OneNote Anleitung: So gelingt Ihr Einstieg

5. August 2020

Bevor Sie nun diesen Blogartikel lesen und in Microsoft OneNote einsteigen, starten wir mit drei einfachen Fragen:

  • Sind Sie Neuling im Umgang mit Microsoft OneNote oder stehen zumindest ganz am Anfang?
  • Sie wollen Ihr Büro bzw. Ihren Arbeitsplatz mehr und mehr papierlos gestalten?
  • Sie lieben Erläuterungen, die vom Anwender für Anwender gemacht sind und somit ein Erfolg direkt sichtbar wird?

Haben Sie alle drei Fragen mit „Ja“ beantwortet? Dann dürfen wir Ihnen gratulieren! Mit Microsoft OneNote sind Sie einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro gegangen. Unsere Erläuterungen und Blogbeiträge sind vom Anwender für Anwender geschrieben und Sie haben dadurch direkt Erfolgserlebnisse nach der Umsetzung. Um Ihnen den Einstieg in OneNote so einfach wie möglich zu machen, haben wir Ihnen in der folgenden OneNote Anleitung einige hilfreiche Tipps für Ihren gelungenen Start zusammengefasst.

OneNote Anleitung: Ein paar Worte zum Einstieg

Zu Beginn ist OneNote erstmal ein mächtiges Werkzeug mit unglaublich vielen Möglichkeiten. Ohne eine strukturierte Herangehensweise besteht die Gefahr, dass Sie sich in den Tiefen des elektronischen Notizbuchs verzetteln. Zumal am Beginn auch nicht der konkrete Anwendungsfall im Vordergrund steht, sondern eher die Lust am Entdecken von etwas Neuem. Mit unserer OneNote Anleitung möchten wir Ihnen aber genau diese Struktur an die Hand geben. Folgende Themen erwarten Sie in diesem Blogartikel:

 

OneNote Anleitung – Tipp 1: Warum OneNote?

Microsoft OneNote ist im Grunde nichts anderes als ein Programm zur Erstellung und Verwaltung von digitalen Notizbüchern. Große, unhandliche und vor allem auch schwere Aktenordner gehören damit der Vergangenheit an. Doch das soll nicht der einzige Vorteil sein. Ein digitales Notizbuch bietet bei der täglichen Arbeit viel mehr Unterstützung als ein einfaches Stück Papier. Microsofts Notizbuchprogramm OneNote eignet sich nicht nur für die persönliche Organisation und Projektdokumentation, sondern auch:

  • als Wissensdatenbank für das Team
  • für gemeinsam genutzte Teamprojekte
  • Meeting-Protokolle
  • To-Do-Listen

 

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Abbildung 1: Was ist OneNote?

In unserem Blogbeitrag „Was ist OneNote? Tipps wie das digitale Notizbuch von Microsoft zu Ihrem Liebling wird“ haben wir Ihnen eine Übersicht über den Aufbau und die Grundfunktionen von OneNote zusammengefasst. In unserem Blogbeitrag

„OneNote for Business – Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ haben wir Ihnen 10 Gründe zusammengefasst, die Sie in Ihrer OneNote-Überzeugung sicher noch mehr bestärken und die eine oder andere unentdeckte Facette beleuchten. Außerdem ist der Beitrag hervorragend geeignet, Menschen in Ihrem Umfeld von den Vorzügen von OneNote zu überzeugen.

 

OneNote Anleitung – Tipp 2: Der schnelle Einstieg

Kommen wir nun zum ersten praktischen Teil. Ihr erstes Notizbuch. Damit Sie sich nicht lange mit der Frage nach dem Anwendungsfall oder der Struktur von OneNote beschäftigen müssen, haben wir Ihnen ein kurzes Schritt-für-Schritt-Tutorial zur Erstellung einer Wissensdatenbank für die Abteilung angefertigt.

 

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Abbildung 2: Erstellen einer Wissensdatenbank

 

Damit haben Sie direkt einen konkreten Nutzen aus dieser kurzen „Schulung“. Lesen Sie das Tutorial unter folgendem Link: „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!“

OneNote Anleitung – Tipp 3: OneNote für Besprechungen

OneNote hat sich als digitales Notizbuch als sehr nützlicher Helfer für Besprechungen erwiesen. Erfahren Sie in unserem Blogartikel „Mit OneNote werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor“, wie Sie die Vorteile von OneNote für Besprechungen nutzen können.

 

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Abbildung 3: Besprechungsnotizen oder Protokolle

 

OneNote Anleitung – Tipp 4: Erweiterungen nutzen

OneNote bringt in seiner Grundausstattung schon sehr viele nützliche Funktionen für die Notizbuchverwaltung mit sich, doch es geht noch besser. Mit sogenannten Add-Ins können Funktionen sehr einfach nachinstalliert werden.

So können Sie Ihre Notizbücher im Arbeitsalltag noch einfacher, unkomplizierter und vor allem auch effektiver nutzen.  Welche das genau sind, lesen Sie hier: „OneNote Add-Ins: Praktische Erweiterungen für Ihr Notizbuch“

 

OneNote Anleitung – Tipp 5: Mit anderen Geräten synchronisieren

Besonders komfortabel an OneNote ist, dass Sie Ihre Notizen mit allen Arten von Endgeräten synchronisieren können. Gleich ob PC, Notebook, Smartphone oder Tablet.

 

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Abbildung 4: Synchronisation über mehrere Geräte

 

Das macht den Zugriff auf Ihre Informationen zeit- und ortsunabhängig und somit ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro. Wie das Synchronisieren mit den einzelnen Geräten funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel „Tipps zum OneNote synchronisieren mit PC, Mac, Android und iOS“.

 

OneNote Anleitung – Tipp 6: OneNote & Outlook kombinieren

OneNote und Outlook in Kombination ist ein wahres Dreamteam. Wer erst einmal die Vorzüge von OneNote für sich entdeckt hat, stellt sich bald schon die Frage, ob nicht auch Inhalte aus Emails in OneNote abgelegt werden können? Umgekehrt möchte man aber auch Inhalte aus dem Notizbuch über Outlook verschicken. Das Ganze wird dann noch umso umständlicher sobald:

  • Inhalte nicht mit einem Mal kopiert und eingesetzt werden können.
  • Anhänge mit übernommen werden sollen
  • Aus Inhalten einfach nur Aufgaben in Outlook entstehen sollen.

Dabei ist die Lösung hierfür bereits in beiden Programmen vorhanden. Es scheint so als würden sich Synergie-Effekte ergeben, wenn OneNote mit Outlook kombiniert wird. Der griechische Philosoph Aristoteles formulierte es einst so: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

Die drei wichtigsten Synergien zwischen Outlook & OneNote:

  • Outlook E-Mails als OneNote Notizen ablegen
  • Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden
  • Mit OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Lesen Sie unseren Blogartikel „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“. Mit den Schnittstellen von OneNote und Outlook holen Sie noch wesentlich mehr Effizienz aus dem papierlosen Büro raus.

 

Extra Tipp

Sie haben jetzt schon einen guten theoretischen Überblick und erste praktische Erfahrungen mit OneNote gesammelt. Sehen Sie das aber nur als Anfang für Ihre Organisation mit OneNote. Zahlreiche Video-Tutorials mit Tipps für den Einsatz von OneNote finden Sie auch auf unserem YouTube Kanal “Büro-Kaizen-digital” . Dort finden Anhänger, Fortgeschrittenen und Profis Tipps, die sofort umsetzbar sind. So werden auch Sie bald ein wahrer „OneNote-Fan” werden. Da wir überzeugt sind, dass OneNote jedem Menschen das Leben unendlich erleichtern kann, haben wir zusätzlich all unser Wissen in ein eBook gepackt.

Auf 80 Seiten finden Einsteiger, als auch Profis, die wertvollsten Tipps für OneNote. Klicken Sie auf folgende Grafik, um sich das eBook kostenlos herunterzuladen.

 

 

Wer lieber schaut und zuhört anstatt liest, dem können wir auch unser OneNote Tutorial Video empfehlen

Video: OneNote Tutorial 2020


(Dauer: 14:34 Minuten)



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