Microsoft Teams Beratung: Einführung und Optimierung der Teams-Nutzung in Unternehmen

Die Einführung von Microsoft Teams in Unternehmen bietet ein enormes Potenzial für die digitale Zusammenarbeit. Doch ohne klare Strukturen und eine gezielte Teams Beratung gibt es statt einem Produktivitätszugewinn häufig nur ein ineffizientes Chaos, das Arbeitszeit und Geld kostet.

• Unsere Büro-Kaizen® Beratung zeigt Ihnen genau auf, wie Sie die Microsoft Teams-Plattform optimal in Ihrem Unternehmen einführen und dann auch konkret effizient in Ihrer Alltagspraxis einsetzen.
• Unser strategisches Teams-Coaching & Training hilft zudem auch bei der Optimierung der Teams-Nutzung in Unternehmen – wenn die Plattform bereits eingeführt wurde, aber nicht die erwünschten Ergebnisse bringt, so dass nun die Besprechungs- und Bearbeitungszeiten zunehmen, während Produktivität und Zustimmung abnehmen.

1. Studienergebnis: Digitalisierung verschärft Zeitverschwendung

→ Zu den Ergebnissen der Langzeiteffizienzstudie, die Büro-Kaizen® gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt hat.

2. Microsoft Teams ohne Beratung ist wie eine Stadt ohne sinnvolle Verkehrsplanung

Wie sieht eine Großstadt ohne vernünftige Verkehrsplanung aus? Mit unklaren Regelungen, unübersichtlicher Infrastruktur und einer unzureichenden Steuerung? Die Folgen sind lange Staus, mehr Unfälle und viel Frust. Ganz ähnlich verhält es sich mit der Nutzung von Microsoft Teams. Ohne klare Strukturen, Standards und Verhaltensregeln entsteht ein digitales Verkehrschaos.

• Mit der richtigen Microsoft Teams Beratung – klare Regeln, vorgegebene Strukturen und geschulte Nutzer – greifen die Abläufe hingegen so reibungslos ineinander, dass MS Teams tatsächlich zu dem Produktivitätsturbo wird, den es sein kann.
• In beiden Fällen steht und fällt das Ergebnis also mit der Güte der Planung und Steuerung sowie den Fähigkeiten der Nutzer, die sich bietenden Möglichkeiten auch richtig anzuwenden und einzusetzen.

3. Unsere Beratungsleistungen: Ablauf einer typischen Teams-Beratung von Büro-Kaizen®

Die Einführung von Microsoft Teams in einem Unternehmen ist ein strategisches Change-Projekt, das sowohl technische wie auch organisatorische Aspekte berücksichtigen muss und auch eine Schulung der Mitarbeitenden beinhaltet. Denn es geht nicht nur darum, eine Technik bereitzustellen, sondern auch das Verhalten und die Arbeitsweisen der Einzelnen hin zu einer effizienten und transparent-nachvollziehbaren Kollaboration zu verändern. Büro-Kaizen® bietet Ihnen dafür ein ganzheitliches Beratungskonzept für Microsoft Teams an, das all diese Aspekte berücksichtigt – von der Grundlagenplanung über die technische Implementierung bis zu Trainingskursen und einer individuellen Nachbetreuung der Endanwender.

Die typischen Phasen einer Microsoft Teams Beratung: Analyse, Planung, Training

1. Analyse des Ist-Zustands:

Ist-Analyse der bestehenden Prozesse, Abläufe, Tools und IT-Infrastruktur im zu beratenden Unternehmen.

2. Zieldefinition (Soll-Zustand):

Festlegung der Ziele, was alles durch die Einführung von MS Teams konkret verbessert werden soll (z. B. weniger E-Mail-Verkehr, bessere Projektarbeit, effizientere Meetings, schnellere Informationsverteilung, zentralisierte Dokumentenablage, transparentere Kommunikation, vereinfachte Abstimmungsprozesse, stärkere Einbindung von Remote-Mitarbeitern im Home-Office usw.).

3. Konkrete Teams Szenarien definieren:

Konkrete Anwendungsfälle und Best Practice Vorgaben für das Unternehmen entwerfen, z. B. für:

• das Planen und Durchführen von Videobesprechungen
• die Projekt- und Zusammenarbeit in thematischen Kanälen (z. B. für Projekte, Abteilungen, Arbeitsteams)
• die gemeinsame Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten (z. B. Word, Excel, PowerPoint)
• automatisierte Benachrichtigungen aus Tools wie Planner, SharePoint und Power BI
• die Terminplanung mit Teams (inklusive Outlook-Integration)
• die Kommunikation mit externen Partnern via Gastzugang (z. B. Kunden, Lieferanten, Freelancer)

4. Klare Richtlinien und Verantwortlichkeiten erarbeiten und vorgeben:

• Verantwortlichkeiten festlegen, wer alles Teams und Kanäle erstellen, verwalten und löschen darf
• Regeln zur Namensgebung von Teams, Kanälen und Dateien definieren
• Vorgaben zur Nutzung von privaten vs. öffentlichen Kanälen machen
• Richtlinien für Dateispeicherung, Gastzugänge und Archivierung
• Festlegen, welche Apps und Integrationen erlaubt und welche gesperrt sind
• Rollen und Berechtigungen für Moderation, Beiträge und Datei-Zugriffe vergeben
• Richtlinien für die Kommunikation in Chats, Benachrichtigungen und @Erwähnungen
• Einen Prozess für die regelmäßige Überprüfung und Löschung inaktiver Teams und Kanäle etablieren

5. Technische Einführung & Implementierung:

• Kauf der benötigten Lizenzen und technische Vorbereitung der Infrastruktur
• Einrichtung von Sicherheits- und Compliance-Einstellungen (z. B. Datenrichtlinien, Zugriffskontrollen)
• Konfiguration der Netzwerkanforderungen
• Einrichtung von Benutzerkonten, Gruppenrichtlinien und Rollen
• Bereitstellung der Clients auf den Endgeräten
• Schnittstellen, Integration und Einbinden von Drittanbieter-Apps (z. B. CRM, Projektmanagementtools etc.)
• Dokumentation der technischen Abläufe und Supportprozesse

6. Rollenspezifische Mitarbeiterschulungen:

Eigene Lerntrainings für Führungskräfte und Projektmanager, IT-Kräfte sowie die weitere Belegschaft. Workshops mit echten Use Cases und Übungen aus der realen Praxis und Abläufen des eigenen Unternehmens.

7. Initiierende Pilotphase mit ausgesuchter Testgruppe:

Aufstellen eines Testteams, zunächst nur mit Führungskräften und technisch versierten Mitarbeitenden, um Feedback einzusammeln und Stolpersteine zu identifizieren.

8. Breiter Rollout mit begleitender Hilfestellung und Support:

Leit- und Richtlinien klar kommunizieren, Nutzen und Vorteile herausstellen, Anleitungen mit Best Practices und positiven Beispielen bereitstellen, Support mit FAQ-Helpdesk einrichten, persönliche Ansprechpartner benennen.

9. Nachbetreuung, Optimierung & Weiterentwicklung:

Die Einführung von Microsoft Teams bewerten, Hürden identifizieren und lösen, Anwenderwissen fördern und weiterentwickeln, Verständnisprobleme klären, Best Practices teilen, ggfs. neue und erweiterte Funktionen einführen.

4. Der Beratungserfolg: Ihre Vorteile einer Microsoft Teams Beratung von Büro-Kaizen®

Das Kernziel unserer umfassenden Microsoft Teams Beratung ist, die Arbeitsbedingungen in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern. Im Fokus steht dabei die grundlegende Optimierung der digitalen Büroprozesse, damit Ihre Beschäftigten alle anfallenden Aufgaben auch tatsächlich möglichst effizient bearbeiten und erledigen können. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf einer deutlichen Reduzierung der Such- und Durchlaufzeiten, so dass weniger Zeit für die Suche nach Dokumenten und Informationen aufgewendet werden muss und die Arbeitsabläufe insgesamt beschleunigt werden.

Durch dieses strukturierte Vorgehen schafft unsere Teams-Beratung eine deutlich produktivere digitale Arbeitsumgebung, die zugleich auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt –eine weitere, wichtige Voraussetzung für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Die konkreten Vorteile unserer Teams-Coachings im Überblick:

• Bessere Organisation: Die optimierten Teams-Arbeitsplätze erleichtern die digitale Einzelarbeit wie auch Zusammenarbeit.
• Reduzierung der Such- und Durchlaufzeiten: Durch eine bessere Organisation der Ablagestrukturen wird die Arbeitszeit, die für die Suche nach Informationen und Dateien benötigt werden, erheblich verkürzt. Die optimierten Abläufe führen zudem auch zu kürzeren Durchlaufzeiten, zum Beispiel bei Angeboten, Projekten oder Anlieferungen.
• Effizienz- und Produktivitätssteigerung: Wenn die ineffizienten Prozesse und Wartezeiten durch schnellere und reibungslosere Abläufe ersetzt werden, nimmt die Effizienz und Produktivität im Büro deutlich zu.
• Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit: Indem Ihre Beschäftigten schneller auf Anfragen reagieren können, verbessert sich die Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
• Weniger Stress und höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Eine effizientere Organisation in Teams reduziert auch das Stresslevel für die Beschäftigten, was die Zufriedenheit, Gesundheit, Motivation und auch Bindung der Mitarbeiter erhöht.
• Datenschutz & Sicherheit: Eine sichere Nutzung von Microsoft Teams ist für die Einhaltung der Compliance und DSGVO entscheidend (z. B. Rechteverwaltung, Einbindung externer Inhalte und Tools, Gastzugriff etc.).
• Integration & Schnittstellen: Unsere Microsoft Teams Beratung ermöglicht es, die Teams-App sinnvoll in bestehende IT-Systeme und Lösungen zu integrieren (z. B. ERP, CRM und andere Microsoft 365 Office-Tools).
• Nachhaltigkeit & Zukunftsfähigkeit: Die Optimierung der Strukturen und Abläufe in und um Microsoft Teams ermöglichen neue, zukunftsfähige Arbeitsformen und macht Ihr Unternehmen langfristig fit für künftige digitale Herausforderungen.

Wie unsere Teams-Beratungen diese Ergebnisse erreichen:

• Kontinuierliche Verbesserung: Das Kaizen-Prinzip basiert auf dem stetigen Hinterfragen und der kontinuierlichen Verbesserung von Routinen in kleinen Schritten.
• Optimierung von Abläufen: Bestehende Prozesse, wie zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails, die Organisation von Meetings oder die Ablage von Dokumenten, werden so hinterfragt und verbessert.
• Schaffung eines optimalen Arbeitsumfelds: Eine aufgeräumte sowie gut organisierte und strukturierte Arbeitsumgebung – in Teams und über Teams hinaus – ist eine wesentliche Grundbedingung für wirklich produktives Zusammenarbeiten.
• Mitarbeiterorientierung & Training: Die Mitarbeitenden an ihren (digitalen) Arbeitsplätzen bilden das Fundament des Unternehmenserfolgs. Ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Ideen sowie auch Praktiken, Fähigkeiten und Befähigung stehen daher im Mittelpunkt unserer umfassenden Teams-Beratung. (Hier finden Sie weiterführende Informationen zu unseren → Microsoft Teams Mitarbeiterschulungen.)

5. Referenzen: So profitieren Kunden von unseren Teams Beratungen & Trainings

Nahezu jeder Erfolg beginnt mit einer guten Planung – gewinnt aber erst durch die gelungene Umsetzung an Substanz. Büro-Kaizen®, Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit, hat bereits weit über 400 Beratungen zu Microsoft 365 und speziell auch Microsoft Teams durchgeführt und dabei insgesamt bereits über 2 Millionen Büromitarbeitende darin geschult, gleichzeitig gelassener und erfolgreicher zu arbeiten.

• Erfolgskennzahlen & Monitoring: Den Erfolg unserer Beratungen zur Einführung und Optimierung von Microsoft Teams in Organisationen kann ganz konkret anhand einiger zentraler KPIs gemessen werden (z. B. die gesteigerte Produktivität, verkürzte Suchzeiten, Reduzierung der E-Mail-Flut etc.).
• Individuelle Anpassbarkeit unserer Beratung: Unser Teams-Coaching wird immer flexibel auf die branchenspezifischen Anforderungen sowie die individuellen Prozesse in dem zu beratenden Unternehmen zugeschnitten. Die Details hierzu erarbeiten unsere routinierten Berater vorab in einem Strategie-Workshop mit Verantwortlichen aus dem betreffenden Unternehmen.

5.1 Beispiele: Kundenmeinungen zu ihren Beratungserfolgen mit Büro-Kaizen®

„Jürgen Kurz in unser Unternehmen zu holen, war die beste Investition meines Lebens. Sie haben mich als größten Skeptiker gegenüber Büro-Kaizen® zum Fan gemacht. Hätte ich nie gedacht! Durch die Prozessoptimierung kann nun die 2,5-fache Menge ohne Personalaufbau bewältigt werden.“ Erwin Ballis, Geschäftsführer der Maschinenringe Deutschland GmbH

„Büro-Kaizen® war nach 4 Jahren Rückblick das Projekt, das uns nachhaltig am stärksten verändert, modernisiert und zukunftsorientiert aufgestellt hat.“ Wolfgang Sparer, Geschäftsführer von WIFI Tirol Innsbruck

„Wir haben zusammen etwas erreicht, das auch über ein Jahr nach der Beratung noch Bestand hat.“ Ahmet Okluoglu, Projektleiter bei der Schweizerischen Bundesbahnen AG (SBB/CFF/FFS)

„Bisher kannte ich Verbesserungsprozesse nur aus dem Werk. Dass wir in den Büros auch effektiver arbeiten können, ist in diesen wirtschaftlich schwierigen Zeiten genial!“ Dr. Martin Iffert, Vorstandsvorsitzender der TRIMET Aluminium SE

„Sie konnten alle mitreißen und das Ergebnis ist sensationell.“ Rainer Figallo, Manager Service Unit – Group HR Personnel Services bei der EADS Deutschland GmbH

6. Beratung anfragen: Starten Sie jetzt Ihre individuelle Teams-Optimierung!

Nutzen Sie das volle Potenzial von Microsoft Teams – mit einer Beratung von Büro-Kaizen®. Lassen Sie sich am besten gleich ein individuelles, unverbindliches Angebot erstellen! Klicken Sie dafür einfach auf das nachfolgende Bild.

7. FAQ: Häufig gestellte Fragen zu unserem Microsoft Teams Consulting & Training

• Wie lange dauert eine Teams-Beratung?
  Je nach der Unternehmensgröße, den Rahmenbedingungen und der Zielsetzung kann das von einem Workshop und einer Mitarbeiterschulung bis zu einer längeren, mehrstufigen Begleitung dauern – von der strategischen Planung über die Implementierung und Einführung bis zum Mitarbeitertraining und der persönlichen Nachbetreuung.
• Ist die Microsoft Teams Beratung auch für kleine Unternehmen geeignet?
  Ja, nicht nur große Konzerne, sondern gerade auch KMUs mit einer angespannten Personaldecke können von den klaren Strukturen und schnellen Umsetzungserfolgen erheblich profitieren.
• Was kostet eine Teams Beratung bei Büro-Kaizen®?
  Wir erstellen Ihnen gerne unverbindlich ein individuelles Angebot, das genau auf Ihre Anforderungen und Bedingungen abgestimmt ist.

Unsere Gratis-Tipps zu Microsoft Teams: Kostenlose Selbstschulung!

Ergänzend zu unserer Beratung zur digitalen Transformation und der Einführung von Microsoft 365 und MS Teams in Ihrem Unternehmen, bieten wir Ihnen auf www.buero-kaizen.de auch viele kostenlose Inhalte für die individuelle Weiterbildung an. Von der Selbstlern-Fortbildung in den Microsoft 365 Office-Apps über die Bürooptimierung bis zum Selbst- und Teammanagement. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sich selbstständig in Teams und Microsoft 365 fortbilden, die Strukturen und Grundlagen der Zusammenarbeit verbessern sowie die im Arbeitsalltag anfallenden Probleme selbstständig lösen. Bei Rückfragen helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne persönlich weiter!

• Zu unserer Microsoft Teams Themenseite: Alle kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen, Tipps und Tricks rund um die Teams-Plattform in der Übersicht.
• Microsoft Teams Anleitung: Grundlegende Einführung in den Aufbau und die Funktionen der Microsoft Teams-App.
• Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Die Top 10 Funktionen für die Arbeit mit Teams“ (als gratis Download).