One Size fit’s all! Warum die OneNote-OneDrive-Kombination so wichtig ist

Nur mit der Kombination aus OneNote & OneDrive holen Sie das Maximum aus Ihrem digitalen Notizbuchprogramm heraus. Denn wer möchte nicht von überall aus und mit jedem Gerät seiner Wahl (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) seine Notizdokumente öffnen können? Oder Checklisten und Team-Notizbücher ganz einfach mit Kollegen teilen und diese sogar gleichzeitig bearbeiten können? Für all diese Features benötigt OneNote nicht nur einen lokalen Speicherplatz auf der Festplatte oder ein Unternehmens- bzw. Organisationskonto, sondern einen Cloudspeicherplatz. Daher erklären wir Ihnen in diesem Beitrag, warum die Kombination aus OneNote mit dem Microsoft-eigenen Clouddienst OneDrive so enorm wichtig ist.

Was ist das Problem? Cloud oder… Steinzeit !

OneNote läuft auch ohne die OneDrive-Cloud – zumindest in der Desktop-Version OneNote 2016. Hier können sich die Benutzer den Speicherort noch aussuchen, in der Windows UWP-App OneNote können Notizbücher nur noch auf OneDrive bzw. OneDrive for Business gespeichert werden (→ weiterlesen in unserem Beitrag „Aus 2 mach 1: Die OneNote-App (UWP) wird die neue Standardversion“). Mit dem neuen Standard von OneNote führt also kein Weg mehr am Cloudspeicher OneDrive vorbei. Das muss aber kein Nachteil sein! Ganz im Gegenteil: Der Einsatz von OneDrive als Speicherort für OneNote-Notizbücher ist nur zu empfehlen, da nur auf OneDrive gespeicherte Notizbücher alle Möglichkeiten und Vorteile von OneNote ausschöpfen (Synchronisation mit allen Geräten, standortunabhängige Zusammenarbeit mit Dritten etc.).

Was ist OneDrive überhaupt? Und wie funktioniert der Cloudspeicherdienst?

OneDrive ist eine Mischung aus Cloudspeicherdienst und einem lokalen Speicherort auf Ihrer Festplatte. Die lokale OneDrive-Version ist bei allen Windows-Rechnern vorinstalliert und kann zudem auch kostenlos heruntergeladen werden (das Cloudkonto gibt es in der kostenlosen Basisversion mit 5 GB Speicherplatz, bei OneDrive for Business und Office365-Abonnenten sind es 1 TB). Mit dieser Hybridlösung vereint Microsoft somit das Beste aus beiden Welten – und dies ist ideal für die Kombination mit OneNote.

So funktioniert die OneDrive-Speicherung:

1. Bei OneDrive erhält jeder Nutzer ein eigenes Cloudkonto. Dies wird benötigt, um geräteübergreifend und dezentral auf die darin abgelegten OneNote-Daten zugreifen und diese für andere Teilnehmer freigeben zu können.

2. Darüber hinaus legt OneDrive auch eine Kopie dieser Online-Dateiablage auf der lokalen Festplatte des Nutzers an. Alle Änderungen werden dann automatisch mit dem jeweils anderen Speicherort synchronisiert, so dass sowohl in der Cloud als auch lokal auf dem Computer und dem Handy immer die aktuelle Dateiversion verfügbar ist. (Weiterer Vorteil: Dadurch haben Sie zugleich auch ein Backup für die persönliche Datensicherung!)

Warum ist der Clouddienst OneDrive so wichtig für OneNote?

• OneDrive verfügt über eine besonders schnelle Synchronisierungs-Engine. Dabei werden nur die tatsächlichen Änderungen abgespeichert und nicht automatisch immer die ganze Datei. Dies ist besonders für größere OneNote-Notizbücher praktisch, da sich dadurch das zu übertragende Datenvolumen reduziert, die Ressourcen und Kapazitäten geschont werden und das Synchronisieren erheblich schneller geht als bei der Cloudkonkurrenz.
• Die in der Cloud abgelegten Dateien lassen sich nicht nur problemlos mit Kollegen teilen. In OneDrive können Sie auch temporäre Freigabelinks für bestimmte Projekt-Notizbücher versenden, die automatisch nach einer einstellbaren Zeit wieder erlöschen (z.B. für Kunden nur mit Ansichts- aber ohne ohne Änderungsberechtigung). Dies erleichtert den Versand sehr großer Dateien und macht singuläre Insellösungen wie Dropbox überflüssig.
• Der OneDrive-Cloudspeicher ermöglicht auch die Bearbeitung derselben (geteilten) OneNote-Dateien durch mehrere Benutzer gleichzeitig. Dafür werden die einzelnen Änderungen der verschiedenen Nutzer chronologisch in einer einzigen Datei zusammengeführt – bislang führte das gleichzeitige Bearbeiten in der Regel zu mehreren Dateiversionen (Kopie 1, Kopie 2 etc.) und damit zu Versionskonflikten.
• Darüber hinaus punktet OneDrive auch unabhängig von OneNote mit weiteren Vorteilen für die Zusammenarbeit im Team. So lassen sich beispielsweise Prozesse mit Workflows automatisieren und optimieren (→ mehr zu OneDrive erfahren Sie in unserem Beitrag „OneDrive (1/4): Darum ist OneDrive besser als SharePoint und Fileserver “).

Wie ändert man in OneNote 2016 den Standard-Speicherort zu OneDrive?

OneNote speichert alle Änderungen fortlaufend, kontinuierlich und automatisch in dem Speicherort ab, in dem auch die zugrundeliegende Notizbuchdatei abgespeichert wurde. Aufgrund dieser Auto-Synch-Funktion gibt es in dem Programm keinen eigenen „Speicher-Button“ mehr. In der OneNote-App (UWP) ist OneDrive als Speicherort bereits unabänderlich vorgegeben. In der Desktop-Version OneNote 2016 können Sie den Speicherort hingegen noch selbst festlegen und dementsprechend auch ändern. Folgen Sie dafür einfach folgendem Klickpfad:

• Öffnen Sie OneNote 2016, klicken Sie auf die Registerkarte → Datei und dann in dem vertikalen Menü links auf den untersten Menüpunkt → Optionen.
• Wählen Sie nun in dem sich öffnenden Dialogfenster links den Menüpunkt → Speichern und Sichern. In der rechten Fensterhälfte können Sie dann den Standardspeicherort sowie den Sicherungsordnerort ändern.

Extra-Tipp zum Thema Datensicherheit: Die Microsoft Cloud Deutschland inklusive deutschem Datentreuhandservice Die Microsoft Cloud Deutschland speichert Kundendaten ausschließlich in Deutschland und auf deutschen Servern ab. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit der Telekom-Tochter „T-Systems als Datentreuhänder“. Diese kontrolliert und überwacht den technischen und physischen Zugriff auf alle Kundenkonten und Daten. Dabei agiert sie vollständig nach und unter deutschem Recht. Damit ist sichergestellt, dass ein deutscher Datentreuhänder den kompletten Zugriff auf sämtliche Kundendaten kontrolliert. Selbst Microsoft hat keinen Zugriff auf die Daten, die in der Microsoft Cloud Deutschland gespeichert werden (Microsoft Azure, Office365-Pläne und Dynamics 365). Auch die Datenfreigabe auf richterliche Anordnung oder Verlangen ausländischer Behörden erfolgt explizit nur dann, wenn dies das deutsche Recht verlangt. Damit schafft Microsoft die Datensicherheit und das Vertrauen, das deutsche Unternehmen benötigen, um Teile ihrer Unternehmens- und Kundendaten, wie z.B. OneNote-Notizbücher, in den Clouddienst OneDrive auslagern zu können (z.B. in Verbindung mit einem Office365-Konto).

Und Sie? Wie gut kennen Sie sich mit OneDrive und OneNote aus?

Mit der OneNote-OneDrive-Kombination sind Ihre Notizbücher fit für den nutzerübergreifenden und geräteübergreifenden Einsatz. Jetzt geht es darum, diese Notizbuchseiten auch schnell und einfach mit Inhalten zu befüllen! Dafür stehen Ihnen in OneNote die vielfältigsten Möglichkeiten zur Verfügung. Wie das genau geht und mit welcher idealen Notizbuchstruktur Sie sich im Arbeitsalltag viel Arbeit, Zeit und Stress ersparen, erfahren Sie in den nächsten beiden Beiträgen unserer Serie zur aktuellen OneNote-App.