Bei der Nutzung von OneNote im täglichen Gebrauch sammeln sich immer mehr Notizbücher, Abschnitte, Seiten sowie Subseiten an. Dies kann zu Chaos führen. Die wichtigsten Devisen sind hier: Aufräumen und archivieren. Denn Aufräumen und Archivieren gehören zum Büroalltag fest dazu, zum einen wegen der Übersichtlichkeit, zum anderen besteht für bestimmte Dokumente in Unternehmen auch eine gesetzliche Archivierungspflicht. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie abgeschlossene Notizbücher in OneNote archivieren können, damit Ihre OneNote-Ablage immer strukturiert und übersichtlich bleibt. Wir zeigen Ihnen zudem, wie Sie die archivierten Notizen mit einem Kennwort sichern, damit diese nicht mehr versehentlich geändert werden können. Die Datensicherheit des in der OneDrive-Cloud abgespeicherten Archivs garantiert Microsoft dabei mit zahlreichen physischen und technischen Sicherheitsvorkehrungen in einem Ausmaß, das kleine und auch große Unternehmen selbst bei einem beträchtlichen Ressourceneinsatz bei weitem nicht erreichen können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Problem bei der Archivierung von OneNote?
Im Grunde sind es zwei kleine Probleme bei dem Thema: Zum einen der mittlerweile altbekannte Unterschied zwischen den verschiedenen OneNote-Versionen, sowie zum anderen das häufige Verwechseln der beiden Begriffe „Datensicherung“ und „Archivierung“.
OneNote Archivierung
Generell ist es möglich Notizbücher, Abschnitte und Co. von OneNote zu archivieren. Die Archivierung kann hier durch zwei unterschiedliche Methoden erfolgen:
- Mittels Archiv-Notizbuch in OneNote
- Durch die Funktion „Exportieren“ (in der Regel werden Abschnitte archiviert)
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OneNote für Windows (Desktop) |
Andere OneNote Versionen |
Vorteile |
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Archiv-Notizbuch |
✔ | ✔ |
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Funktion „Exportieren“ |
✔ | ❌ |
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Datensicherung vs. Archivierung
Der Unterschied zwischen Datensicherung vs. Archivierung: Bei der „Datensicherung“ werden regelmäßig Kopien der aktuellen Daten und Dateien auf einem anderen Datenträger erstellt, um diese vor einem Datenverlust zu schützen. Bei Problemen (z. B. Hardwareschäden, Viren, Bürobrände, Wasserschaden oder Cyberattacken) können diese Backups wiederhergestellt/restored werden, um die aktuelle Arbeit nahtlos fortsetzen zu können (siehe Blogbeitrag → „Backup und Datensicherung in OneNote: Wie Sie die Notizbücher sicher aufbewahren“). Bei der „Archivierung“ hingegen werden alle relevanten abgeschlossenen Vorgänge auf einem anderen Datenträger dauerhaft und unveränderlich gespeichert, um diese Notfalls wieder einsehen zu können. Das hat auch rechtliche Gründe, denn für Unternehmensdateien und Dokumenten, die zu Abschlüssen und Umsätzen beigetragen haben, besteht auch eine gesetzliche Archivierungspflicht (von sechs bis zehn Jahren).
Notizen in OneNote archivieren: Archiv-Notizbuch
Die Bürooptimierer von Büro-Kaizen haben aus ihrer täglichen Berufspraxis heraus die ideale Notizbuchstruktur für den Einsatz von OneNote im Unternehmen entworfen. So erhalten alle Vorgänge im Unternehmen ihren Platz – und Sie und Ihre Mitarbeiter behalten jederzeit die Übersicht (siehe → „OneNote: Tipps für die ideale Notizbuch-Struktur“). Der Clou dabei sind sieben dauerhafte Notizbücher für die wichtigsten Vorgänge im Unternehmen, dazu kommen noch temporäre Notizbücher für kleinere Projekte, die nach Abschluss sofort archiviert werden können.
Hinweis: Alle temporären OneNote-Notizbücher können bei Abschluss des Projekts einfach so wie sie sind archiviert werden, springen Sie hierfür gleich zu Schritt 4 und 5. Bei den sieben dauerhaften Notizbüchern werden die einzelnen Projekte allerdings in Abschnitten geführt. Nach Abschluss eines solchen Projekts muss folglich nur der jeweilige Notizbuchabschnitt archiviert werden, nicht das komplette Notizbuch.
- Schritt 1: Sie können für das Archivieren abgeschlossener Notizbücher ein neues dauerhaftes Notizbuch anlegen: Klicken Sie dafür auf → Datei und anschließend auf → Neu. Wählen Sie nun Ihren → Speicherort (OneDrive oder SharePoint) aus und erstellen Sie ein neues Notizbuch. Nennen Sie das neue Notizbuch beispielsweise „8 OneNote-Archiv“.
Tipp: Sie können ein OneNote-Archiv-Notizbuch auch für jedes Jahr, zum Beispiel „8 OneNote Archiv 2022“ oder für gewisse Intervalle (beispielsweise 2022-2025) erstellen, so dass Sie auch in Ihren Archiv-Notizbüchern die Übersicht behalten.
- Schritt 2: Wenn Sie nun ein Projekt in einem der sieben dauerhaften Notizbücher (Notizbuch 1-7) abgeschlossen haben, klicken Sie den betreffenden Abschnitt (hier: SEO Methoden) mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option → Verschieben oder kopieren…
- Schritt 3: In dem sich öffnenden Auswahlfenster wählen Sie das neue Zielnotizbuch → 8 OneNote-Archiv und bestätigen Sie dann mit einem Klick auf die Schaltfläche → Verschieben.
- Schritt 4: Wechseln Sie in das Archivnotizbuch, bzw. in das zu archivierende temporäre Notizbuch, um einen oder mehrere Abschnitte mit einem Kennwort gegen unbefugte und/oder unbeabsichtigte Änderungen zu schützen. Klicken Sie dafür den betreffenden Abschnitt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Dropdownmenü → Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen… und → Kennwort festlegen. Ein → Kennwort eingeben und mit → OK bestätigen.
- Schritt 5: Klicken Sie zum Schluss das zu archivierende Notizbuch (das neue Archivnotizbuch „8 OneNote-Archiv“ oder das zu archivierende temporäre Notizbuch) mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü die Option → Notizbuch schließen. Das Notizbuch verschwindet nun aus der Übersicht aller aktiven Notizbücher und kann nicht mehr versehentlich geändert werden. Sie können die archivierten Notizen allerdings jederzeit mit einem Klick auf → Datei und dann → Öffnen das Notizbuch wiederherstellen. Denn das Notizbuch wurde lediglich geschlossen und somit weggeräumt und archiviert.
Tipp: Das vollständige Löschen eines Notizbuchs ist in OneNote selbst nämlich gar nicht möglich – das Löschen funktioniert nur indirekt über den Speicherort der OneNote-Dateien, in der OneDrive-Cloud (mehr Details hierzu in → „OneNote Notizbuch löschen: Misten Sie regelmäßig digital aus“).
Notizbücher, Abschnitte und Seiten aus OneNote mittels „Exportieren“ archivieren
Neben dem zuvor vorgestellten OneNote-Archiv-Notizbuch gibt es ebenfalls die Möglichkeit die Notizen durch „Exportieren“ zu archivieren. Diesen Prozess haben wir Ihnen hier in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst:
- Wählen Sie das Notizbuch, den Abschnitt oder die Seite aus, welche Sie archivieren möchten (hier: SEO Methoden)
- Navigieren Sie oben im Menü zu → Datei
- Klicken Sie auf → Exportieren
- Legen Sie nun fest, welches Element (→ Seite, → Abschnitt oder → Notizbuch) Sie exportieren möchten
- Wählen Sie das Format aus, welches das exportierte Notizbuch etc. haben soll (Wir empfehlen Die Datei als ONE-Datei zu exportieren)
- Klicken Sie abschließend auf → Exportieren
Tipp: Wenn die Datei bei der Archivierung nicht mehr verändert werden darf und soll, exportieren Sie die Datei als PDF-Datei. Sollten Sie hierbei nämlich das ONE-Datei-Format wählen, öffnet sich die archivierte Datei wieder in OneNote, wodurch Änderungen vorgenommen werden können.
Anleitung für die perfekte Archivierungsstrategie im Büro – inklusive Papierunterlagen!
Die grundsätzliche Frage, wie man Notizen in OneNote archiviert, haben wir in diesem Tutorial geklärt. Nun verbleiben aber immer noch die Fragen, wann, wie lange und von wem die Vorgänge archiviert werden sollen – und nicht zuletzt auch, wie sich Unterlagen in Papierform am besten archivieren lassen? Hier haben Ihnen die Bürooptimierer von Büro-Kaizen die ideale Strategie für die Archivierung von Unternehmensdokumenten zusammengefasst.
- So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!
- Rein oder nicht rein? So archivieren Sie Ihre Dokumente richtig!
Mehr Effizienz dank des OneNote-Workflows
OneNote ist ein sehr praktisches Programm und auch aus dem internen Arbeitsalltag bei Büro-Kaizen nicht mehr wegzudenken. Und OneNote ist umso praktischer, je mehr Kniffs und Features man kennt! So kann OneNote unter anderem perfekt mit Outlook kooperieren, z. B. für die Aufgabenverwaltung und die Planung der Zusammenarbeit im Team, oder auch für das leichtere und schnellere Organisieren effizienterer Meetings. Mehr Details rund um diese OneNote-Workflows finden Sie hier:
- OneNote-Grundlagen: Die wichtigsten Funktionen von OneNote in fünf praxisnahen Büro-Kaizen-Beiträgen zusammengefasst.
- Mit OneNote durchstarten: Funktionen und Praxisbeispiele von Microsoft OneNote (kostenloses 80-seitiges eBook im Wert 19,95 Euro).
- Vorlagen und Checklisten: Viele nützliche Vorlagen, Checklisten, Tipps und Anleitungen für mehr Effizienz in der Büroarbeit finden Sie auch in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center.
🚀 Video-Tutorial: OneNote archivieren & bereinigen
(Dauer 5:50 Minuten)
Inhalte des Videos:
