Die OneNote Diktierfunktion: Mit dem praktischen Sprachassistenten nie mehr selber schreiben!



Microsoft hat OneNote Ende 2018 mit einem praktischen Sprachassistenten mit Diktierfunktion nachgerüstet, der gesprochene Sätze (Spracheingabe) automatisch in geschriebenen Text transkribiert. So können Sie Notizen und die Rohfassungen von Schriftstücken einfach in OneNote einsprechen und sparen sich das zeitaufwendig Tippen auf der Tastatur! Die Transkriptions- und Diktierfunktion in OneNote funktioniert ähnlich wie die bekannten Programme Dragon, Siri, Cortana oder Google Now – mit dem Unterschied, dass Sie kostenlos und ohne Umwege direkt in Ihre beruflichen Notizbücher hinein diktieren können. Das ist sehr smart und zeitsparend!

Was ist das Problem?

Das Angebot auf dem Markt der Speech-to-Text-Diktierprogramme wird immer größer. Dabei fordern die kostenlosen Anwendungen wie Google Now, Apples Siri oder Microsofts Cortana die etablierten und meist ziemlich teuren Diktierprogramme immer mehr heraus. Letztere punkten wiederum vor allem mit branchenspezifischen Lösungen. So gibt es beispielsweise für den bisherigen Marktführer im Bereich der Diktierprogramme, Dragon (des Herstellers Nuance, ehemals ScanSoft), verschiedene branchenspezifische Pakete mit einer jeweils speziellen Fachterminologie als Erweiterungen zu kaufen (z. B. für Finanzen, Medizin, Recht und Wirtschaft).

  • Die meisten Speech-to-Text-Diktierprogramme, die auf einem Desktop-PC installiert werden, müssen jedoch häufig über einen längeren Zeitraum hinweg trainiert werden, damit sie einen Sprecher richtig gut erkennen.
  • OneNote kann dagegen auf ein riesiges Textvolumen in der Microsoft-Cloud zurückgreifen, daher funktioniert die automatische Transkription der eingesprochenen Diktate von Anfang an ziemlich gut.
  • Sie haben den Text dann zudem gleichzeitig auch genau dort, wo Sie ihn benötigen. In OneNote, so dass Sie von jedem Gerät und Ort aus flexibel, schnell und einfach auf die diktierten Notizen zugreifen können!

So funktioniert es:

Die Diktierfunktion in der OneNote UWP-App sofort nutzen – oder für OneNote 2016 herunterladen

Die Diktierfunktion gibt es seit einem Microsoft-Update Ende 2018 „ab Werk“ nur in der OneNote UWP-App. Hier finden Sie seitdem ein neues Symbol in der OneNote-Menüleiste. Für die Desktopversion OneNote 2016 steht die Diktierfunktion ebenfalls zur Verfügung, allerdings muss diese zuvor als kostenloser Add-In Download von Microsoft heruntergeladen und installiert werden.

1. Die Diktierfunktion als Add-In für OneNote 2016 herunterladen und installieren

  • Die Diktierfunktion für die Desktop-Version OneNote 2016 ist in dem Add-In „Lerntools für OneNote“ enthalten.
  • Laden Sie sich das Learning-Tool kostenlos bei Microsoft herunter und starten Sie das Add-In nach Beendigung des Downloads.
  • Nach Neustart von OneNote 2016 wird Ihnen anschließend die neue Registerkarte → Lerntools angezeigt (siehe Abb. 1). Hier finden Sie nun in dem Menüband auf der linken Seite die neue Funktion → Diktieren.

Abbildung I: Die Speech-to-Text Diktierfunktion finden Sie in OneNote 2016 unter dem Reiter "Lerntools" im Menüband ganz links. Bild: Microsoft, Büro Kaizen.

2. Die Speech-to-Text Diktierfunktion in der OneNote UWP-App finden und bedienen

Öffnen Sie Ihre OneNote UWP-App, klicken Sie auf die Registerkarte → Start und dann in den Menüband ganz rechts auf → Diktieren (siehe Abb. 2).

  • Nun können Sie einfach in das Notebook Mikrofon sprechen und OneNote transkribiert das Diktat automatisch in einen geschriebenen Text. Noch besser funktioniert die Spracherkennung aber mit Hilfe eines Headsets.
  • Da OneNote auf eine Vielzahl an Textbaustein-Beispielen aus der Cloud zurückgreifen kann, funktioniert das automatische Mitschreiben erstaunlich gut. So erhalten Sie eine digitale Schreibkraft/SekretärIn, die Ihre Gedanken und Ideen umgehend verschriftlicht.
  • Nach Beendigung des Diktats müssen Sie den Text jedoch noch manuell auf Rechtschreibprüfung, Formatierung und Orthographie kontrollieren. Das Ausbessern der Kleinigkeiten geht jedoch wesentlich schneller, als den gesamten Text selber per Hand eintippen zu müssen.

Abbildung II: Die Speech-to-Text Diktierfunktion finden Sie in der OneNote UWP-App unter dem Reiter "Start" im Menüband ganz rechts. Bild: Microsoft, Büro Kaizen.

Extra-Tipp: Sonderzeichen und Formatierung bei der Speech-to-Text Diktierfunktion in OneNote

Sie können beim OneNote-Diktat auch Sonderzeichen und Satzzeichen einfügen lassen. Hierfür genügt es, die jeweiligen Satzzeichen auszusprechen und OneNote fügt diese automatisch entsprechend ein, zum Beispiel:

  • „Neue Zeile“ → fügt einen Zeilenumbruch ein.
  • „Neuer Absatz“ → erstellt einen Absatz im Textverlauf.
  • „Komma“ → fügt das Satzzeichen , ein
  • „Fragezeichen“ → fügt das Satzzeichen ? ein
  • „Ausrufezeichen“ → fügt das Satzzeichen ! ein
  • „Doppelpunkt“ → fügt das Satzzeichen : ein
  • „Semikolon“ → fügt das Satzzeichen ; ein

Und Sie?

Neben der Transkriptions- und Diktatfunktion können Sie OneNote noch ein weiteres nützliches Feature für den Arbeitsalltag hinzufügen. Microsoft hat für seine Office-Produktfamilien beispielsweise eine eigene Scanner-App für Smartphones und Tablets entwickelt. Die kostenlose Handy-App Office Lens scannt ausgedruckte Dokumente, Visitenkarten, Flip-Charts und Whiteboards in ein digital weiterbearbeitbares Dokument (z. B. in OneNote) – mit automatischer Formatierungs- und Texterkennung!

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

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