„OneNote befülle dich!“ OneNote-Inhalte effizient erstellen



Zugegeben, es gibt keine 1001 Möglichkeiten, um in OneNote Inhalte zu erstellen. Dennoch ist die Vielseitigkeit, wie man die Notizbuchseiten befüllen kann, nahezu grenzenlos. Denn OneNote ist ein digitales Programm, daher lässt es sich auch mit allen möglichen digitalen Medien befüllen, wie z.B. Textdokumenten, PDFs, Fotos, Videos oder Handykamerascans. Darüber hinaus gibt es auch eine praktische Schnellfunktion zum Erstellen von gemeinsam bearbeitbaren (Team-)Checklisten, oder für die Eingabe von handschriftlichen Notizen inklusive der automatischen Umwandlung in Maschinenschrift. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, wie genial schnell und einfach sich Inhalte in OneNote erstellen lassen.

Kein Problem! Warum das Erstellen von Inhalten in OneNote so einfach ist

  • Alle OneNote-Seiten sind beliebig groß – immer so groß, wie Sie es gerade benötigen. Daher haben Sie in den Notizbüchern niemals einen Platzmangel. Das trifft auch auf die Anzahl an Notizbüchern, die darin enthaltenen Abschnitte und die darunter zusammengefassten Seiten und Unterseiten zu.
  • Alle Objekte, Felder und Elemente lassen sich zudem beliebig hin und herschieben, groß- und kleinziehen, bearbeiten, duplizieren und kopieren. Dadurch ist die Seitengestaltung viel einfacher und intuitiver gelöst, als beispielsweise in dem vergleichsweise statischen Word.
  • Sie können die Inhalte auch auf verschiedene Darstellungsweisen in die Notizbuchseiten einbinden, z.B. als bearbeitbare Textversion, als gesperrte PDF-Version oder als platzsparende Button-Link-Lösung.
  • Trauen Sie sich und probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten der Inhaltserstellung in OneNote einfach einmal aus. Sie werden sehen, dass dies viel einfacher geht, als beispielsweise in Word, PowerPoint oder vergleichbaren Dokumentenverwaltungssystemen!

1. Inhalte direkt in OneNote erstellen: Textfelder, Checklisten, Handschrift und Screenshoots

Ihnen stehen grundsätzlich vier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Frei verschiebbare Texteingabefelder:

Bewegen Sie den Maus-Cursor an die Stelle Ihrer Notizbuchseite, an der Sie einen Textinhalt erstellen möchten. Sobald Sie anfangen, den Text einzutippen, erstellt OneNote an dieser Stelle einen Textcontainer. Diesen Container können Sie dann nach Belieben mit der Maus greifen, verschieben, vergrößern und verkleinern. Wenn Sie die Shift-Taste gedrückt halten, können Sie auch zwei Textcontainer ineinander ziehen und dadurch verschmelzen. Den erstellten Textinhalt können Sie unter dem Menüreiter → Start nach Wunsch formatieren (z.B. Schriftgröße, Schriftart, Fettdruck, Kursiv, Listen, etc.).

2. Spezialfunktion für Checklisten und Tabellen:

Das Erstellen von Checklisten ist in OneNote ganz einfach. Bewegen Sie Ihren Maus-Cursor an die gewünschte Stelle der Notizbuchseite und klicken Sie in der Registerkarte → Start auf das Kästchen-Symbol mit dem Haken darin → Als Aufgabe kategorisieren (siehe Abbildung I). Ihnen wird nun an dieser Stelle ein Checklisten-Container eingefügt. Weitere Checklistenpunkte lassen sich einfach mit einem Druck auf → Enter einfügen. Die fertigen Checklistenpunkte können dann per Mausklick abgehakt werden. Haben Sie die Checkliste im Team geteilt, dann können diese auch von allen Teilnehmern bearbeitet und je nach Zuständigkeit abgehakt werden. Die Schaltfläche für Tabellen finden Sie in der Registerkarte → Einfügen ganz links. (Im Unterschied zur Desktopversion OneNote 2016 verfügt die OneNote-App allerdings (noch) nicht über die Möglichkeit, auch komplexe Excel-Kalkulationstabellen erstellen zu können – mehr Details hierzu erfahren Sie in unserem Beitrag → Aus 2 mach 1: Die OneNote-App (UWP) wird die neue Standardversion

3. Handschrifteingabe via Stift und Touchscreen:

Wenn Sie mit einem Stift oder der Maus handschriftliche Inhalte (Notizen, Zeichnungen und Skizzen) in OneNote erstellen wollen, müssen Sie lediglich auf die Registerkarte → Zeichnen klicken und können sogleich losschreiben oder zeichnen. Verschiedene Stifte, Formen und Effekte erleichtern dabei die Handschrifteingabe.

4. Neue Tastenkombination für schnellere Screenshots:

Mit OneNote erhält Ihr Desktop-Computer auch eine neue Tastenkombination für das noch schnellere und einfachere Erstellen von variablen Screenshots (Seitenausschnitte). Drücken Sie einfach die Tastenkombination → Win + Shift + s (die Win-Taste ist die mit dem Windows-Symbol linksunten). Nun einfach mit der Maus einen beliebig großen Kasten aufziehen, loslassen und den Inhalt an die gewünschte Stelle in OneNote einfügen, z.B. mit → Strg + v. Fertig.

2. Inhalte an OneNote senden: Ohne das Programm zu öffnen oder installiert zu haben

Sie können mit Copy + Paste (Strg c + v) im Prinzip digitale Inhalte aller Art schnell und einfach in OneNote einfügen. Das Programm erlaubt es aber auch, Inhalte in Ihr OneNote einzufügen, ohne dass Sie das Programm dafür extra öffnen müssen und sogar ohne, dass das Programm überhaupt auf dem gerade genutzten Computer installiert ist. Diese Funktion heißt „an OneNote senden“ und funktioniert wie folgt:

  • Schritt 1: Verknüpfen Sie Ihre E-Mail-Absendeadresse mit Ihrem persönlichen OneNote-Konto. Loggen Sie sich dafür auf https://www.onenote.com/EmailToOneNote ein, wählen Sie den Befehl → E-Mail in OneNote einrichten und geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, die Sie künftig für das Senden an OneNote nutzen wollen.
  • Schritt 2: Alle E-Mails, die Sie nun von dieser Adresse aus an → me@onenote.com senden, können somit automatisch Ihrem persönlichen OneNote-Konto zugeordnet werden. Der Betreff wird dann zum Titel der neuen Notizbuchseite und der E-Mail-Inhalt auf der neuerstellten Seite eingefügt. Wenn Sie nach dem Titel in der Betreffzeile noch ein @ setzen, können Sie auch einen gezielten Notizbuchabschnitt auswählen oder einen neuen erstellen lassen, z.B. „Inhalte an OneNote senden @Tutorials“. Dann wird in dem Abschnitt „Tutorials“ die neue Seite „Inhalte an OneNote senden“ angelegt und alle Details der E-Mail dort eingefügt. So können vor allem auch über das Smartphone E-Mails direkt in OneNote abgelegt werden!

3. Drei verschiedene Darstellungsmethoden für in OneNote eingefügte PDF-Dokumente

Wie sollen die nach OneNote kopierten Inhalte aussehen? Als eine „normal“ bearbeitbare Textversion? Als PDF-Ausdruck? Oder als platzsparende Vorschaulösung mit Link auf die Originaldatei? Wählen Sie einfach die jeweils passende Möglichkeit!

  • Normales Einfügen: Das Textdokument wird wahlweise mit oder ohne Formatierung in die OneNote-Seite eingefügt und lässt sich dann ganz normal bearbeiten.
  • PDF-Druck einfügen: Bei dieser Funktion erstellt Ihnen OneNote für PDF-Dokumente einen Ausdruck (eine Art Vorschau-Modus), dessen Inhalt nicht mehr direkt bearbeitet, sondern nur noch kommentiert werden kann.
  • Als Anlage einfügen: In der OneNote-Seite wird lediglich ein Dateisymbol mit dem Dateititel und einem Link erstellt, über den sich das Dokument öffnen und der Inhalt dann in einer eigenen Anwendung bearbeiten lässt.

Und Sie? Noch mehr Tipps und Add-Ons rund um das Erstellen von OneNote-Inhalten

Das Erstellen von Inhalten in OneNote ist die eine Sache. Mindestens genauso wichtig ist jedoch auch die richtige Notizbuchstruktur, damit die erstellten Inhalte auch übersichtlich bleiben und sich leicht bearbeiten sowie durchsuchen lassen. Darum zeigen wir Ihnen in dem nächsten Beitrag unserer Serie zur OneNote-App die ideale Struktur, wie Sie Ihre Notizbücher aufbauen und gliedern sollten. So hat alles seinen Platz, es gibt keine Konflikte und Sie müssen das Rad (die ideale Notizbuchstruktur) nicht neu erfinden! Anschließend werfen wir dann noch einen Blick auf nützliche OneNote-AddOns, die weitere praktische Möglichkeiten der Inhaltserstellung hinzufügen, wie z.B. die Handyscanner-App „Office Lens“ oder der „Webclipper“ als OneNote-Erweiterung für Ihren Internetbrowser.

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