So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!



Für Viele ist das Thema Archivierung eine lästige Pflicht. Auf den ersten Blick kostet sie vor allem Geld, Zeit und Lagerfläche und wenn man wirklich etwas braucht, findet man es sowieso nicht. Unterlagen sollen bei Bedarf rasch zugänglich sein, ohne dabei zu viel Raum einzunehmen. Mit der richtigen Strategie für die Archivierung lassen sich Kosten reduzieren und Wettbewerbsvorteile schaffen. Lesen Sie, wie Sie mit Hilfe von 5 W-Fragen Ihre Archivierung optimieren.

Archivierung macht vielen Kopfzerbrechen
Archivierung macht so manchem Kopfzerbrechen. Muss es aber nicht.

Was ist das Problem

Ist ein Projekt abgeschlossen, können die Papiere nicht einfach entsorgt werden. Nicht nur für unternehmensinterne Zwecke kann es notwendig sein, auf Unterlagen zurückzugreifen, die abgeschlossene Projekte betreffen. Auch steuerliche und rechtliche Aspekte spielen bei der Archivierung eine Rolle:

  • Bei Haftungsfragen und Rechtsstreitigkeiten muss auf zugehörige Dokumente zurückgegriffen werden.
  • Viele Unterlagen müssen laut Vorgabe des Gesetzgebers bis zu zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden.
  • In einzelnen Bereichen gilt eine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren.

So funktioniert es

Wenn ich zu einem Kunden gehe, der sich wünscht, ein Ablagesystem zu definieren bzw. seine Archivierung zu optimieren, arbeite ich gerne mit den sogenannten W-Fragen:

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wie lange soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen?

Frage Nr. 1 für die perfekte Archivierung: Warum soll etwas abgelegt werden?

Oft genug werden Unterlagen bei der Archivierung aus Gewohnheit bzw. aus Tradition abgelegt. Fragen Sie deshalb: Warum soll etwas abgelegt werden? Ist es notwendig, dass dieses Dokument abgelegt wird? In vielen Fällen ist gar nicht klar, ob die Unterlagen später überhaupt noch gebraucht werden.

Wenn Sie bei der Archivierung nicht wissen, ob Sie ein bestimmtes Blatt ablegen müssen, legen Sie es in eine entsprechend beschriftete Testbox. Wer dort etwas sucht, vermerkt dies auf der Box mit Namen und Datum. Sollte sich nach einer bestimmten Frist zeigen, dass keiner das Blatt benötigt, kann künftig auf die Ablage verzichtet werden.

Wieso etwas zum archivieren ablegen
Verwenden Sie bei Ihrer Archivierung ganz einfach eine Testbox.

Frage Nr. 2 für die perfekte Archivierung: Wo soll etwas abgelegt werden?

Ist geklärt, dass nur noch Unterlagen abgelegt werden, die auch wirklich benötigt werden, lautet die nächste Frage für die Archivierung: Wo soll etwas abgelegt werden? Anders gefragt: Nutzen Sie Ordnungsmittel, die für Ihre Zwecke ideal sind? Typische Möglichkeiten sind (v. l. n. r.): Hebelordner, Hängemappen, Einstellmappen, Sichtbücher, Computer.

Richtige Ordnungsmittel zur Archivierung
Verwenden Sie zur Archivierung die richtigen Ordnungsmittel!

Weit verbreitet ist die Ablage in Hebelordnern. Doch Hebelordner müssen nicht immer die beste Wahl bei der Archivierung sein. Bevor ein Blatt abgelegt werden kann, muss es gelocht und in die Mechanik eingefädelt werden. Das kostet Zeit und ist damit teuer. Für die Archivierung eignen sich auch die Organisationsmittel von Classei. Die Mappen verzichten auf eine Mechanik, ein Lochen ist nicht nötig. Zudem verbrauchen sie deutlich weniger Platz als Hebelordner. Der Platzbedarf entspricht in etwa dem der eingelegten Unterlagen.

Archivierung in Hebelordnern
Achten Sie bei der Archivierung auf die der Auswahl von Ordnungsmitteln und auf deren Platzbedarf.

Die Kartons bzw. Boxen, in denen die einzelnen Mappen geordnet werden, sind wegen der fehlenden Mechanik kompakter als die Ordner. Deshalb können auf gleicher Fläche mehr Unterlagen abgelegt werden. So können bei der Archivierung zahlreiche Regale leer geräumt werden. Die Unterlagen in den Mappen brauchen nicht mehr gelocht und in die Ordnermechanik eingeheftet werden, was eine Zeitersparnis bedeutet.

Archivierung im Karton statt Ordner
Archivieren Sie Ihre Unterlagen lieber in einem solchen Karton, statt in einem Ordner, denn so sparen Sie Platz.

Die Frage: „Wo wird etwas abgelegt?” hängt sehr eng mit der Frage zusammen: „Wer benötigt alles Zugriff auf die Dateien?” Das Ziel ist, die Suche immer unter einer Minute zu halten. Wenn z.B. Mitarbeitende über mehrere Stockwerke oder Gebäude verteilt arbeiten, ist es im Hinblick auf die Archivierung das Beste, Daten zu digitalisieren, um Wegzeiten sparen. Digitaler Speicherplatz ist deutlich günstiger als die Nutzung einer Lagerfläche. Mit einem durchdachten Ablagesystem ist die Suche nach alten Daten ebenfalls schnell erledigt. Lesen dazu unseren Beitrag „Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem”.

Frage Nr. 3 für die perfekte Archivierung: Wie soll etwas abgelegt werden?

Als nächstes sehen Sie sich die einzelnen Aktenbereiche an. Finden Sie eine Antwort auf die Frage: Wie soll etwas abgelegt werden? Es gibt folgende Möglichkeiten der Archivierung:

  • Alphabetisch (beispielsweise nach Firmennamen)
  • Nummerisch (etwa nach Kundennummern oder Postleitzahlen)

Zusätzlich bietet sich die Erstellung eines Aktenplanes an. Sollte es bei Ihnen noch keinen Aktenplan geben, so teilen Sie die anfallenden Akten in Gruppen ein, zum Beispiel:

  • Personal
  • Entwicklung
  • Produktion
  • Marketing und Vertrieb
  • Recht und Versicherungen

Sie sollten den Aktenplan für die Unterlagen in Papierform mit ihrer Dateiablage im Computer abstimmen. Verwenden Sie möglichst das gleiche Vorgehen. Sonst passiert es, dass Kollege A seine Dateien bei der Archivierung nach Programmen geordnet speichert (Word, PowerPoint, Excel etc.), während Kollegin B die Dateien nach Inhalten ablegt und Kollege C wiederum andere Kriterien nutzt. Halten Sie die Ergebnisse im Handbuch fest!

Frage Nr. 4 für die perfekte Archivierung: Wie lange soll etwas abgelegt werden?

Beim Beantworten dieser Frage müssen Sie sich an den betrieblichen und rechtlichen Erfordernissen orientieren. Achten Sie beim Bestimmen des Datums für Ihre Archivierung auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Übersicht gesetzlicher Aufbewahrungsfristen finden Sie kostenlos als Download unter „Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick”.

Im Idealfall sollte das Verfallsdatum der Akte künftig gleich auf dem Dokument vermerkt werden:

Verfallsdatum auf Akten bei Ihrer Archivierung
Versehen Sie Ihre Akten bei der Archivierung mit einem Verfallsdatum, so können Sie auf einem Blick sehen, welche Akten entsorgt werden können.

Frage Nr. 5 für die perfekte Archivierung: Wer soll etwas ablegen?

Die Frage, wer etwas ablegen soll, zielt darauf ab, Doppelablagen in der Archivierung zu vermeiden. Dies ist nur durch Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen möglich. Überlegen Sie: Welche Unterlagen können an einer zentralen Stelle abgelegt werden? Wer ist dafür verantwortlich, diese Unterlagen rechtzeitig an dieser Stelle abzulegen? Soll die Verantwortung in bestimmten Abständen wechseln?

Darauf kommt es an

Es ist besser, in der Archivierung Schritt für Schritt eine neue Ordnung einzuführen, als mit einem Schwung ein neues Konzept auf alle neuen und alten Akten anzuwenden. Wenden Sie die neuen Standards ab einem bestimmten Stichtag an. Wenn es Ihnen notwendig erscheint, auch die alten Akten an das neue Prinzip anzupassen, so tun Sie dies ebenfalls in kleinen Schritten. Nehmen Sie sich z.B. vor, jeden Tag drei Ordner des Archives an das neue Prinzip der Archivierung anzupassen.

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz - auch im Archiv! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Anstatt bei der Archivierung Papiere unter unterschiedlichen Namen in einer unklaren Systematik an verschiedenen Stellen abzulegen, wo sie schließlich irgendwann in Vergessenheit geraten, archivieren Sie Ihre Daten nach dem Prinzip „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”. Sie minimieren Suchzeiten, vermeiden unnötigen Ärger und sparen Zeit, Geld und Lagerfläche.

Vorschaubild

Extra-Tipp Nr. 1

Ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Sie die Unterlagen noch einmal benötigen, können Sie die Akten auch in Kartons ablegen. Wenn Sie die Kartons nicht nebeneinander lagern, sondern übereinander stapeln, sparen Sie zusätzlich Platz. Wichtig ist nur eine gut erkennbare Beschriftung des Kartons. Sie enthält das „Verfallsdatum” sowie einen Überblick über den Inhalt des Kartons. Falls Sie doch einmal auf bestimmte Papiere zugreifen müssen, finden Sie diese schneller. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Kartons entsorgt. Nähreres dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema „Platzbedarf

Extra-Tipp Nr. 2

Beziehen Sie in Ihre Überlegungen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein. Ihre Archivierung wird dadurch nicht nur praxistauglicher, die Menschen halten sich auch lieber an gemeinsam vereinbarte Regeln, als an Vorgaben die „von oben” kommen.

Und Sie?

Wie ordnen Sie Ihre Akten? Hängeregister oder Hebelordner? Pappkartons oder Claissei-System? Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen mit der Archivierung!



Schlagwörter: , ,
7 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.