Fit am Fernsprecher: Telefonieren mit neuen Ideen



Telefonieren ist heute ziemlich einfach: Im Gegensatz zum umständlichen „Verbinden lassen” oder Wählscheiben drehen vergangener Zeiten reicht es den Hörer abzunehmen, zu wählen und schon kommt das Gespräch zustande. In den meisten Fällen schöpfen wir die vielen tollen Möglichkeiten und Funktionen die uns moderne Telefonanlagen bieten im Büroalltag jedoch nicht voll aus. Dieser Artikel möchte Sie daher ermutigen, nicht nur bis zum Ende der Hörerschnur zu denken, sondern das Telefonieren als effektive und gut organisierte Tätigkeit in Ihren Joballtag zu integrieren.

Bei Anruf – alles locker: Visualisierung am Apparat

telefonieren leicht gemacht durch verzeichnisse
Nutzen Sie Verzeichnisse, um das tägliche Telefoieren zu erleichtern.

Ich habe Ihnen in einem anderen Blogbeitrag bereits das Konzept der Visualisierung nahegebracht: Nach diesem werden Dinge im Büro, die jeder braucht, die aber nicht intuitiv bedienbar sind, mit handlichen Kurzanleitungen oder Beschriftungen für jeden einfach erklärt. Dieses Prinzip können Sie mit einer möglichst einfachen Anleitung zum Telefonieren für Ihre Mitarbeiter anwenden: Kompakt und übersichtlich erhalten diese so einen Einblick in die grundlegenden und erweiterten Funktionen ihres Telefons und können diese im Alltag praktisch nutzen. Je intuitiver Sie dabei vorgehen (mit Bildern, Fotos oder auch Zeichnungen), desto besser werden Ihre Mitarbeiter verstehen – erklären Sie die Telefonanlage daher so, wie Sie sie einem Freund oder ihren Eltern erklären würden.

Beispielthemen für die Anleitung zum Telefonieren:

  • Wie können interne und externe Anrufe getätigt werden?
  • Wie werden Nummern eingespeichert?
  • Wie können Gespräche weitervermittelt werden?
  • Wie können Anrufe in der Warteschleife geparkt werden?
  • Wie hört man die Mailbox ab (spricht eine Ansage auf/schaltet sie ein uns aus?)
  • Wie kann das Telefon an einen Kollegen bei Abwesenheit abgegeben werden?

Wenn Sie all diese Funktionen kompakt zusammengefasst haben, sollten Sie Ihre neue Anleitung unbedingt den Mitarbeitern aus der IT vorlegen – schließlich sollen die Angaben technisch fehlerfrei sein. Anschließend empfiehlt sich insbesondere in größeren Unternehmen ein kleiner Testlauf mit dem neuen Telefonguide: Kommen die jüngeren und älteren Kollegen mit der kleinen Hilfe zum Telefonieren gut klar? Wenn alle zufrieden sind, kann gedruckt, verteilt und im Anschluss viel besser telefoniert werden.

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Nicht neu, aber selten: Die gute und aktuelle Telefonliste für intern und extern

Die Telefonliste mit den wichtigsten internen und externen Rufnummern ist ein alter Hut – dennoch aber nicht minder wichtig. Auch wenn man heutzutage jede Nummer schnell „googeln” kann und Outlook die Kontaktdaten speichert ist es immer noch schneller und effektiver, auf einem laminierten DIN-A4-Blatt oder in einem kleinen Buch die wichtigsten internen und externen Nummern schnell zur Hand zu haben. Eine solche Telefonliste lässt sich ideal ins Sichtbuch integrieren, welches die wichtigsten Informationen für alle Mitarbeiter eines Teams oder Arbeitsplatzes zusammenfasst. Natürlich sollte diese Liste von einem Verantwortlichen stets aktuell gehalten und neu verteilt werden. Die Frage „Können Sie mich nicht schnell mit Herrn Meier verbinden?” löst so ab sofort keine Schweißausbrüche mehr aus.

Natürlich ist es auch möglich, die Telefonliste auf einer Seite des Intranets anzulegen – natürlich nur, sofern Ihr Unternehmen über ein Intranet verfügt. Die Erfahrung zeigt: Je einfacher und klarer die Seite aufgemacht ist, desto besser wird sie genutzt. Zudem sollte auch hier ein Verantwortlicher benannt werden, der die Liste stets aktuell hält. Mit den heutigen Content-Management-Systemen für Internetseiten ist die Eingabe der neuen Daten meist nicht schwerer als die Bearbeitung eines Excel- oder Worddokuments – trauen Sie sich!

Extra-Tipp 1

Legen Sie die Telefonanleitung und die Telefonliste dem Willkommenspaket für neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bei. Sollten Sie ein Intranet haben können Sie zusätzlich bei der IT veranlassen, dass bei Neuinstallationen im Browser oder auf dem Desktop standardmäßig eine Verknüpfung zur Telefonliste angelegt wird.

Effizienter Telefonieren: Mehr Zeit, weniger Stress und freie Hände

Nicht jeder ist zum Telefonieren geboren. Meine kleinen Tipps können insbesondere „Telefonmuffeln” helfen, die täglichen Gespräche deutlich angenehmer zu machen.

tägliches telefonieren bringt routine
Telefonieren am Arbeitsplatz wird schnell zur Routine.

1. Freundlicher Telefonieren

Mit einem kleinen Trick können Sie am Telefon deutlich freundlicher wirken: Bringen Sie am Apparat einen kleinen Spiegel an und vielleicht einen kleinen Zettel: „Bitte lächeln!”. Der Gesprächspartner sieht das Lächeln zwar nicht, aber er hört es – die Stimme von lächelnden Menschen ist automatisch freundlicher.

2. Hände frei für wichtige Dinge

Wer täglich viele Telefonate zu führen hat, kann nicht dabei die ganze Zeit einen Hörer in der Hand halten. Für fast alle Telefone sind daher mittlerweile Headsets erhältlich, die das freihändige Telefonieren erlauben. So haben Ihre Mitarbeiter die Hände für Notizen oder PC-Anwendungen frei – und mit eingeklemmtem Hörer klingt niemand wirklich souverän.

3. Telefonieren – aber nicht zu lange

Am Telefon wird schnell mehr geredet, als der eigentliche Anlass erfordert – Telefonieren kann ein echter Zeitfresser sein. Mit einer kleinen Sanduhr neben dem Apparat wird die vergangene Zeit verdeutlicht und das Gespräch kurzgehalten. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge!

Extra-Tipp 2

Telefonieren Sie im Stehen – die kleine Haltungsabwechslung ist gut für den Rücken und lässt Ihre Stimme freier und voller klingen.

Egal ob Urlaubsgrüße an die Kollegen oder Business-Calls: Machen Sie das Telefonieren für sich und Ihre Mitarbeiter angenehmer und effizienter

Jedes Büro telefoniert anders, jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Gesprächsstil – und das ist auch gut so. Dennoch können ein paar kleine Optimierungen die täglichen Telefonate angenehmer, effektiver und entspannter machen. Ich lade Sie daher dazu ein, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein paar kleine Tipps und Regeln zum besseren Telefonieren im Alltagsgeschäft zu erproben. Sicherlich sind auch für alte „Telefonhasen“ noch neue Ideen dabei – schließlich wird auch in Zukunft nicht weniger, sondern mehr telefoniert werden.

Sozusagen kurz vor dem Auflegen bin ich natürlich auch diesmal sehr gespannt, mit welchen Ideen Sie Ihre Herausforderungen beim Telefonieren im Büroalltag lösen. Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar – ich freue mich sehr über Ihre Ideen und Anregungen!

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