„Erst die Schulung, dann die Kür!“ Einführung in das Projektmanagement mit dem Microsoft Planner


In diesem Büro-Kaizen Schulungs-Beitrag erhalten Sie eine Einführung in Microsofts Projektmanagement-Tool Planner. Der Office 365 Planner wurde im Juni 2016 veröffentlicht und ordnet sich zwischen Microsofts „kleinerem“ To-Do (dem Wunderlist-Nachfolger für Einzelpersonen und kleine Projekte) und Microsoft Project (dem Projektmanagement-Tool für große und umfangreiche Projekte) ein. Sollten Sie über diesen Einführungs-Beitrag hinaus noch weiteren Unterstützungsbedarf beim Microsoft Planner und den anderen Office-365-Anwendungen haben, helfen Ihnen unsere Bürooptimierungsexperten auch gerne mit Inhouse-Schulungen, Präsenztrainings sowie Web- & Video-Seminaren weiter!

Was ist das Problem?

Das Managen komplexer Projekte ist nicht ganz einfach. Und bei einer unzureichenden Planung wird der Zufall einfach oftmals lediglich durch Irrtum ersetzt. Ohne verlässliche Planung bleibt das Ziel somit häufig nur ein reiner Wunsch und in unerreichbar weiter Ferne. Deshalb sind Tools unverzichtbar, die ein einfaches, koordiniertes und übersichtliches Projektmanagement ermöglichen – wie zum Beispiel der Microsoft Planner als Teil der Office 365 Suite.

So funktioniert es:

Planner-Schulung Schritt 1: Einführung in die Bedienoberflächen des Projektmanagement-Tools

Für die Projektplanung und das anschließende Projektmanagement stehen Ihnen im Microsoft Planner drei verschiedene interaktive Bedienoberflächen zur Verfügung: Das Planner-Board, ein eigener Kalender für den Projektzeitplan sowie eine Diagramm-Übersichtsseite.

Planner-Schulung Schritt 2: Die Kanban- und Scrums-Methode für ein agiles Projektmanagemen

Das Aufgaben- und Projektmanagementtool Planner ist nach dem bekannten Kanban-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass sich die einzelnen Aufgaben einfach und übersichtlich visuell auf einem Kanban-Board organisieren lassen. Der Planner ermöglicht gleichzeitig auch ein agiles Projektmanagement nach der Scrum-Methode. Diese Herangehensweise ist besonders für komplexe und unübersichtliche Projekte geeignet, um diese in einzelne und noch nicht näher ausdifferenzierte Teilprojekte mit einzelnen Sprints herunterzubrechen.

• Was Ihnen diese beiden Methoden für das Projektmanagement mit dem Microsoft Planner bringen, zeigt Ihnen unserer Büro-Kaizen Schulungs-Beitrag → „Microsoft Planner: Kanban, Scrum – und dann? Wie man Projektaufgaben visuell organisiert“.

Planner-Schulung Schritt 3: Einführung in die Ressourcenplanung für Ihr Projektteam

Die Kernfragen für jede Projektplanung sind: Was muss alles erledigt werden, wer kann was erledigen, was wird dafür alles benötigt und wer hat wie viel Zeit zur Verfügung? Dabei kann die Ressourcenplanung neben den Personal- und Zeitressourcen, je nach Projektart und Thema, auch Anlagen- und Sachressourcen beinhalten, wie beispielsweise Meeting-Räume, den Fuhrpark oder auch bestimmte Anlagen und Werkzeuge (z.B. eine spezielle Software).

  • Mit dem Projektmanagement-Tool Planner geht die Ressourcenplanung ganz einfach. Hier sehen Sie alle verfügbaren zeitlichen und personellen Ressourcen Ihres Projektteams auf einen Blick. Die einzelnen Projektaufgaben können Sie dann ganz einfach zuweisen, zeitlich planen und je nach Bedarf per Drag&Drop umplanen.
  • Wie die Ressourcenplanung mit dem Planner-Tool genau funktioniert, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Schulungs-Beitrag → „Microsoft Planner: Ressourcenplanung neuer Projekte leicht gemacht“.

Planner-Schulung Schritt 4: Das Projektmanagement-Tool in das Kommunikations-Tool Teams einbinden

Microsoft Teams (*2017, ebenfalls Teil von Office 365) ist der Nachfolger von Skype for Business und damit die zentrale Kommunikations-Drehscheibe in Unternehmen. Darüber hinaus punktet Teams auch mit der Fähigkeit, viele weitere Anwendungen in einen gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz integrieren zu können. So zum Beispiel auch das Office-Partnerprogramm Planner.

  • Durch die Integration des Projektmanagement-Tools Planner in eine Registerkarte der Kommunikationsplattform Teams schaffen Sie den perfekten Workplace für die Projekt- und Teamarbeit.
  • So stehen Ihnen und Ihren Teams-Mitgliedern alle Planner-Funktionen für das Management und die Bearbeitung des Projekts (und der Teilaufgaben) zur Verfügung. Gleichzeitig können Sie sich an demselben Ort auch in einem Teams-Chat über die Vorgehensweise bei der Projektbearbeitung austauschen, Detailfragen diskutieren, die Inhalte (z.B. eine Excel-Tabelle) konfliktfrei zusammen bearbeiten und jederzeit ad-hoc-Gruppengespräche und Online-Konferenzen zum Thema abhalten.
  • Durch die Integrieren vom Planner in Teams erhalten Sie also das Beste aus beiden Welten (Projektmanagement- und Kommunikations-Tool) in einer Anwendung vereint. Wie einfach das geht, und welche Vorteile Ihnen das Ganze bringt, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Schulungs-Beitrag → „Microsoft Planner: Den Planner in Teams integrieren für das perfekte Kollaboration-Tool!“.
Abbildung I: Der Microsoft Planner ermöglicht das übersichtliche Projektmanagement mit mobilen Zugriff von Smartphone und Tablet aus. Wir unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter auch jederzeit mit Seminaren und Schulungen bei der Einführung des Planners in Ihrem Unternehmen! Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Office-Schulungen und Seminare rund um Planner, Outlook, Teams und OneNote

Effizientere Prozesse führen zu zufriedeneren Mitarbeitern und produktiveren Projekten (und damit Unternehmen). Genau das ist das Ziel der Bürooptimierung mit Büro-Kaizen (Kai = japanisch für Veränderung, Zen = zum Besseren). So führt die Büro-Kaizen-Optimierung der Arbeitsprozesse im Schnitt zu 20% mehr Effizienz in Unternehmen! Ein wesentliches Schlüsselelement zum Heben dieses Effizienzpotenzials sind aber nicht nur effizientere Arbeitsprozesse, sondern auch die individuellen Kenntnisse der Mitarbeiter.

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