OneNote 2016 – Das Comeback mit verlängertem Support bis 2025

21. August 2020

Für das meistunterschätzte Programm aus der Office Welt von Microsoft sollte im April 2018 endgültig Schluss sein. Die Rede ist von OneNote in der Desktop-Version. So hatte es Microsoft damals vorgesehen und den Support nur noch bis 2020 gewährleistet. Künftig sollte es dann nur noch die unbeliebte OneNote UWP-App (UWP = Universelle Windows Plattform) geben. Doch die Fangemeinde von OneNote war enttäuscht und die Nachfrage nach OneNote-Desktop umso größer! Im Winter 2019 hat Microsoft dann zur Freude vieler Firmenkunden das Comeback von OneNote in der Desktop Version bekanntgegeben und diese soll auch zukünftig weiterentwickelt werden! In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über:

 

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Abbildung 1: Die Desktop-Version von OneNote gibt es seit 2003.

OneNote 2016: Desktop-Version besser als die UWP-App?

Für Firmenkunden war die Nachricht über das Aus der OneNote-Desktop-Version erstmal niederschmetternd. Hat man doch die Belegschaft mittlerweile dazu getrimmt möglichst papierlos zu arbeiten, so soll damit jetzt Schluss sein? Naja zumindest würde es noch die UWP-App geben. Diese kann im Gegensatz zur Desktop-Version aber den Speicherort der Notizbücher nicht frei wählen und nur in der Microsoft-Cloud speichern. Daten können somit nicht mehr auf lokalen Speichermedien und Datenbanken des Unternehmens abgespeichert werden. Aber genau diese Kontrolle über den Speicherort der Unternehmensdaten ist für viele Firmen aufgrund ihrer Compliance- und Sicherheits-Richtlinien ein wichtiger Bestandteil des Programms. Das Aus hätte bedeutet, dass man sich im Businessbereich zu einem anderen Produkt hätte umorientieren müssen. Das wäre wieder mit viel Aufwand für Schulungen und der Datenübernahme in das neue Programm verbunden gewesen. Umso besser, dass Microsoft hier eingelenkt hat.

Wer die genauen Unterschiede zwischen der OneNote2016 Desktop Version und der UWP-App nachlesen möchte findet im Blogbeitrag „Aus 2 mach 1: Die OneNote-App (UWP) wird die neue Standardversion“ weitere Informationen.

OneNote 2016: Aufbau des Programmes

Der Aufbau von OneNote folgt grundsätzlich einem einfachen und sehr bewährten Konzept aus der „analogen“ Welt der Aktenordner. In Aktenordner kommen zur besseren Übersichtlichkeit, Sortierung und Verwaltung sogenannte Register zum Einsatz. Innerhalb dieser Register werden dann die Dokumente direkt abgelegt. Nichts anderes macht OneNote auch, eben nur digital. Schauen wir es uns an:

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Abbildung 2: Der Aufbau von OneNote im Detail

 

  • Notizbücher (1): Hier werden alle digitalen Notizbücher zur Auswahl übersichtlich aufgelistet.
  • Abschnitte (2): Jedes Notizbuch besteht aus mehreren Abschnitten. Bei den Aktenordnern würden die einzelnen Abschnitte den einzelnen Registerkarten entsprechen.
  • Seiten (3): Innerhalb der Abschnitte können dann einzelne Seite erstellt bzw. abgelegt werden. Im Grunde genau wie bei den Aktenordnern auch.

 

Weitere detaillierte Erläuterungen zu den Grundfunktionen mit sofortigem Benefit lesen Sie in unserem Blogartikel „Was ist OneNote? Tipps wie das digitale Notizbuch von Microsoft zu Ihrem Liebling wird

OneNote 2016: OneNote und Outlook kombinieren

OneNote und Outlook in Kombination ist ein wahres Dreamteam. Wer erst einmal die Vorzüge von OneNote für sich entdeckt hat, stellt sich bald schon die Frage, ob nicht auch Inhalte aus Emails in OneNote abgelegt werden können? Umgekehrt möchte man aber auch Inhalte aus dem Notizbuch über Outlook verschicken. Das Ganze wird dann noch umso umständlicher sobald:

  • Inhalte nicht mit einem Mal kopiert und eingesetzt werden können.
  • Anhänge mit übernommen werden sollen
  • Aus Inhalten einfach nur Aufgaben in Outlook entstehen sollen.

Dabei ist die Lösung hierfür bereits in beiden Programmen vorhanden. Es scheint so als würden sich Synergie-Effekte ergeben, wenn OneNote mit Outlook kombiniert wird. Der griechische Philosoph Aristoteles formulierte es einst so: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“

Die drei wichtigsten Synergien zwischen Outlook & OneNote:

  • Outlook E-Mails als OneNote Notizen ablegen
  • Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden
  • Mit OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Lesen Sie unseren Blogartikel „Zwei wie füreinander gemacht: OneNote & Outlook“. Mit den Schnittstellen von OneNote und Outlook holen Sie noch wesentlich mehr Effizienz aus dem papierlosen Büro raus.

 

OneNote 2016: Erweiterungen nutzen

OneNote bringt in seiner Grundausstattung schon sehr viele nützliche Funktionen für die Notizbuchverwaltung mit sich, doch es geht noch besser. Installieren Sie sogenannte Add-Ins bzw. Add-Ons.

Add-Ins

Mit sogenannten Add-Ins können Funktionen sehr einfach nachinstalliert werden. Diese werden dann direkt ins Hauptprogramm installiert. So können Sie Ihre Notizbücher im Arbeitsalltag noch einfacher, unkomplizierter und vor allem auch effektiver nutzen.  Welche das genau sind, lesen Sie hier: „OneNote Add-Ins: Praktische Erweiterungen für Ihr Notizbuch“

 

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Abbildung 3: Add-Ins in der Übersicht

 

Add-Ons

Add-Ons sind Erweiterungen für ein Programm die am häufigsten in Browsern wie Internet Explorer, Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox o.ä. Anwendung finden. Mit den Add-Ons können Sie neben neuen Funktionen auch optische Veränderungen in Ihrem Browser vornehmen. Lesen Sie auch zu weiteren Erläuterung unseren Artikel „OneNote Plugins: So erweitern Sie Ihr digitales Notizbuch

 

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Abbildung 4: Add-Ons in der Übersicht

 

OneNote 2016: Welche neuen Funktionen spendiert Microsoft zur Feier der “Reanimation”?

OneNote 2016 steht im Gegensatz zu OneNote 2013 ganz im Fokus von Teamwork und Cloud. Das Comeback des totgeglaubten OneNote 2016 hat Microsoft zudem mit einigen neuen Funktionen garniert:

  • Dark Mode:Im Juli 2018 hat Microsoft den sogenannten „Dark Mode“ für seine OneNote UWP-App eingeführt. Dieser augenschonende Nachtmodus für wenig Umgebungslicht (z.B. am späteren Abend) war bislang nicht in der Desktop-Version verfügbar. Nun gibt es diese Funktion auch in der Desktop App. Was der Dark-Mode-Nachtmodus alles für Vorteile bringt, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Jetzt neu: Der „Dunkle Modus“ in Microsoft OneNote! Tatsächlich augen- und batterieschonender?“.

 

  • @Erwähnungen:Mit den „@Mention“ (den @Erwähnungen) können Personen durch ein vorangestelltes @-Zeichen vor deren Namen hervorgehoben werden. So können die erwähnten Personen die für sie relevanten Textpassagen nicht nur schneller im Textkörper erkennen. Die smarte @Erwähnung ermöglicht auch, dass diese Personen automatisch über ihre Erwähnung benachrichtigt werden.

 

  • Der reguläre Support von OneNote2016 wurde bis zum 10.10.2023 und der erweiterte Support bis zum 14.10.2025 verlängert.

 



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