OneNote ist ein gigantisches Werkzeug für den Weg zum papierlosen Büro. Mit dem elektronischen Notizbuch von Microsoft können Sie Ihre digitale Ablage übersichtlich strukturieren. Darüber hinaus lassen sich in Kombination mit Outlook ganze Workflows organisieren. Zum Beispiel bei der Planung und Durchführung von Besprechungen oder bei der Organisation von Aufgaben am einzelnen Arbeitsplatz bzw. im Team. Der Vorteil von OneNote ist außerdem, dass es nahezu selbsterklärend ist. Dadurch ist ein schneller Einstieg in die Standardfunktionen des Programms kein Problem.
Neben den Standardfunktionen gibt es aber auch ganz nützliche Kniffe und Tricks, die nicht sofort offensichtlich sind aber deutlich mehr Effizienz in der Arbeit mit OneNote bringen.
Mit 7 Kniffen & Tricks zum OneNote-Insider werden Klick um zu Tweeten
Was ist das Problem?
Wenn Sie bereits mit anderen Office-Produkten vertraut sind, fällt Ihnen der Einstieg in OneNote nicht schwer. Sie können schnell Fortschritte sehen und erkennen, wie nützlich das elektronische Notizbuch für Ihre Arbeit ist. Das führt auch zu einer schnellen Effizienzsteigerung in der Arbeitsplatzorganisation. Deshalb geben sich viele Nutzer mit diesem „Standardwissen“ zufrieden. In OneNote gibt es aber über den Standard hinaus versteckte Funktionen, die den Arbeitsalltag noch effektiver gestalten. Lesen Sie in folgendem Beitrag 7 Tipps, die Sie vom normalen Nutzer zum OneNote-Insider machen.
So funktioniert es: OneNote Tricks für mehr Effizienz im Alltag
OneNote Tricks - Tipp 1: Tastenkombination für Screenshots nutzen
Aus allen Anwendungen heraus können Sie mit nur einer Tastenkombination Screenshots in OneNote integrieren. Egal ob OneNote gestartet ist oder nicht. Drücken Sie dazu die Tastenkombination [Windows-Taste] + [Shift] + [S]. Anschließend können Sie mit der Maus den Ausschnitt wählen, für den Sie einen Screenshot erstellen möchten. Nach der Auswahl startet ein Dialogfenster, in dem Sie den Speicherort (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) bestimmen können [1]. Nach der Auswahl des Speicherorts klicken Sie auf den Button „An den ausgewählten Speicherort senden“ [2]. Schon ist der Screenshot in Ihr Notizbuch integriert.
OneNote Tricks - Tipp 2: Audioaufzeichnung nutzen und durchsuchbar machen
Neben den normalen Texten können Sie in OneNote auch Audio-Aufzeichnungen machen. Das ist dann sehr praktisch, wenn Sie mal keine Tastatur zur Hand haben oder nur einen kurzen Gedanken festhalten möchten. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt „Einfügen“ und dann auf „Audio aufnehmen“. Die Aufnahme startet sofort und es erscheint ein neuer Menüpunkt „Aufzeichnung…“. Zum Beenden oder Pausieren der Aufzeichnung klicken Sie auf diesen Menüpunkt und wählen „Pause“ oder „Beenden“.
Auch die Audioaufnahmen können Sie für die Suche in OneNote indizieren. Achten Sie dazu auf eine deutliche Sprache bei Ihren Aufnahmen. Um die Suche in Audiodateien zu aktivieren klicken Sie im Menü auf „Datei“ und dann „Optionen“. Anschließend wählen Sie die Option „Audio und Video“ [1] und markieren dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ [2]. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ [3].
OneNote Tricks - Tipp 3: Schnelle Navigations-Links einfügen
Innerhalb Ihrer Notizbücher können Sie durch Links eine gute Navigation in den verschiedenen Bereichen herstellen. Das hilft auch bei der Arbeit im Team, schnellen Zugriff auf Informationen zu erreichen. Für einen Navigations-Link klicken Sie mit rechten Maustaste auf eine Seite, ein Notizbuch, einen Abschnitt oder eine Abschnittsgruppe [1]. Anschließend wählen Sie „Link zu Seite kopieren“ [2]. Über die Tastenkombination für Einfügen ([Strg] + [V]) können Sie den Link dann an einer beliebigen Stelle platzieren.
Alternativ können Sie auch den Titel einer Seite in zwei eckige Klammern => [[ ]] fassen. OneNote fügt dann automatisch einen Link zu der jeweiligen Seite hinzu. Sollte die Seite noch nicht bestehen, erstellt OneNote eine neue Seite mit dem gewählten Titel.
OneNote Tricks - Tipp 4: OneNote-Funktionen für die Praxis
Im Download „OneNote Funktionen für die Praxis“ habe ich weitere Tricks zusammengefasst, die Ihnen in der Praxis nützlich sein können. Der Inhalt umfasst Tipps und Anleitungen zu folgenden Themen:
- Notizen zu einem PDF machen in OneNote
- Checkliste in OneNote anlegen
- Besprechungsprotokolle in OneNote
- OneNote auf Mobilgeräten
OneNote Tricks - Tipp 5: weitere Tastenkombinationen nutzen
Neben den oben bereits genannten Tastenkombination gibt es in OneNote noch viele weitere Shortcodes. Einmal gelernt helfen Ihnen diese Tastenkombinationen, sich schnell in OneNote zu bewegen. Das bringt zusätzliche Effizienz. Eine praktische Übersicht der wesentlichen Tastenkombinationen finden Sie im Download Tastenkombinationen für Microsoft OneNote
OneNote Tricks - Tipp 6: OneNote für Besprechungen
Gerade für Besprechungen hat sich OneNote als nützlicher Helfer erwiesen. Und dieser Anwendungsfall bietet viel Effizienz-Potenzial, da Besprechungen häufig vorkommen. In meinem Beitrag „Mit OneNote werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor“ habe ich beschrieben, wie Sie OneNote für Besprechungen optimal einsetzen können.
OneNote Tricks - Tipp 7: Erweiterungen nutzen
Sollte Ihnen auch mit diesen Tipps und Tricks der Funktionsumfang von Microsoft OneNote nicht reichen, können Sie über Erweiterungen noch mehr aus dem digitalen Notizhelfer rausholen. Welche Add-Ins ich Ihnen für Ihre Arbeit mit OneNote empfehle, lesen Sie hier: „OneNote Add-Ins: Praktische Erweiterungen für Ihr Notizbuch“
Extra Tipp
Neben den im Beitrag genannten Kniffen habe ich in meinem Blog noch wesentlich mehr Tipps zu OneNote. Nutzen Sie die Suche-Funktion oder den Tag OneNote um weitere Beiträge auf meiner Homepage zu finden. Damit Sie auch weiterhin zum Thema OneNote auf dem aktuellen Stand bleiben, empfehle ich Ihnen meinen Blog zu verfolgen. So erhalten Sie regelmäßig neue Tipps und Tricks direkt in Ihr E-Mail-Postfach.
Darauf kommt es an
Machen Sie bei den Standardfunktionen in OneNote nicht halt. Dadurch würden Sie jede Menge Effizienzpotenzial links liegen lassen. Beschäftigen Sie sich mit den Tricks und erweiterten Funktionen. Das ist zwar einmaliger Aufwand, bringt Ihnen aber dauerhaften Nutzen.
Und Sie?
Haben Ihnen die OneNote Tricks bei Ihrer Arbeit mit dem digitalen Notizbuch geholfen? Oder kennen Sie auch nützliche Kniffe, Tipps & Tricks? Schreiben Sie mir. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.
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