Sie Ihren Projektplan wahlweise in einer Wochen- oder Monatskalenderansicht anzeigen lassen.

  • In dieser Planungsansicht werden alle bereits mit einem Fälligkeitsdatum versehenen Aufgaben übersichtlich in ihrer zeitlichen Abfolge im Kalender angezeigt. Das Umplanen kann dann einfach per Drag&Drop und Ziehen mit der Maus erfolgen.
  • Alle bislang noch ungeplanten Aufgaben (ohne Anfangs- und Fälligkeitsdatum) werden rechts neben der Zeitplan-Kalenderansicht in einer separaten Liste aufgeführt.
  • Diese Liste mit den ungeplanten Aufgaben können Sie sich im Planner wahlweise nach Buckets, zugewiesenen Personen, Kategorien und Bearbeitungsfortschritt geordnet anzeigen lassen.
  • Wird eine ungeplante Aufgabe in den Zeitplan gezogen, werden automatisch die entsprechenden Start- und Fälligkeitsdaten ergänzt. Umgekehrt können Sie auch eine bereits geplante Aufgabe wieder in die Liste ungeplanter Aufgaben ziehen. Das Start- und Fälligkeitsdatum wird dann wieder entfernt.
  • Mit einem Doppelklick auf eine Aufgabe können Sie diese wie gewohnt verwalten und ändern (neu zuweisen, kommentieren, ergänzen etc.).
  • Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kalendertag öffnen Sie das Quick-Edit-Menü für das Planen und Anlegen einer neuen Aufgabe.
  • Fazit: Mit der Zeitplanansicht im Planner haben Sie und alle Mitglieder also die volle Kontrolle über den zeitlichen Projektablauf und wann was von wem erledigt werden soll.

3. Die Diagrammseite im Microsoft Planner für die Projektverwaltung und Fortschrittskontrolle

Auf der Diagrammseite können Sie alle Aufgaben nach Ihrem Status und nach ihrer Zugehörigkeit übersichtlich analysieren und verwalten, sowie die Auslastung aller Projektmitglieder einsehen.

  • In dieser Oberfläche wird Ihnen in unterschiedlichen Diagrammen visualisiert angezeigt, wie viele und welche Aufgaben noch nicht begonnen wurden, welche in Bearbeitung sind und welche sich verspäten und damit überfällig sind.
  • Über die Status-Anzeige auf der Diagrammseite können Sie auch einsehen, wie viele Aufgaben die einzelnen Mitglieder übernommen haben.
  • Hat ein Planner-Mitglied zu viele verspätete oder noch nicht begonnene Aufgaben, können Sie reagieren und per Drag&Drop einzelne neu zuweisen und umplanen, um Überlastungen zu vermeiden.
  • Fazit: Das Planner-Board ist für die Projektplanung und Organisation in Teilprojekte und Aufgaben da. Mit dem Zeitplan können Sie dann die zeitliche Abfolge des Projekts perfekt planen. Auf der Diagrammseite wiederum können die Bearbeitungs- und Projektfortschritte übersichtlich eingesehen werden, so dass Sie die Aufgabenverteilung optimal verwalten und bei Engstellen bedarfsgerecht reagieren und umplanen können.
Abbildung I: Für die Bedienung des Microsoft Planners stehen Ihnen drei verschiedene Oberflächen zur Verfügung: Das Aufgaben-Board, die Diagrammseite und der Kalender-Zeitplan. (Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.)
Abbildung II: Im Aufgabenboard können Ihre Aufgaben verwaltet werden. Sie können den Aufgaben Checklisten, Notizen und Anhänge hinzufügen. Aufgaben können dann zugewiesen und mit Fälligkeitsdatum versehen werden.
Abbildung III: Auf der Diagrammseite können Sie sich auch die Aufgabenverteilung im Planner einsehen und bei Überlastungen frühzeitig umplanen. (Bild: Microsoft Support.)
Abbildung IV: Im Kalender-Zeitplan können Sie sich in gewohnter Ansicht einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen.

Extra-Tipp: Den Zeitplan Ihrer Planner-Aufgaben mit dem Outlook-Kalender synchronisieren

Der Microsoft Planner ist ein sehr praktisches Projektmanagement-Tool für die Aufgabenplanung, die Aufgabenverwaltung und die Zusammenarbeit in Teams (Collaboration). Aber damit Sie immer auch wirklich alle Ihre Termine, Fristen und Aufgaben im Überblick haben, sollten Sie Ihren Projektzeitplan aus dem Planner noch mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisieren. Denn der Outlook-Kalender ist und bleibt Ihr zentraler Arbeits- und Terminkalender. Zum Glück geht die Synchronisation des Zeitplans im Planner mit dem Outlook-Kalender ganz einfach. Wie Sie den iCalendar-Feed vom Planner zu Ihrem Outlook-Kalender hinzufügen, erfahren Sie hier!

Und Sie?

Microsofts Aufgabenverwaltungs-Tool Planner ist tief in das cloudgestützte Office 365 Ökosystem integriert (die Office Suite). Daraus entstehen zahlreiche Synergieeffekte und vorteilhafte Kombinationsmöglichkeiten. Ganz besonders praktisch ist die Kombination der Aufgabenplanung im Planner mit den Online-Kommunikationsmöglichkeiten von Microsoft Teams (dem Skype for Business Nachfolger).

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