OneNote Tipps und Tricks: Insiderwissen für mehr Effizienz

27. März 2020

Wer sich auf den Weg zum papierlosen Büro macht, der wird das digitale Notizbuchprogramm OneNote als unverzichtbaren Begleiter schätzen lernen. Mit dem elektronischen Notizbuch von Microsoft können Sie Ihre digitale Ablage übersichtlich strukturieren und Ihre Notizen automatisch durchsuchbar verwalten. Darüber hinaus lassen sich in Kombination mit Outlook ganze Workflows organisieren. Zum Beispiel bei der Planung und Durchführung von Besprechungen oder bei der Organisation von Aufgaben am einzelnen Arbeitsplatz bzw. im Team. Der Vorteil von OneNote ist außerdem, dass es nahezu selbsterklärend ist.

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(Dauer: 14:34 Minuten)

OneNote orientiert sich mit der Bedienung an den anderen Microsoft Office Produkten. Somit fällt der Einstieg relativ leicht und Sie werden schnell Fortschritte und eine schnelle Effizienzsteigerung in der Arbeitsplatzorganisation feststellen. Da dies der Fall ist, geben sich aber auch viele Nutzer bereits mit dem „Standardwissen“ zufrieden. Dabei kann man mit weiteren, allerdings versteckten Funktionen, nochmals deutlich mehr Effizienz in der Arbeit mit OneNote herausholen. Lernen Sie in unserem folgendem Beitrag 7 versteckte OneNote Tipps und Tricks kennen, die Sie vom normalen Nutzer zum OneNote-Insider machen. Legen wir also los…

Mit 7 Kniffen & Tricks zum OneNote-Insider werden

Insider 1: Screenshots mit Tastenkombination machen
Insider 2: Audioaufzeichnung nutzen und durchsuchbar machen
Insider 3: Schnelle Navigations-Links einfügen
Insider 4: weitere Tastenkombinationen nutzen
Insider 5: OneNote für Besprechungen
Insider 6: Erweiterungen (Add-Ins) nutzen
Insider 7: OneNote-Funktionen für die Praxis

OneNote Tipps und Tricks – Insider 1: Screenshots mit Tastenkombination machen

Suchen Sie auch die Möglichkeit relativ einfach mal kurz einen Screenshot z. B. von einer Webseite abzulegen, um ihn später weiterzuverwenden? Das ist mit OneNote kein Problem. Aus allen Anwendungen heraus können Sie mit nur einer Tastenkombination Screenshots in OneNote integrieren. Egal ob OneNote gestartet ist oder nicht.

1. Drücken Sie dazu die Tastenkombination win + Shift + S
2. Anschließend können Sie mit der Maus den Ausschnitt wählen, für den Sie einen Screenshot erstellen möchten.
3. Nach der Auswahl startet ein Dialogfenster, in dem Sie den Speicherort (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) bestimmen können [1]. Nach der Auswahl des Speicherorts klicken Sie auf den Button „An den ausgewählten Speicherort senden“ [2]. Schon ist der Screenshot in Ihr Notizbuch integriert.

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Abbildung 1: OneNote Tipps und Tricks – Speicherort auswählen

OneNote Tipps und Tricks – Insider 2: Audioaufzeichnung nutzen und durchsuchbar machen

Neben den normalen Texten können Sie in OneNote auch Audio-Aufzeichnungen machen. Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie gerade mal keine Tastatur zur Hand haben und nur einen kurzen Gedanken festhalten möchten. Die Funktion gibt es auch in der Smartphone App von OneNote.

Audio aufzeichnen am PC

  • Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt „Einfügen“ [1] und dann auf „Audio aufnehmen“ [2].
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Abbildung 2: OneNote Tipps und Tricks – Audio aufzeichnen
  • Die Aufnahme startet sofort und es erscheint ein neuer Menüpunkt „Aufzeichnen…“.

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  • Zum Beenden oder Pausieren der Aufzeichnung klicken Sie auf „Pause“ oder „Beenden“.

Audio aufzeichnen mit dem Smartphone

  • Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Aufnahmen später gespeichert werden soll [1]
  • Starten Sie die Aufnahme mit einem Fingerdruck auf das Mikrofonsymbol [2]
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Abbildung 4: OneNote Tipps und Tricks – Audioaufzeichnung mit dem Smartphone
  • Beenden Sie die Aufnahme bei einem weitern Fingerdruck auf „Stopp“ [3]
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Abbildung 5: OneNote Tipps und Tricks – Audioaufzeichnung stoppen
  • Die Audioaufzeichnung wird direkt in OneNote abgespeichert.
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Abbildung 6: OneNote Tipps und Tricks – Audioaufzeichnung abgespeichert

Audioaufzeichnung durchsuchbar machen

  • Auch die Audioaufnahmen können Sie für die Suche in OneNote indizieren. Achten Sie dazu auf eine deutliche Sprache bei Ihren Aufnahmen. Um die Suche in Audiodateien zu aktivieren klicken Sie im Menü auf „Datei“ und dann „Optionen“.
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OneNote Tipps und Tricks – Ihre Aufnahme durchsuchbar machen
  • Anschließend wählen Sie die Option „Audio und Video“ [1] und markieren dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ [2]. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ [3].
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OneNote Tipps und Tricks – Audio- und Videoaufzeichnung durchsuchbar machen

OneNote Tipps und Tricks – Insider 3: Schnelle Navigations-Links einfügen

Innerhalb Ihrer Notizbücher können Sie durch den Einsatz von Links eine gute Navigation zu Ihren verschiedenen Notizen herstellen. Bei der Arbeit im Team hilft Ihnen das vor allem beim schnellen Zugriff auf Informationen.

Navigationslink herstellen

  • Für einen Navigations-Link klicken Sie mit rechten Maustaste auf eine Seite, ein Notizbuch, einen Abschnitt oder eine Abschnittsgruppe [1].
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    OneNote Tipps und Tricks – Link zu Seite kopieren
    • Anschließend wählen Sie „Link zu Seite kopieren“ [2]. Über die Tastenkombination für Einfügen ([Strg] + [V]) können Sie den Link dann an einer beliebigen Stelle in Ihren Notizen einfügen.

    Probieren Sie auch diese Alternative: Sie können den Titel einer Seite in zwei eckige Klammern => [[ ]] fassen. OneNote fügt dann automatisch einen Link zu der jeweiligen Seite hinzu. Sollte die Seite noch nicht bestehen, erstellt OneNote eine neue Seite mit dem gewählten Titel.

    OneNote Tipps und Tricks – Insider 4: weitere Tastenkombinationen nutzen

    Neben den oben bereits genannten Tastenkombinationen gibt es in OneNote noch viele weitere nützliche Shortcodes. Einmal gelernt helfen Ihnen diese Tastenkombinationen, sich schneller in OneNote zu bewegen. Das bringt zusätzliche Effizienz. Eine praktische Übersicht der wesentlichen Tastenkombinationen finden Sie im Download “Tastenkombinationen für Microsoft OneNote”

    onenote-tipps-und-tricks-kostenloses-ebook-mit-onenote-durchstarten

    OneNote Tipps und Tricks – Insider 5: OneNote für Besprechungen

    Gerade für Besprechungen hat sich OneNote als nützlicher Helfer erwiesen. Erstellen Sie z. B. recht einfach Besprechungsprotokolle und verwalten Sie Ihre Aufgaben darin. Besprechungen finden heutzutage mehr denn je statt und deshalb besteht hier auch erhebliches Effizienz-Potenzial. Nicht nur während sondern auch nach der Besprechung ist OneNote hier die ideale Unterstützung. Im Beitrag „Mit OneNote werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor“ erfahren Sie wie Sie OneNote für Besprechungen optimal einsetzen können.

    OneNote Tipps und Tricks – Insider 6: Erweiterungen (Add-Ins) nutzen

    Sollte Ihnen auch mit diesen Tipps und Tricks der Funktionsumfang von Microsoft OneNote nicht reichen, können Sie über Erweiterungen noch mehr aus dem digitalen Notizhelfer rausholen. Welche Add-Ins wir Ihnen für Ihre Arbeit mit OneNote empfehlen können, lesen Sie hier: „OneNote Add-Ins: Praktische Erweiterungen für Ihr Notizbuch“

    OneNote Tipps und Tricks – Insider 7: OneNote-Funktionen für die Praxis

    Im Download „OneNote Funktionen für die Praxis“ haben wir für Sie weitere Tricks zusammengefasst, die Ihnen in der Praxis sehr nützlich sein können. Der Inhalt umfasst Tipps und Anleitungen zu folgenden Themen:

    • Notizen zu einem PDF machen in OneNote
    • Checkliste in OneNote anlegen
    • Besprechungsprotokolle in OneNote
    • OneNote auf Mobilgeräten

    Und Sie?

    Haben Ihnen die OneNote Tipps und Tricks bei Ihrer Arbeit mit dem digitalen Notizbuch geholfen? Neben den im Beitrag genannten Insider Kniffen finden Sie in unserem Blog noch weitere nützliche Tipps zu OneNote. Nutzen Sie die Suche-Funktion oder den Tag OneNote um weitere Beiträge auf der Büro Kaizen Homepage zu finden. Damit Sie auch weiterhin zum Thema OneNote auf dem aktuellen Stand bleiben, empfehlen wir Ihnen werfen Sie doch einen Blick auf unsere OneNote Übersichtsseite, hier finden Sie alle wichtigen Themen rund um OneNote und dessen effiziente Nutzung auf einen Blick.



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