Der richtige OneNote-Aufbau: Die Notizbücher optimal strukturieren und gliedern!



Die richtige Verwendung von OneNote fußt auf einem übersichtlichen Aufbau der Notizbücher. Denn nur wenn Sie Ihr OneNote von Anfang an klar, stringent und logisch gliedern und strukturieren, behalten Sie die Übersicht und ersparen sich am Ende Mehrarbeit, Zielkonflikte und Arbeitszeit. Speziell für den Praxiseinsatz im Büroalltag haben wir bei Büro-Kaizen den idealen Aufbau für die OneNote Notizbücher entwickelt. Nutzen Sie unser Praxiswissen und fangen Sie gleich mit der optimalen Strukturierung und Gliederung in OneNote an – so müssen Sie das Rad nicht neu erfinden!

Was ist das Problem? Zu viel Freiheiten beim OneNote-Aufbau

In OneNote können Sie so viele Notizbücher anlegen, wie Sie wollen, und diese wiederum in beliebig viele Abschnitte und Seiten gliedern. Das kann zu einem Wildwuchs an Notizbüchern und in den Notizbüchern selbst führen. Das kostet Zeit – und verursacht Stress. Besser ist es also, OneNote von Anfang an richtig zu strukturieren und aufzubauen.

So funktioniert es:

Übersicht: Grundsätzlicher Aufbau und Gliederung der OneNote Notizbücher

OneNote besteht aus vier Ebenen. Dieser Aufbau ermöglicht eine übersichtliche Gliederung – vorausgesetzt, man hat einen Plan und hält sich an die Ordnung. (Unsere Empfehlung für den optimalen Aufbau von OneNote für berufliche Anwendungen lesen Sie weiter unten im Anschluss.)

  • 1. Notizbücher: Die Notizbücher sind die oberste Ebene. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie wollen. Sie können z.B. für jedes größere Thema oder Tätigkeitsbereich ein eigenes Notizbuch anlegen.
  • 2. Abschnitte: Die OneNote-Notizbücher lassen sich in einzelne Abschnitte gliedern, ähnlich wie die Kapitel in einem Buch. (Praxistipp: Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie jedoch nie mehr als 15 Abschnitte in einem einzigen Notizbuch verwenden.)
  • 3. Seiten: Die einzelnen OneNote-Seiten sind von ihrem Aufbau her grenzenlos. Das heißt, sie bieten immer so viel Platz, wie Sie gerade benötigen. Kommen neue Punkte hinzu, können Sie diese auch ganz einfach auf einer neuen Seite, mit einem eigenen Seitentitel innerhalb desselben Abschnitts einfügen.
  • 4. Unterseiten: Für einen noch übersichtlicheren Aufbau der OneNote-Notizbücher lassen sich einzelne Seiten auch zu Unterseiten und sogar Unter-Unterseiten einrücken. Mit dieser Gliederung markieren Sie Inhalte optisch sofort erkennbar als thematische Unterpunkte. Klicken Sie dafür die betreffende OneNote-Seite in der Gliederung einfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Navigationsmenü den Befehl → Als Unterseite verwenden; mit dem Befehl → Unterseite höherstufen machen Sie diesen Schritt wieder rückgängig (siehe Abbildung II und III).

OneNote Aufbau & Gliederung: Wie man Notizbücher, Abschnitte und Seiten erstellt (Bildergalerie)

Klicken Sie sich einfach durch unsere Bildergalerie. Hier sehen Sie auf einen Blick, wie man Notizbücher, Abschnitte, Seiten und Unterseiten in OneNote erstellt!

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Abbildung I: Mit einem Klick auf das Plus-Symbol erstellen Sie in der OneNote-App neue Notizbücher, Abschnitte und Seiten, Microsoft, Büro-Kaizen

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Abbildung II: Wie man Seiten in OneNote in Unterseiten umwandelt, Microsoft, Büro-Kaizen

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Abbildung III: Wie man Unterseiten in OneNote wieder in eine Seite zurückverwandelt, Microsoft, Büro-Kaizen

Der ideale OneNote-Aufbau: Die perfekte Notizbuch-Struktur für die berufliche Verwendung!

Bei Büro Kaizen verwenden wir für die Strukturierung von OneNote exakt sieben verschiedene Notizbücher. Dieser Aufbau hat sich als ideal herausgestellt und deckt alle Eventualitäten im Büroalltag ab. Die sieben Notizbücher reichen von einem Projekteordner über einen Teamordner bis zur gemeinsamen Wissensdatenbank für Ihr Team und Unternehmen. Für befristete Aufgaben und große Projekte können weitere temporäre Notizbücher angelegt werden, die dann nach Erledigung archiviert und gelöscht werden. Diesen OneNote-Aufbau haben wir aus unserer Beratungspraxis heraus entwickelt, nutzen ihn intern für unsere eigenen Strukturen und empfehlen ihn auch unseren Kunden in unseren Trainings, Coachings, Schulungen und Webinaren zur richtigen Verwendung der Office-Programme.

Darauf kommt es an: Der ideale OneNote-Aufbau besteht aus folgenden sieben Notizbüchern!

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Notizbuchgliederung darauf, jeweils die Ziffern 1-7 vor den Namen des Notizbuchordners einzutippen. Die Ziffern bewirken dann, dass die Ordner bei allen Anwendungen immer in derselben Reihenfolge angezeigt werden. Das erspart Ihnen mögliche Irritationen.

  • Notizbuch „1 Projekte”: Hier erfolgt die gesamte Projekt- und Aufgabendokumentation, für die in Outlook nicht genügend Platz besteht. Jedes Projekt bekommt hier einen eigenen Abschnitt – solange, bis das Projekt geschlossen und der betreffende Abschnitt archiviert wird.
  • Notizbuch „2 Termine”: Hier erfolgt die Planung und Dokumentation von Terminen aller Art, z.B. von Kundenterminen, Messeauftritten, Firmenveranstaltungen, Seminarwochen, der Weihnachtsfeier, Events etc. Im Ordneraufbau erhält dann jeder Termin einen eigenen Abschnitt.
  • Notizbuch „3 Personal”: In das Notizbuch „Personal” werden alle Punkte eingetragen und hineinkopiert, die für Mitarbeitergespräche relevant sind. Jeder Mitarbeiter erhält einen eignen Abschnitt (auch Sie selbst für Ihre eigenen Leistungen, Themen und zur Vorbereitung auf Ihr eigenes Personalgespräch). Die betreffenden HR-Abschnitte können dabei aus Gründen des Datenschutzes in OneNote selbst mit einem Kennwort geschützt werden.
  • Notizbuch „4 Vertrieb”: Nachfassen ist ein Zauberwort bei Vertriebsthemen. Damit lückenlos dokumentiert wird, welche Anfragen wie beantwortet wurden und wie der jeweilige Stand ist, werden alle Vertriebsthemen und Anfragen zentral in einem Notizbuch gegliedert. Wechseln dann die Bearbeitungszuständigkeiten, muss lediglich der betreffende Notizbuchabschnitt an den/die MitarbeiterIn gesendet werden.
  • Notizbuch „5 Meetings”: Alle Zusammenfassungen von Meetings und Besprechungen zu einem bestimmten Projekt werden immer unter dem jeweiligen Projekt abgespeichert (also in dem Notizordner „1 Projekte“). Dieser spezielle Ordner „5 Meetings“ ist nur für alle projektübergreifenden Meetings und Besprechungsrunden gedacht, wie z.B. abteilungsübergreifende Meetingrunden oder Besprechungen auf Geschäftsleitungsebene.
  • Notizbuch „6 Wissen”: Eine gemeinsame Wissensdatenbank ist für jedes Unternehmen wichtig. Hier werden unternehmensspezifische Daten abgelegt, wie z.B. die Daten zur eigenen Corporate Identity (Logo, Schriftart, Schriftfarbe etc.), die wichtigsten Anleitungen für die Unternehmenssoftware, Anmeldedaten, Checklisten für bestimmte Workflows etc. Aufgrund der flexiblen und zugleich übersichtlichen Strukturierung und Gliederung ist OneNote der ideale Ort für den Aufbau einer gemeinsamen Wissensdatenbank, die dann jeder noch individuell mit eigenen Notizen modifizieren und ergänzen kann.

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Abbildung IV: Der optimale Aufbau in OneNote - Gliederung in sieben Notizbücher, Microsoft, Büro-Kaizen

Und Sie? So steigen Sie ohne Mehrarbeit auf OneNote um!

Nutzen Sie Microsofts digitales Notizbuchprogramm schon für sich und Ihre Arbeit? Wenn ja, welche Programmversion? OneNote 2016 aus den Office365-Plänen und dem Office-Paket? Oder die neuere Windows-App OneNote (UWP)? Die beiden OneNote-Versionen sind sich vom Aufbau her sehr ähnlich, allerdings mit kleinen Unterschieden (→ mehr Details zu den Unterschieden finden Sie in unserem Blogbeitrag „Aus 2 mach 1: Die OneNote-App (UWP) wird die neue Standardversion ”).

Wenn Sie OneNote bislang noch nicht nutzen, sollten Sie zunächst alle auf Papier begonnenen Aufgaben und Projekte auch in Ruhe in Papierform zu Ende bringen. Beginnen Sie lediglich Ihre neuen Aufgaben und Projekte in OneNote. Wenn Sie dann alle alten Projekte abgeschlossen haben, ist Ihnen der vollständige Umstieg zu OneNote automatisch und ohne jegliche Mehrarbeit geglückt. Viele weitere nützliche Tipps und Tricks rund um neue Funktionen und eine einfachere Bedienung von OneNote zeigen wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag über die besten OneNote-Tutorials – denn leichter kann man den Umgang mit dem nützlichen Notizprogramm nicht lernen!

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial Anleitung für OneNote-Einsteiger

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OneNote-Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter:
Online-Schulungen & Präsenztrainings

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Büro-Kaizen ist Ihr Spezialist für die Optimierung von Arbeitsprozessen und Workflows im Büro. Mit unserem Expertenwissen verhelfen wir Ihnen im Durchschnitt zu 20% mehr Effizienz in der Alltagsarbeit. Das spart Zeit, reduziert den Stress und schafft Raum für Neues, Wichtigeres und Kreatives!

  • Ein kleiner, aber wichtiger Baustein für die Effizienzsteigerung im Büroalltag ist die richtige Anwendung der Bürosoftware Office (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word). Denn hier kann viel Zeit gewonnen, aber auch sehr viel Zeit verloren werden.
  • Machen Sie daher sich und Ihre Mitarbeiter fit für die moderne digitale Bürowelt – wir helfen Ihnen dabei! Mit Online-Schulungen, Webinaren oder Präsenztrainings bei Ihnen vor Ort.


Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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