Anleitung: Alle 8 Möglichkeiten, wie man einem Teams Meeting beitreten kann – sogar ohne Internet!

Es gibt mindestens acht verschiedene Möglichkeiten, wie man einem Teams-Meeting beitreten kann. Das geht auch ohne installierter Teams-App, ohne Einladungs-Link oder ID, ohne eigenes Microsoft-Konto und sogar ohne Internetverbindung. Denn lediglich für das Erstellen einer Teams-Besprechung benötigt man einen eigenen Teams-Account. Für die Teilnahme nicht. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung sehen Sie alle Möglichkeiten auf einen Blick, wie man eine Online-Besprechung in Microsoft Teams betreten kann.

1. Wie man einem Teams-Meeting als Gast beitreten kann (und auch als Teilnehmer)

Für die Teilnahme an einem Video-Meeting in Microsoft Teams genügt die Web-App von Teams und damit ein gängiger Webbrowser. Man muss weder die Desktopversion der Teams-App herunterladen und installieren noch selbst ein eigenes Microsoft-Konto besitzen. Hier nun zunächst die Übersicht über alle Optionen, wie man als Gast einem Teams-Meeting beitreten kann – Teams-Nutzern stehen diese Möglichkeiten natürlich ebenfalls offen.
Tipp: Gäste erhalten in der Regel nur einen eingeschränkten Zugriff auf die Teams-Funktionen und können zum Beispiel weder Inhalte teilen noch eine Videoaufzeichnung der Besprechung starten.

1.1 Mit dem Link in der Einladungs-E-Mail an dem Teams-Meeting teilnehmen

Wenn Sie eine Einladungs-E-Mail zu der Teams-Besprechung erhalten haben, dann finden Sie in dieser E-Mail auch den Zugangslink zu dieser Konferenz (siehe Abb. 1). Klicken Sie einfach zu der geplanten Besprechungszeit auf diesen Link in der E-Mail. Sie werden dann automatisch gefragt, ob Sie dem Teams-Meeting via der Web-App in Ihrem Webbrowser beitreten wollen oder ob Sie dafür die Teams-App nutzen und diese gegebenenfalls installieren möchten (Desktop oder mobil).
Tipp: Nur die Desktop-App von Teams bietet die „volle Besprechungserfahrung“, also den vollständigen Funktionsumfang, während die mobile und die Web-App von Teams einige Einschränkungen enthalten (zum Beispiel für das Erstellen eines eigenen Avatars).

1.2 Mit Besprechungs-ID und Code (Passwort) einem Teams-Meeting beitreten

Jeder einzelnen Teams-Besprechung wird systemseitig automatisch eine eindeutige ID (Identifikator-Kennung) zugewiesen. In Kombination mit dem ebenfalls automatisch erzeugten Passwort kann man so dem Teams-Meeting beitreten, ohne dafür eine Einladung oder einen Link zu benötigen. Dafür muss man lediglich auf die Webseite von Microsoft Teams navigieren und dort die ID und den Code eingeben. Alternativ kann man die ID und das Passwort auch an den jeweiligen Einstiegspunkten der Teams-App eingeben (Mobile- und Desktop-App).

• Die jeweilige Besprechungs-ID und das Passwort können Sie in der Einladungs-E-Mail für das Teams-Meeting sehen, direkt unterhalb des Einwahllinks (siehe Abb. 1).
• Alternativ bitten Sie die organisierende Person, Ihnen die ID und den dazugehörigen Code zuzuschicken. Denn sowohl der Besprechungsorganisator wie auch alle eingeladenen Teilnehmer können diese in den Besprechungsdetails zu dem Teams-Meeting einsehen, beispielsweise in deren eigenem Teams- oder Outlook-Kalender.
• Tipp: Gäste können allerdings nur dann ohne persönliche Einladung (entspricht einer Anmeldung) zu einem Teams-Meeting beitreten, wenn der Organisator diese Besprechung beim Erstellen des Meetings für externe Teilnehmer freigegeben hat.

1.3 Per Telefonanruf in eine Teams-Konferenz einwählen (nur Audio)

Falls man keinen Computer, kein Smartphone und auch kein Internet zur Hand hat, kann man unter Umständen dennoch einem Teams-Meeting beitreten. Und zwar rein per Audio und einem klassischen Telefonanruf (Festnetz oder mobil). Allerdings benötigt die planende Person für das Einrichten einer solchen Einwahlbesprechung die Add-On Lizenz „Audiokonferenz“ für Teams (eine Lizenz pro Benutzer, dem das Erstellen ermöglicht werden soll). Ist dies der Fall, wird in der Einladungsbenachrichtigung für eine Teams-Besprechung automatisch immer auch die Einwahlnummer für die Telefonteilnahme an diesem Online-Meeting aufgeführt.

• Wählen Sie dann zu dem vereinbarten Zeitpunkt die entsprechende Telefonnummer und bestätigen Sie Ihren Beitritt zu der Meeting-Runde entweder mit einem → „Ok“ oder durch das Drücken der Taste → 1 auf Ihrem Telefon.
• Während der Besprechung können Sie dann grundlegende Teams-Features mit den Tasten Ihres Telefons ansteuern. So können Sie zum Beispiel durch das Drücken der Tasten → *5 Ihre Hand heben und wieder senken, um sich zu melden. (Hier finden Sie eine Übersicht über alle Telefontasten-Befehle während einer Teams-Konferenz.)
• Tipp: Klicken Sie in der Einladungs-E-Mail gegebenenfalls auf den Link „lokale Telefonnummer suchen“, um sich weitere gebührenfreie Rufnummern anzeigen zu lassen.

Einem Teams-Meeting ohne Teams-App beitreten: So funktioniert die Web-App im Browser!

Man muss sich nicht extra die Microsoft Teams-App herunterladen und auf seinem Endgerät installieren, um an einem Teams-Meeting teilnehmen zu können. Dafür können Sie auch ganz einfach die kostenlose Online-App von Teams über Ihren Web-Browser verwenden. Am besten harmonieren traditionell Microsoft Edge und Google Chrome mit Microsoft Teams. Was die Web-Version von Teams im Browser konkret kann und was die Unterschiede zur Desktop-App sind, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → „Microsoft Teams im Browser nutzen (kostenlose Web-App)“.

2. Alle weiteren Möglichkeiten, einem Teams-Meeting beizutreten, im Überblick

Allen Microsoft 365-Nutzern mit entsprechenden Teams-Lizenzen stehen darüber hinaus noch folgende fünf weitere Möglichkeiten zur Verfügung, einer Besprechungskonferenz beizutreten.

2.1 Einem Teams-Meeting aus dem Teams-Kalender heraus beitreten

Wenn Sie sich in Microsoft Teams eingeloggt haben, müssen Sie lediglich Ihren Kalender am linken Bildschirmrand öffnen. Nun können Sie entweder oben auf → #Mit einer ID beitreten klicken und die entsprechende Besprechungs-ID und den Code eingeben. Oder Sie klicken, sofern der Termin in Ihrem Kalender eingetragen ist, einfach direkt auf den Besprechungstermin und darin dann auf den Button → Teilnehmen.

2.2 Einem Teams-Meeting aus Outlook heraus beitreten (E-Mail oder Kalender)

Solange Sie die Einladung zu einer Teams-Besprechung noch nicht angenommen haben, finden Sie die entsprechende Einladungs-E-Mail mit dem Einwahl-Link zu dem Meeting in Ihrem Outlook-Postfach. Sobald Sie jedoch die Einladung angenommen haben, wird die E-Mail automatisch in einen Kalendertermin umgewandelt und erscheint daraufhin nicht mehr im Posteingang (das gilt auch für die meisten anderen E-Mail-Clients mit Kalenderfunktion). Die Besprechungsdetails mit dem Link zum Betreten des Teams-Meetings finden Sie dann in den Details zu diesem Kalendertermin. Öffnen Sie dafür Ihren Outlook-Kalender, klicken Sie auf den entsprechenden Besprechungstermin und dann auf den darin enthaltenen Einwahl-Link.

2.3 An einer Gruppenchat- oder Kanal-Besprechung in Teams teilnehmen

Microsoft Teams bietet auch die Möglichkeit, in einem Kanal, Chat oder Gruppenchat eine Video-Besprechung durchzuführen. Das bietet den großen Vorteil, dass dann automatisch alle Mitglieder des Gruppenchats oder Kanals daran teilnehmen können, ohne dass man diese extra einladen muss. Um einem laufenden Teams-Meeting in einem Kanal oder Gruppenchat beizutreten, muss man lediglich diesen Chat oder Kanal öffnen und dann auf den daraufhin eingeblendeten Button → Teilnehmen/Verbinden klicken.

2.4 Einer virtuellen 3D-Mesh-Besprechung in Teams mit eigenem Avatar beitreten

Avatare sind animierte, virtuelle 3D-Figuren, die man an Stelle seines eigenen Kamerabilds verwenden kann und mit denen man dann in die neuen virtuellen Mixed-Reality-3D-Räume in Teams eintauchen kann. Das funktioniert mit einem PC oder Mac genauso wie mit einer VR-Brille. So kann man an einer Besprechung teilnehmen, ohne das eigene Kamerabild übertragen zu müssen. Das vermeidet in-den-Bildschirm-starrende Gesichter und lockert das Meeting spürbar auf – führt also zu einer unterhaltsameren und im Ergebnis kreativitätsfördernden Atmosphäre. Außerdem kann man sich mit den Avataren frei in der virtuellen 3D-Welt bewegen, was zum Beispiel ganz einfache Nebengespräche und Vier-Augen-Unterhaltungen während einer größeren Besprechungsrunde ermöglicht und damit die Zusammenarbeit und Absprachen vielseitiger gestaltet. Wie Sie einen eigenen Avatar in Teams erstellen und damit einem sogenannten „immersiven 3D-Raum“ für das Meeting beitreten, erfahren Sie in den beiden folgenden Anleitungen.

• Microsoft Mesh und das Metaverse in Teams: Anleitung für die immersiven 3D-Räume in Teams-Besprechungen.
• Einen Avatar in Microsoft Teams erstellen & steuern: Anleitung für Ihren praktischen virtuellen Stellvertreter

2.5 Einem Teams-Meeting anonym beitreten (ohne Klarnamen)

Sie können auch ohne Anmeldung, das heißt anonym an einer Teams-Besprechung teilnehmen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie keine Lizenz bzw. kein Konto nutzen. Andernfalls werden die Namen der Teilnehmenden automatisch aus dem jeweiligen Konto entnommen und können nicht manuell geändert werden.
Diese Funktion ist zum Beispiel für Workshops oder Webinare sinnvoll, wenn die Teilnehmenden sich nicht mit ihrem Klarnamen präsentieren wollen. Die Möglichkeiten reichen hier dann von der Eingabe lediglich des Vornamens bis hin zu einem vollständig ausgedachten Fantasienamen. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

• Nutzen Sie eine der oben beschriebenen Möglichkeiten, um dem geplanten Teams-Meeting beizutreten, zum Beispiel aus dem Teams-Kalender heraus oder per Einladungslink.
• In dem daraufhin erscheinenden Vorbereitungsfenster vor dem Beitritt zu der Besprechung (mit der Übersicht über die Audio- und Videoeinstellungen; siehe Abb. 2) klicken Sie am oberen Bildschirmrand direkt neben Ihrem Namen auf → Ändern.
• In dem dann eingeblendeten Auswahlfenster wählen Sie die Option → Ohne Anmeldung beitreten.
• Nun müssen Sie nur noch einen beliebigen Namen eintippen, der den anderen Teilnehmern angezeigt werden soll (zum Beispiel „Mareike“, „Max“ oder einfach nur „Gast“) und Sie treten dem Teams-Meeting anonym bei.

3. Problemlösung: Das Betreten eines Teams-Meetings funktioniert nicht

Der häufigste Grund für Probleme beim Einwählen in eine Teams-Konferenz ist, dass man die falsche ID eintippt oder versehentlich den Einladungslink zu einer ganz anderen Besprechungsrunde angeklickt hat. Aber auch eine schlechte Internetverbindung führt häufig zu Verzögerungen und Problemen beim Versuch, eine Meeting-Runde zu betreten. Überprüfen Sie daher zunächst Ihre Internetverbindung und wechseln Sie gegebenenfalls den Browser (Edge und Chrome funktionieren am besten mit der Web-Teams-App). Unter Umständen liegt es auch an einer veralteten Programmversion. Aktualisieren Sie daher die Teams-App und schließen sowie öffnen Sie die App dann anschließend erneut. Mit Abstand am häufigsten kommt es jedoch zu Problemen mit der eigenen Kamera und dem Mikrofon, so dass die anderen Teams-Teilnehmer Sie nach dem Beitritt zum Meeting nicht sehen und/oder hören können. Lösen Sie dieses Problem wie folgt, indem Sie die Berechtigungen für die Kamera und das Mikrofon in den Einstellungen Ihres Endgeräts überprüfen und korrigieren.

Die Berechtigungen für Mikrofon und Kamera in Windows überprüfen:

• Klicken Sie links unten auf → Start und dann auf → Einstellungen, anschließend auf → Datenschutz und → Kamera.
• Überprüfen Sie dann in dem folgenden Fenster, dass (1.) die Kamera aktiviert ist, dass (2.) Apps auf die Kamera zugreifen dürfen und dass (3.) Microsoft Teams nicht explizit von dieser Berechtigung ausgeschlossen wurde.
• Kehren Sie dann zum → Datenschutz zurück, klicken Sie auf die Option → Mikrofon und verfahren Sie genauso (Mikrofon aktivieren, App-Zugriff zulassen, Microsoft Teams davon nicht explizit ausschließen).

Die Berechtigungen für Mikrofon und Kamera in macOS überprüfen:

• macOS zeigt mittels grünen und orangen Symbolen in der Menüleiste an, ob die Kamera und das Mikrofon aktiv sind oder nicht.
• Klicken Sie gegebenenfalls auf das Apple-Menü, wählen Sie → Systemeinstellungen und dann → Datenschutz & Sicherheit.
• Scrollen Sie zu → Mikrofon und → Kamera, prüfen Sie die Berechtigungen und ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen.

💻 Microsoft Teams: Meeting erstellen & einladen

Wenn Sie nicht nur einem Teams-Meeting beitreten, sondern selbst eines erstellen möchten, finden Sie alle wichtigen Informationen hierzu im nachfolgenden Video.

(Dauer: 09:23 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Teams Meeting über Outlook erstellen 00:18 
3. Direkt in Microsoft Teams Besprechung erstellen 03:26 
4. Teams Meeting direkt im Kanal erstellen 04:36 
5. Sofortmeeting: Wenn es schnell gehen muss 07:08 
6.  Videoempfehlung: 📆 Top 10 Microsoft Outlook Kalender Tipps 08:54