Mit unseren Microsoft Teams Schulungen und Lehrgängen können Sie die digitalen Kompetenzen Ihrer Beschäftigten gezielt weiterentwickeln. Unsere Mitarbeiterschulungen richten sich speziell an die Anwender in Unternehmen, damit diese die Teams-Plattform möglichst optimal, effizient und souverän im Arbeitsalltag einsetzen können.

Mit praxisnahen Trainings, modernen Weiterbildungskonzepten und individuell auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen zugeschnittenen Schulungsinhalten unterstützen wir Firmen aller Größen und Branchen dabei, das volle Potenzial von Microsoft Teams für sich auszuschöpfen.
Nutzen Sie unser umfangreiches Angebot an Fortbildungsmaßnahmen, von Online-Seminaren bis zu Präsenzschulungen bei Ihnen vor Ort, um Ihre digitalen Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern – damit Ihre Mitarbeiter erfolgreicher und produktiver zusammenarbeiten können!

Inhaltsverzeichnis

1. Das Ziel unserer Microsoft Teams-Schulungen: Effiziente & sichere Anwendung

Das zentrale Ziel unserer Microsoft Teams-Seminare für Mitarbeitende liegt darin, die Grundlagen und auch fortgeschrittenen Funktionen der Teams-Anwendung so zu vermitteln, dass alle Personen in Ihrem Unternehmen die Plattform effizient und sicher nutzen können. Die Teams-Schulung schafft dabei nicht nur einen gemeinsamen Wissensstand, sondern legt zugleich auch Leitlinien für die digitalen Abläufe fest, sodass jede Person weiß, wie Teams konkret für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation eingesetzt werden soll.

Dadurch werden die Grundlage für eine erfolgreiche Nutzung von Microsoft Teams geschaffen, Unsicherheiten ausgeräumt sowie optimale Best Practices etabliert – und das unabhängig von der jeweiligen Abteilung oder Branche.
Eine professionelle Mitarbeiterschulung für die richtige Anwendung von Microsoft Teams ist damit der Schlüssel, um Teams tatsächlich als Produktivitäts-Tool für moderne Arbeitsplätze im eigenen Unternehmen zu etablieren.

Teams-Schulungen von Büro-Kaizen®: Preisgekrönter Schulungsanbieter mit zahlreichen Awards & Auszeichnungen

Die Büro-Kaizen® GmbH ist ein erfahrener Schulungsanbieter mit vielfach prämierten Beratungskonzepten für die digitale Transformation und mehr Effizienz in Unternehmen. Unsere innovativen Methoden wurden bereits mit zahlreichen Awards ausgezeichnet (darunter dem Brand eins Award für Unternehmensberatungen, DeutscherIdeenpreis, Best Practice Award, Internationaler Deutscher Trainingspreis, International Best Service Award, BestPersAward, Top-Consultant für den Mittelstand, Ludwig-Erhard-Preis-Wettbewerb u.v.a.m.).

Als Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz beraten wir Unternehmen jeder Größe und Branche.
Dabei setzen wir auf einfache und nachhaltige Lösungen, die sich auf die jeweilige Kernaufgabe fokussieren. Getreu unserer beiden Mottos: Simplify Your Business & keep IT simple!
Unsere Bücher und Materialien sind regelmäßig Bestseller, über unsere Erfolge wird regelmäßig in der Presse und im Fernsehen berichtet.
Mit diesem Hintergrund und Know-how sorgt unser erfahrenes Beraterteam für konkret messbare Vorteile – für Firmen, Mitarbeitende und Kunden – von im Durchschnitt 20 % mehr Effizienz!
Wir bieten verschiedene Schulungsformate für MS Teams an, von Online-Kursen und Präsenz-Schulungen bis zu maßgeschneiderten Inhouse-Seminaren in Ihrem Unternehmen vor Ort – gerne auch in Kombination mit einer umfassenden Microsoft 365-Beratung.

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2. Die Chancen von Microsoft Teams vs. Risiken ohne Schulung & Einführung

Eine strukturierte und auf die Prozesse Ihres Unternehmens zugeschnittene Anwenderschulung in Microsoft Teams bietet zahlreiche und häufig direkt messbare Vorteile. Eine Einführung von MS Teams ohne klaren Rahmen, ohne gemeinsame Regeln und ohne eine gezielte Mitarbeiterschulung verursacht hingegen häufig vielfältige Probleme und vermeidbare Ineffizienzen.

Risiken & Nachteile einer Einführung von MS Teams ohne Schulung und Leitlinien:

Vorteile & positive Effekte durch eine Teams-Schulung der Anwender:

Unstrukturierte Kommunikation: Nachrichten und Informationen gehen schneller verloren oder werden gleich mehrfach ausgetauscht, da kein gemeinsames Verständnis für Kanäle, Chats und Dateien besteht.
Doppelablagen und Medienbrüche: Ohne verbindliche Ablagestrukturen für die Dateien und Informationen entstehen mehrere Versionen derselben Datei, was die Übersicht erschwert und zu Folgefehlern durch das Bearbeiten veralteter Versionen führt.
Verlängerte Suchzeiten: Mitarbeitende verbringen mittlerweile im Durchschnitt 19,8 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen, Dokumenten, Aufgaben oder Gesprächsverläufen (+ 50 % gegenüber 2013).* Ein chaotisches MS Teams erhöht diese Suchzeiten nur weiter.
Mehrarbeit durch unklare Mehrfachaufgaben: Aufgaben werden mehrfach vergeben oder unkoordiniert bzw. unvollständig bearbeitet, weil Transparenz und Klarheit über die Zuständigkeiten und Ziele fehlen.
Ineffiziente Besprechungen: Die Mitarbeitenden verbringen aktuell bereits im Schnitt 26,3 % ihrer Arbeitszeit in Meetings (+ 39 %). Fast die Hälfte dieser Zeit wird als verschwendet bewertet.*
Fragmentierte Zusammenarbeit: Die Nutzung von Teams läuft entlang der Abteilungsgrenzen, wodurch das Wissen und die Prozesse isoliert bleiben und der Gesamtüberblick verloren geht.
Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Fehlende Sensibilisierung führt zu unbedarftem Umgang mit Sicherheitsrisiken und sensiblen Unternehmensdaten.
Steigende Frustration und Stress: Unsicherheiten im Umgang mit Teams und ineffiziente Abläufe führen zu Unzufriedenheit, Überforderung und erhöhtem Stress bei den Mitarbeitenden.
Verpasste Chancen für Automatisierung und Effizienzsteigerung: Ohne das Schulungswissen bleiben viele produktivitätssteigernde Funktionen und Automatisierungen in Teams ungenutzt.

Effizientere Kommunikation: Alle Informationen erreichen gezielt die richtigen Personen, Missverständnisse werden minimiert und der Abstimmungsaufwand reduziert.
Optimierte Ablagestrukturen: Gemeinsame Leitlinien sorgen für einheitliche Dateiablagen und eindeutige Versionierungen – Doppelablagen werden dadurch konsequent vermieden.
Kürzere Such- und Besprechungszeiten: Benötigte Informationen und Dokumente sind wesentlich schneller auffindbar.
Weniger Doppelarbeit: Durch eine klare, transparente und übersichtliche Aufgabenverteilung werden unnötige Mehrfachbearbeitungen vermieden.
Effizientere Besprechungen: Die Meetings verlaufen strukturierter und fokussierter und vergeuden weniger Zeit.
Mehr Freiraum für produktive Arbeit: Zeitverluste durch Suchen, Koordinieren oder Nachfragen werden reduziert, was Freiraum für wertvollere Aufgaben schafft.
Fokussierteres Arbeiten: Klare Strukturen und Routinen reduzieren den Stress und führen zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeiter.
Stärkere Mitarbeiterbindung: Investitionen in die digitale Weiterbildung zeigen Wertschätzung und fördern damit die Mitarbeitermotivation und Loyalität gegenüber dem Unternehmen.
Höhere Produktivität & bessere Team-Resultate: Durch reibungslosere und effizientere Prozesse und eine verbesserte Kollaboration steigt die Arbeitsqualität.
Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten: Die richtige Nutzung von Teams ermöglicht mobiles und geräteübergreifendes Arbeiten, was flexible Arbeitsmodelle erleichtert.
Nutzung moderner (KI-)Funktionen: Durch die Teams-Fortbildung können Mitarbeitende das Potenzial des KI-Assistenten Copilot in Teams richtig nutzen und damit produktiver arbeiten.
Höhere Informationssicherheit: Die Teams-Schulungen sensibilisieren für Datenschutz, Compliance und Cybersicherheit – sensible Unternehmensdaten bleiben so geschützt.

* Die Zahlen stammen aus unserer umfangreichen Langzeiteffizienzstudie , die Büro-Kaizen® gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt hat.

3. Hintergrund zum Schulungsthema: Was ist und was kann Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit (Kollaboration) innerhalb von Unternehmen, die mit Microsoft 365 oder Office 365 arbeiten. Als intuitive Drehscheibe für die tägliche digitale Interaktion kombiniert Teams so unterschiedliche Funktionen wie Chats, Videokonferenzen, Dateiablage, Projektmanagement und Telefonie in einer einzigen Anwendung. Dabei hat Microsoft die Teams-App zudem auch als einen sogenannten „Hub“ konzipiert. Das bedeutet, dass zahlreiche weitere Tools und Anwendungen – wie zum Beispiel Planner, OneNote, SharePoint oder Drittanbieter-Lösungen – nahtlos direkt in die Teams-App eingebunden werden können. Auf diese Weise müssen die Mitarbeitenden nicht mehr zwischen den verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln, sondern können diese zentral aus der Teams-Oberfläche heraus öffnen, steuern und nutzen.

Produktivitätstool: Indem die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen an einem einzigen zentralen Ort gebündelt wird, reduziert Teams Reibungsverluste und erhöht damit die Übersichtlichkeit, Effizienz und Produktivität.
Informationshoheit: Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und Aufgaben werden in Teams übersichtlich thematisch sowie kontextbezogen organisiert. Dadurch sind die Informationen schneller wieder auffindbar und die Zusammenhänge bleiben nachvollziehbar.
Führungsinstrument: Führungskräfte können Teams ideal als Führungstool für eine einfachere Steuerung ihrer Mitarbeitenden nutzen – optional mit intelligenter Unterstützung durch den KI-Assistenten Microsoft 365 Copilot.
Geräteunabhängige Nutzung: Teams kann sowohl auf dem PC und Mac, auf mobilen Endgeräten (Smartphones und Tablets) als auch Online im Browser genutzt werden. Das ist eine zentrale Voraussetzung für das mobile Arbeiten sowie flexible und hybride Arbeitsmodelle (Home-Office-Anbindung).
Individuelle Anpassbarkeit: Microsoft Teams kann mittels Workflows und Registerkarten flexibel an die Bedürfnisse unterschiedlicher Abteilungen oder Projekte zugeschnitten werden.
Automatisierbarkeit: Die Teams-App ermöglicht außerdem, Arbeitsabläufe zu automatisieren, um wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen, beispielsweise für eine effizientere Projektarbeit in den Teams-Kanälen.
Sicherheit & Datenschutz: Microsoft Teams bietet umfangreiche Compliance-Funktionen und ein hohes Maß an Schutzmechanismen auf Enterprise-Niveau (Datenschutz, Datensicherheit und Cybersicherheit), die speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind.

Tipp: Microsoft Teams ist kein selbsterklärender Selbstläufer (Schulungsbedarf)

Damit alle Anwender*innen in Ihrem Unternehmen das volle Potenzial der Teams-Plattform ausschöpfen können, benötigen sie eine grundlegende Einführungsschulung, praxisnahe Struktur sowie nicht zuletzt auch Top-Down vorgegebene Best-Practices-Vorlagen für die typischen Arbeitsabläufe. Denn ohne eine strategische Vorarbeit des Managements, ohne unternehmensweit einheitliche Regeln für die Nutzung und ohne gezielte Schulungen der Mitarbeitenden in der Teams-Anwendung drohen ein unübersichtliches Datenchaos, Informationssilos sowie eine überbordende Ineffizienz bei der Kommunikation und Zusammenarbeit.

4. Inhalte unserer Microsoft Teams Schulungen für Anwender

Themen der Teams-Schulungen:	Schulungsinhalte:
Grundlagen und Überblick:	Erklärung und Aufzeigen der Hauptbestandteile von Microsoft Teams (Aktivitäten, Chats, Teams & Kanäle, Kalender, Planner & Aufgaben, Anrufe, Copilot-KI-Assistent).
Microsoft Teams technisch aufsetzen:	Wie man Teams und Kanäle anlegt, Besitzer, Mitglieder und Gäste hinzufügt, die Berechtigungen der Teammitglieder anpasst, Gastbenutzer wieder löscht sowie Connectoren (für automatisierte Abläufe) hinzufügt.
Aufbau, Struktur und Setup:	Wie man dauerhafte und temporäre Teams, Kanäle und Registerkarten einrichtet, archiviert und die eigene Unternehmensstruktur in Teams abbildet (mit personeller, fachlicher und funktionaler Ebene).
Individuelle Benutzereinstellungen:	Wie man als Anwender*in die Teams-App individuell einstellt, von den Benachrichtigungen und dem Anwesenheitsstatus bis zum Umgang mit Dateien und Links.
Einheitliche Spielregeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams:	Für eine möglichst effiziente, übersichtliche und reibungslose Kommunikation und Kollaboration in Teams ist ein systematisches und einheitliches Vorgehen in den Chats, Kanälen und Online-Videobesprechungen erforderlich. Dies wird unter anderem durch das Bündeln von Unterhaltungen sowie das Versenden von E-Mails an Teams-Kanäle und aus Teams heraus unterstützt.
Online-Besprechungen in Teams:	Videokonferenzen effizient via Teams oder Outlook planen, richtig umsetzen (Aufzeichnung, Hintergrund-, Mikrofon- und Video-Einstellungen, Interaktion, Bildschirm teilen, Präsentieren, Breakout Rooms, Anwesenheitsliste etc.), die Funktion der Besprechungsnotizen nutzen (z.B. als Loop-Komponenten) und die nötige Nacharbeit.
Gemeinsame Dateiablage:	Wie Teams und SharePoint für die Dateiablage zusammenhängen, gemeinsamer Zugriff auf Dateien, optimale Ablagestruktur, Doppelablagen vermeiden, Links und Freigabeberechtigungen.
Dokumentation in Teams:	Jedes neue Teams erhält automatisch ein eigenes OneNote-Notizbuch. Zusätzlich sollte pro Kanal ein weiteres, eigenes OneNote-Notizbuch erstellt werden, um alle Vorgänge und Projekte richtig dokumentieren zu können.
Projektplanung und Projektmanagement:	Aufgabenmanagement mittels der in Teams integrierten Planner-App, digitales Aufgabenbord in Teams (wer macht was bis wann), Aufgaben anlegen, strukturieren und zuweisen, Nachrichten in Aufgaben umwandeln.
Weitere Tools einbinden:	Wie man weitere Office-Tools und Apps (auch von Drittanbietern) in die Teams-App einbindet und aus Teams heraus nutzt.
Der KI-Assistent „Copilot“ in Teams:	Die Automatisierung und Unterstützung durch den KI-Assistenten Microsoft 365 Copilot entlastet die Mitarbeitenden, mildert den Fachkräftemangel und schafft neue Freiräume.

5. Unsere Schulungsangebote zu MS Teams: Alle Fortbildungsformate im Überblick

Individuelle Inhouse-Seminare: Maßgeschneiderte Weiterbildungskurse, die direkt in Ihrem Unternehmen stattfinden. Die Schulungsinhalte werden dabei vorab in einem Kick-Off-Gespräch mit den Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen festgelegt und dadurch optimal auf die spezifischen Abläufe, Herausforderungen und Ziele in Ihrer Organisation abgestimmt. So gelingt die Implementierung von Microsoft Teams exakt nach Ihren Bedürfnissen und Vorstellungen.
Begleitendes Support-Angebot: Je nach Schulungstyp beinhalten unsere Fortbildungen neben dem Strategie-Workshop und den Intensiv-Trainings für Ihre Beschäftigten auch eine Nachbetreuung in Form von persönlichen Coachings, FAQ-Sessions und individuellen Sprechstunden – für nachhaltige Lernerfolge und eine langfristige Sicherheit im Umgang mit Microsoft Teams.
Präsenzschulungen in ausgewählten Locations: Moderne Seminarformate in wechselnden Städten, bei denen praxisorientierte Fortbildung, individuelle Betreuung und persönlicher Austausch im Mittelpunkt stehen. Unsere innovativen Blended-Learning-Konzepte sichern durch eine Kombinationen aus digitalen Lernformaten und persönlicher Betreuung einen maximalen Lernerfolg.
Interaktive Online-Schulungen: Live-Online-Seminare mit erfahrenen Trainer*innen, die gezielt auf die Anforderungen und Fragen der Teilnehmenden eingehen – direkt, flexibel und unabhängig vom Standort.
E-Learning-Plattform „Büro-Kaizen Akademie“: Selbstlernkurse mit praxisnahen Video-Coachings und Lernmodulen, die jederzeit und überall verfügbar sind. Die einzelnen Lerneinheiten zu je 5 bis 10 Minuten sind ideal für das individuelle Lerntempo und ermöglichen eine nachhaltige Weiterbildung im eigenen Rhythmus – nicht nur zu Microsoft Teams, sondern auch zu den wichtigsten anderen Office-Apps wie Outlook, OneNote, SharePoint und Planner.
Schulungen mit starkem Praxisbezug: Alle unsere Weiterbildungsformate setzen auf reale Anwendungsfälle und sofort umsetzbare Tipps, damit MS Teams möglichst schnell, nachhaltig und produktiv in den eigenen Arbeitsalltag integriert werden kann.

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Zielgruppe

Unsere Teams-Schulungen richten sich an Firmen, Organisationen, Behörden und Privatpersonen, die sich in Microsoft Teams weiterbilden möchten. Unsere Inhouse-Seminare in Unternehmen vor Ort werden grundsätzlich an den individuellen Bedarf und die Zielsetzung der Organisation sowie den Wissensstand der Beschäftigten ausgerichtet. Im Bereich der Präsenz-Seminare und Online-Fortbildungen bieten wir regelmäßig Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene an.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse im Umgang mit einem Windows-PC. Zudem empfehlen wir, einen eigenen Windows-Laptop mit installiertem Microsoft 365, installierter MS Teams Desktop-App und entweder Microsoft Edge oder Google Chrome als Internetbrowser mitzubringen. Für die Teilnahme an einer Online-Schulung wird neben einem eigenen Endgerät auch ein Internetzugang benötigt.

Übersicht der Teams Schulungen von Büro-Kaizen. — Übersicht der Microsoft Teams Schulungen von Büro-Kaizen.

6. Unser Gratis-Service für Sie: Kostenlose Anleitungen, eBook & Schulungsfilm zu Microsoft Teams!

Auf www.buero-kaizen.de/themenseite-teams/ und in unserem YouTube-Kanal finden Sie viele weitere Informationen, Anleitungen und Tipps rund um die vielfältigen Funktionen in Microsoft Teams. So können Sie sich kostenlos selbst in Teams schulen oder die optimalen Lösungswege für konkrete Probleme nachschlagen. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter!

Microsoft Teams Anleitung: Einführung in den Aufbau und die Funktionen der Teams-App.
Unsere Themenseite zu MS Teams: Alle Büro-Kaizen-Tipps und Anleitungen zu Microsoft Teams in der Übersicht.
Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Die Top 10 Funktionen für die Arbeit mit Teams“ (als gratis Download).
Unsere YouTube Video-Tutorials: Unser YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“ mit vielen kostenlosen Video-Tutorials rund um die Microsoft 365-Apps (über 100.000 Abonnenten).

Microsoft Teams Tutorial (die wichtigsten Funktionen, 2025)

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